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Definition Was ist Self-Service BI (Business Intelligence)?

| Autor / Redakteur: Dipl.-Ing. (FH) Stefan Luber / Nico Litzel

Self-Service Business Intelligence ermöglicht es Anwendern, selbst Berichte und Analysen zu erstellen, ohne dass hierfür eine Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung des Unternehmens erforderlich ist. Es stehen verschiedene Tools und Anwendungen zur Verfügung, die intuitiv bedienbar sind.

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(Bild: © aga7ta - stock.adobe.com)

Self-Service BI (Business Intelligence), manchmal auch mit SSBI abgekürzt, gestattet es verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens, auf die Unternehmensdaten zuzugreifen und selbstständig Analysen oder Reports zu erstellen. Eine Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung ist hierfür nicht mehr grundsätzlich notwendig. Das spart Ressourcen und Arbeitszeit.

Die Analysen und Berichte unterstützen die verschiedenen Bereiche im Unternehmen bei ihren Entscheidungsprozessen. Um Self-Service Business Intelligence zu ermöglichen, muss der Zugang zum Data Warehouse über intuitiv bedienbare Tools und Anwendungen bereitgestellt werden. Die Fachabteilungen werden dadurch in die Lage versetzt, auf Daten zuzugreifen, sie aufzubereiten und sie zu analysieren. Schon bei der Einführung von Business-Intelligence-Anwendungen im Unternehmen ist darauf zu achten, dass das System Self-Services unterstützt.

Die Vorteile von Self-Service BI im Unternehmen

Da Fachanwender ihre Analysen und Berichte ohne fremde Hilfe erstellen, werden IT-Mitarbeiter und IT-Abteilungen entlastet. Sie können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und müssen sich nicht mit den verschiedenen Sichtweisen und Analyseoptionen unterschiedlicher Abteilungen beschäftigen. Individuelle Entwicklungsarbeiten für spezifische Auswertungen sind überflüssig. Sind die bereitgestellten Tools intuitiv bedienbar und die Verfügbarkeit der Daten den Anwendern transparent, sind für das Erstellen der Analysen und Reports keine tiefer gehenden technischen Kenntnisse erforderlich.

Gleichzeitig sind Auswertungen wesentlich schneller verfügbar. Entscheidungsprozesse lassen sich leichter mit Daten und Fakten unterfüttern, werden effizienter und versprechen mehr Erfolg. Self-Service BI steigert die Akzeptanz von Business-Intelligence-Lösungen innerhalb des Unternehmens. Jeder Mitarbeiter kann prinzipiell selbst auf die Daten zugreifen und eigene Analysen oder Prognosen erstellen und sich so von den Vorteilen des Einsatzes von Business Intelligence überzeugen. Aus den bereits vorhandenen Daten lassen sich mehr Informationen gewinnen, die in die Auswertungen der verschiedenen Abteilungen einfließen. Der Wert der Daten steigt und gleichzeitig reagiert das Unternehme wesentlich schneller auf die sich verändernden Marktgegebenheiten. Richtig eingesetzt, sichern sich Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile.

Gründe für die Entwicklung von Self-Service-BI-Lösungen

Klassische Business Intelligence Software war in der Vergangenheit sehr komplex und teilweise nur von IT-Spezialisten zu bedienen. Für das Erstellen von Auswertungen in den verschiedenen Unternehmensbereichen wie im Vertrieb, Marketing oder Finanzbereich war eine enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung erforderlich. IT-Mitarbeiter mussten den Fachabteilungen das erforderliche Datenmaterial erst bereitstellen.

Gleichzeitig entsteht in modernen Unternehmen die Notwendigkeit immer größere Datenmengen in immer kürzeren Zeiten zu verarbeiten, um die Entscheidungsprozesse effizient zu unterstützen. Die wenigen Spezialisten, die sich mit dem BI-System auskennen, sind dadurch schnell überlastet und die Erstellung von Reports benötigt zu viel Zeit. Die Problematik liegt auch darin begründet, dass die IT nicht mit dem Inhalt der Daten vertraut ist und die Fachabteilung die Möglichkeiten der Technik nicht im Detail kennt.

Abhilfe aus diesem Dilemma schafft der Self-Service-BI-Ansatz. Er bietet Anwendern Werkzeuge, mit denen diese die Daten selbst auswerten und visualisieren. Dank des technischen Fortschritts sind die Voraussetzungen geschaffen, den Anwendern direkten Zugriff auf alle relevanten Daten zu ermöglichen, ohne dass IT-Spezialisten eingreifen müssen.

Die wichtigsten Eigenschaften von Self-Service-BI-Tools und -Anwendungen

Um Anwendern einen einfachen Einstieg in die Analyse von Unternehmensdaten zu ermöglichen, sind Tools zur Verfügung zu stellen, die übersichtlich und funktional aufgebaut sind. Komplexe Anwendungen, die spezielle IT-Kenntnisse erfordern, sind zu vermeiden. Da Microsoft-Office-Anwendungen aus dem Arbeitsalltag der verschiedenen Abteilungen nicht wegzudenken sind, sind Oberflächen optimal, die Excel- oder Access-ähnliche Funktionen bieten beziehungsweise direkt in Office-Anwendungen integriert sind.

Vorteilhaft ist zudem die Möglichkeit, Analysen und Reports auch mobil von Geräten wie dem Smartphone oder dem Tablet zu erstellen. Die Informationen sind im Idealfall jederzeit verfügbar und können völlig ortsunabhängig genutzt werden. Hierzu gehört zudem der Zugriff auf Daten, Auswertungen und Berichten über den normalen Webbrowser und die bereitgestellte Netzanbindung. Zielführend sind darüber hinaus durch die Self-Service-BI-Tools unterstützte Teamfunktionen. So kann gemeinsam an Berichten und Analysen gearbeitet werden. Denkbar ist zum Beispiel die Zusammenarbeit von Marketing und Controlling.

Eine weitere Grundvoraussetzung für effiziente Self-Service-BI-Tools und -Anwendungen ist neben der Abfragemöglichkeit von Daten die Fähigkeit, Informationen in das System einzuspeisen. Anwender können aktuelle Daten der vorhandenen Datenbasis hinzufügen und erstellen Prognosen oder Analysen auf der Grundlage des aktuellsten Datenmaterials. Auch anderen Abteilungen stehen diese Daten quasi in Echtzeit für ihre spezifischen Analysen zur Verfügung.

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