Kommentar von Annefried Simoneit, Qunis Self-Service BI in den Fachbereichen – Erkenntnisgewinn für alle

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In Zeiten von Globalisierung, vernetzten Wertschöpfungsketten und Ausnahmesituationen wie der Corona-Pandemie oder der Ukraine-Krise ist es für die Fachbereiche in den Unternehmen wichtiger denn je, jederzeit und ad hoc aus Daten Informationen generieren und darauf aufbauend Entscheidungen treffen zu können. Damit das auch selbstständig, schnell und unabhängig von der IT-Abteilung möglich ist, hat sich Self-Service BI (SSBI) als probates Mittel erwiesen. Aber ist diese Erkenntnis überhaupt schon in den Unternehmen angekommen und etabliert?

Ganz grundsätzlich lässt sich feststellen, dass SSBI-Initiativen in den Unternehmen seit gut fünf Jahren auf dem Vormarsch sind. Das Ziel dabei: die wirkungsvolle Ergänzung bestehender BI-Landschaften und Vorgehensmodelle. Durch ihre leistungsfähigen und anwenderfreundlichen Funktionen eignen sich SSBI-Werkzeuge optimal dafür, individuelle Lösungen zu realisieren. Zugleich reduzieren sie unter anderem die Komplexität und den Zeitaufwand bei der Abstimmung mit allen Beteiligten. Datenmanagementaufgaben fallen ebenfalls in den SSBI-Bereich. Dazu zählen beispielsweise die Erstellung und Änderung von Datenmodellen oder auch die eigenständige Integration von externen Daten.

Dieses hohe Potenzial von SSBI wird allerdings mancherorts in den Unternehmen noch nicht vollumfänglich verstanden – und damit auch nicht gehoben. Die größten Lücken gibt es in der Datenarbeit, beim Aufbau integrierter Architekturen und bei der Umsetzung von Governance-Anforderungen. Dies und weitere Ergebnisse listet die aktuelle Studie „Self-Service BI, Agilität für den Fachbereich“ auf, die zweite Studie, die der Data & Analytics-Experte Qunis unter seinem Researchbrand „the factlights“ durchgeführt und kürzlich veröffentlicht hat.

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Über 100 Mitarbeiter und Leiter von Fachbereichen aus Unternehmen des deutschsprachigen Raums hatten sich von November 2021 bis Januar 2022 an der großangelegten Online-Umfrage beteiligt. Dabei beantworteten sie zum einen Fragen zum derzeitigen Stellenwert von SSBI in ihren Fachbereichen, zum anderen lieferten sie Einblicke zu ihren bisherigen Erfahrungen damit. Beschrieben werden konnte außerdem das konkrete Zusammenspiel mit der Enterprise BI und ihrer Fachbereichsorganisation. Weitere Punkte waren Strategie, Auswahl, Einsatz und Zufriedenheit mit den genutzten Frontend-Tools. Vertreten waren Teilnehmer aus allen Branchen: von Automobil über Dienstleistung, Handel sowie Informations- und Kommunikationstechnik bis hin zu Pharma & Chemie, Verkehr und Logistik. Sie arbeiten für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 50 Millionen Euro bis hin zu über 1 Milliarde Euro.

SSBI als integraler Bestandteil moderner Datenplattformen

Wie die Studie aufzeigt, kommen SSBI-Werkzeuge mittlerweile in Unternehmen aller Branchen und Unternehmensgrößen zur Anwendung. Dies betrifft sämtliche Aufgabengebiete von Konsum, Kommentierung oder Modifikation bestehender Berichte über den eigenständigen Aufbau neuer Berichte und Dashboards bis hin zur Analyse von Rohdaten sowie dem selbstständigen Ergänzen und Ändern von Daten und Datenmodellen. Komplexere Themen wie etwa die Analyse von Rohdaten oder die Veränderung von Daten sind derzeit weniger stark in den Unternehmen vertreten. Apropos Komplexität: Je komplexer die Aufgaben sind, desto mehr Zeit benötigen die Fachanwender auch dafür.

Das volle Potenzial erkennen die Fachbereiche laut der Studienergebnisse jedoch vielfach noch nicht, zudem sehen sie fälschlicherweise klassische BI-Tätigkeiten wie der Konsum und die Kommentierung von bestehenden Berichten oft als SSBI-Aufgaben.

Motivation für den Einsatz

Als Top-3-Motive für den Einsatz von SSBI gelten eine höhere Agilität in der Datenauswertung, der Wunsch nach schnelleren Erkenntnissen und eine größere Unabhängigkeit von der IT. Weitere Gründe sind die unkomplizierte Anbindung verschiedener Quellen sowie die Verfügbarkeit anwenderfreundlicher Tools. Die Unternehmen sind dabei umso zufriedener mit den Möglichkeiten, je höher ihr SSBI-Reifegrad ist. Entsprechend ihrem SSBI-Reifegrad definiert the factlights die Teilnehmer zu 31 Prozent als Adopter (geringer Reifegrad), zu 41 Prozent als Discoverer (mittlerer Reifegrad) und zu 28 Prozent als Frontrunner (hoher Reifegrad). Zur Bestimmung wurde ein Scoring-Modell genutzt mit Fragestellungen, die Rückschlüsse zulassen, wie umfassend sich das jeweilige Unternehmen bereits im SSBI-Umfeld aufgestellt hat und wie nachhaltig das Zusammenspiel zwischen SSBI und Enterprise BI konzeptioniert und umgesetzt ist.

Aktuelle Anwendungsfälle in den Fachbereichen

Antworten liefert die Studie zudem Antworten auf die Frage, für welche Themen SSBI konkret eingesetzt wird. Die Top-3-Anwendungsfällen von SSBI in den Fachbereichen sind hierbei die schnelle und individuelle Anpassung von Visualisierungen, die Abdeckung von zusätzlichen Informationen aufgrund von Individualbedarfen sowie die Zusammenführung von Daten aus mehreren Quellen. Diese Anwendungsfälle gelten bei nahezu allen der befragten Unternehmen seit zwei Jahren bzw. werden aktuell per SSBI gemanagt.

Nahezu jeder, in dessen Fachbereich SSBI etabliert ist, beschäftigt sich in seinem Arbeitsalltag auch mit dem Thema – in Abstufungen von einzelnen Aufgaben bis hin zu wochenfüllenden Tätigkeiten. Insofern ist SSBI ein Thema, das alle angeht. Weil sich tief greifende Datenarbeit sukzessive mehr in die Fachbereiche verlagert, entstehen zugleich neue Rollenbilder wie der Power User+ mit einem deutlich breiteren Aufgabenfeld. Feste Rollenmodelle sorgen für eine optimale Zusammenarbeit der Akteure in den jeweiligen Fachbereichen, wo vielfach bereits ein gutes SSBI-Know-how vorhanden ist. Lediglich bei den Adoptern verfügt nur ein Fünftel der Teilnehmer über ein solches Rollenmodell, da das Thema SSBI dort nur vereinzelt in den Fachbereichen etabliert ist – und daher eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit weniger notwendig. Prinzipiell ergibt sich daraus: Je höher der Reifegrad anzusetzen ist, desto bedeutsamer wird die geregelte Zusammenarbeit der Fachbereiche untereinander. Unternehmen mit einem höheren Reifegrad sind auch per se zufriedener.

Agilität für den Fachbereich

Diejenigen SSBI-Lösungen gewährleisten nachhaltigen Erfolg, die nicht als eigenständiges Silo aufgebaut werden, sondern quasi als „Disziplin“ auf einem bestehenden Data Warehouse aufsetzen und Technologien verwenden, die sich in die Gesamtarchitektur einfügen. Ganz entscheidend sind daher eine unternehmensweite Strategie für die Auswahl des BI-Tools und ein Auswahlverfahren, das sich an den konkreten Anforderungen der jeweiligen Anwender orientiert. Zugleich ist man sich auch der Notwendigkeit bewusst, dass die SSBI-Lösung auf einer qualitativ hochwertigen Enterprise-BI aufbauen und mit ihr zusammenspielen muss, um künftige Bedarfe abbilden zu können. Bei über 80 Prozent der Teilnehmer fand in den letzten fünf Jahren ein Technologiewechsel statt, bei rund der Hälfte sogar mehrfach. Datenarchitekturen sind daher offen und flexibel zu halten.

Potenziale weiter heben und entfalten

Im Ergebnis lässt sich sagen, dass eine individuelle Datenvisualisierung, die Erstellung eigener Berichte und die Erweiterung von Datenmodellen heute durchaus schon zu den Standardtätigkeiten in den Fachbereichen gehören. Aufgrund dessen ist es jetzt wichtig, dass die Anwender mit modernen BI-Frontends in die Lage versetzt werden, auch immer mehr Datenmanagement-Aufgaben zu übernehmen. Beispielsweise können sie so mehrere Datenquellen zusammenführen, neue Datenmodelle aufbauen oder direkt mit Rohdaten arbeiten.

Um eine saubere Datenarchitektur weiterhin zu gewährleisten, sind dabei selbstverständlich die geltenden Governance-Vorschriften einzuhalten. Worüber alle sich klar sein müssen: Es gibt keine SSBI-Tools im eigentlichen Sinne. Self-Service-BI ist vielmehr als Funktionsumfang einer BI-Frontend-Technologie zu sehen, denn allein kann SSBI die Bedarfe der Anwender gar nicht abdecken. Insofern liegt die Zukunft in der Koexistenz einer qualitativ hochwertigen Enterprise BI und SSBI, die darauf aufbaut. Auf diese Weise eröffnen sich Möglichkeiten, unter anderem eigenständig bestehende Visualisierungen zu ändern oder ohne Unterstützung der IT externe Daten zu ergänzen. Dies alles vorausgesetzt, kann SSBI aktuell und auch in Zukunft das volle Potenzial in den Unternehmen entfalten – und gut ausgebildeten Spezialisten neue Karrierechancen eröffnen.

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