Kommentar von Dr. Devis Lussi, Yokoy Wie IT-Unternehmen mithilfe von KI durch den Wirtschaftsabschwung navigieren

Von Dr. Devis Lussi

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Auch wenn der europäische Markt für IT- und Geschäftsdienstleistungen weiterhin wächst, so zeichnet sich laut dem Technologie- und Beratungsunternehmen ISG eine Verlangsamung ab. Denn die wirtschaftliche Unsicherheit, die aus steigenden Zinssätzen, Energieknappheit, unterbrochenen Lieferketten und einer anhaltenden Inflation resultiert, dämpft kurzfristig die Nachfrage. Auch die weiteren Prognosen sind alles andere als optimistisch: In ihrer jüngsten Herbstprognose spricht die Bundesregierung von einer drohenden Rezession aufgrund der gestiegenen Energiepreise.

Der Autor: Dr. Devis Lussi ist Co-Gründer und CTO von Yokoy
Der Autor: Dr. Devis Lussi ist Co-Gründer und CTO von Yokoy
(Bild: Yokoy)

Vor diesem Hintergrund sind eine optimierte Kostenstruktur und Einsparungen entscheidende Themenfelder, mit denen sich IT-Unternehmen befassen sollten. Ein zentraler Schlüssel ist in diesem Zusammenhang die Automatisierung, die etwa manuelle Tätigkeiten reduziert.

Das Potenzial von Künstlicher Intelligenz nutzen

Um Effizienzgewinne mittels Automatisierung zu realisieren, müssen laut Bain zunächst folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • ein starkes internes Sponsoring und ehrgeizige Ziele,
  • eine klare Strategie, wie die Arbeit neu gestaltet werden soll, um den Wert der Automatisierung auszuschöpfen und
  • ein System, das die Vorteile der Automatisierung misst.

Um noch kosteneffizienter zu handeln, sollten sich IT-Unternehmen im Kontext ihrer Automatisierungsbemühungen auch mit den Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz (KI) auseinandersetzen. Sie birgt Potenzial, das vielfach ungenutzt ist. So zeigt eine Studie des Tech-Unternehmens Fivetran unter CIOs, IT-Verantwortlichen und Data Scientists: Trotz großer Ambitionen und Investitionsbereitschaft gelingt es Unternehmen nur bedingt, die Vorteile von KI im Rahmen von Entscheidungsprozessen zielgerichtet zu nutzen. Damit verpassen Firmen die Chance, ihre Prozesse systematisch und zukunftsorientiert zu automatisieren und manuelle Tätigkeiten zu reduzieren. Mehr noch nutzen sie die vorhandenen Daten und Zahlen nicht, um genauere Einblicke in ihre Betriebsabläufe zu gewinnen und Optimierungspotenzial zu identifizieren.

Mit Hyperautomation Grenzen der Automatisierung überschreiten

IT-Unternehmen sollten folglich nicht nur ihre Prozesse automatisieren, sondern weiterdenken und sich in Richtung Hyperautomation bewegen. Dieser unternehmensstrategische Ansatz beschreibt eine ganzheitliche Automatisierung von Unternehmensprozessen, von der Analyse des Status quo bis hin zur Planung und Umsetzung der entsprechenden Maßnahmen. KI bildet hierfür die Grundlage, da sie eine flexible Form der Prozesssteuerung erlaubt, die sich an wechselnde Umweltbedingungen anpassen, komplexe Zusammenhänge abbilden und sich im Sinne des Machine Learnings laufend weiterentwickeln kann.

Doch wie sieht eine KI-gestützte Prozessautomatisierung in der Unternehmenspraxis aus? Über alle Branchen hinweg bieten sich vielfältige Anknüpfungspunkte, um diese zukunftsweisenden Technologien zu integrieren und damit Prozesse effizienter zu gestalten: So optimieren KI-basierte Automatisierungslösungen heute bereits Lieferketten, indem datenbasierte Bedarfsprognosen erstellt werden. Diese sind wesentlich verlässlicher als die traditionellen Schätzungen. In Echtzeit werden so automatisch treibstoffsparende Routen berechnet oder der optimale Zeitpunkt für Wartungsarbeiten ermittelt, sodass verlustreiche Maschinenstopps gegen Null tendieren.

Wovon sicherlich viele Unternehmen aus ganz unterschiedlichen Industriezweigen profitieren, ist der Einsatz von KI in Rechenzentren. Hier ist die Kühlung oftmals eine große Herausforderung. Fällt diese aus, überhitzen die Server, was zu großen Problemen führen kann. Ein KI-Tool unterstützt Betreiber bei der Überwachung, Automatisierung und Optimierung. Etwa können Softwarelösungen warnen, wenn ein Kühlaggregat droht auszufallen und hilft, einen weit reichenden Schaden abzuwenden.

Automatisierung von Buchhaltungs- und Finanzprozessen

Doch KI hilft nicht nur, kritische Infrastruktur in einem Unternehmen effizienter zu betreiben, sondern schafft auch einen echten qualitativen Mehrwert in einzelnen Abteilungen wie etwa der Finanzbuchhaltung. Diese ist traditionell von manuellen Tätigkeiten geprägt. Ein Beispiel ist das Ausgabenmanagement, das sich mit der Verarbeitung von Rechnungen, Kartentransaktionen und Spesen befasst. Die Herausforderungen sind vielfältig: Die Mitarbeitenden der Finanzabteilung sehen sich mit vielen repetitiven Tätigkeiten konfrontiert – sie müssen sicherstellen, dass jede Ausgabe den Compliance-Richtlinien sowie internen und externen Regularien entspricht. Hierbei schleichen sich schnell Fehler ein. Unternehmen wiederum mangelt es an einer Gesamtübersicht über ihre Ausgaben: Sie haben keine Transparenz darüber, wofür sie wie viel Geld ausgeben.

Durch den Einsatz von KI lassen sich Prozesse rund um das Ausgabenmanagement zum Großteil automatisieren. Dank entsprechender Technologie müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fortan lediglich Ausreißer, Spezialfälle und verdächtige Transaktionen manuell prüfen. KI-basierte Lösungen für das Ausgabenmanagement sind so konzipiert, dass sie mit jeder verarbeiteten Reisekostenabrechnung, Eingangsrechnung und Kartentransaktion dazulernen. Hierzu werden sämtliche in die Plattform eingespeiste Dokumente mittels Optical Character Recognition (OCR) maschinell ausgelesen. Basierend auf den vorhandenen Text- und/oder Datensegmenten werden dann sämtliche Ausgaben wie Rechnungen, Kartentransaktionen oder Spesenbelege mithilfe von Künstlicher Intelligenz automatisch verarbeitet.

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Analysefunktion gibt Unternehmen Überblick über Ausgabeverhalten

Darüber hinaus lassen sich die Lösungen nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren. Freigabeprozesse, aber auch Unternehmensrichtlinien, können individuell pro Ausgabentyp festgelegt und jederzeit ohne Programmieraufwand angepasst werden. Dank integrierter Analysefunktionen erhält das Unternehmen außerdem einen besseren Überblick über das gesamte Ausgabeverhalten. So lassen sich Muster erkennen und Trends identifizieren. Das unterstützt die Finanzverantwortlichen dabei, zielgerichtete Entscheidungen für die Zukunft des Unternehmens treffen.

Die Finanzabteilung kann sich so auf das Wesentliche konzentrieren. Im Umkehrschluss sinken die administrativen Kosten. Zusätzlich wird sichergestellt, dass interne Regularien eingehalten werden, was wiederum u. a. zur besseren Kontrolle des Geldflusses beiträgt.

Vorteile überwiegen den Aufwand der Umstrukturierung

Nicht nur angesichts der aktuellen wirtschaftlichen Unsicherheit und dem daraus resultierenden Kostendruck sollten IT-Unternehmen jetzt mutig vorangehen, langfristig ausgelegte Umstrukturierungen vornehmen und zukunftsweisende Projekte zielgerichtet vorantreiben. Sie können diesen Schritt gehen, indem sie Technologien wie KI oder Big Data annehmen und sich diese zunutze machen. So erreichen sie effizientere Unternehmensprozesse, die bereits kurzfristig zu Kostenersparnissen führen. Am konkreten Beispiel der Automatisierung in der Finanzabteilung bedeutet das: Zeitersparnisse, eine Reduktion von Flüchtigkeitsfehlern bei sich wiederholenden Arbeiten und eine höhere Produktivität im gesamten Unternehmen. Eine transparente Ausgabenpolitik trägt letztlich auch ganz wesentlich zur Widerstandsfähigkeit der Organisation bei.

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