Anwenderbericht „Wer liefert was“ professionalisiert BI-Architektur mit Tableau

Der Online-B2B-Marktplatz „Wer liefert was“ (wlw) hat seine gesamte BI-Architektur restrukturiert. Ein Baustein dabei war die Automatisierung der Reporterstellung, um Zeit zu sparen, Fehlerquellen zu dezimieren und vor allen Dingen, Freiräume für den Einsatz von Advanced Analytics zu schaffen.

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Flexibel und schnell reagieren zu können – das ist für die Internet-Plattform des professionellen Einkaufs „Wer liefert was“ (wlw) ein entscheidendes Erfolgskriterium. Das Unternehmen mit Sitz in Hamburg bringt Angebot und Nachfrage im B2B-Segment zusammen. 540.000 Hersteller, Händler, Dienstleister und Lieferanten mit Millionen von Produkten und Dienstleistungen im deutschsprachigen Raum treffen monatlich auf rund 1,3 Millionen Besucher beziehungsweise Suchende.

Leif Hitzschke, Head of Business Intelligence bei wlw

Anfang vergangenen Jahres führte wlw als Teil der Restrukturierungsmaßnahmen für die BI-Architektur die Data-Analytics-Software Tableau ein. Ziel war es, das Standard-Reporting zu automatisieren. „Unser Unternehmen ist stark digitalisiert – dafür war unsere Berichtsarchitektur nicht mehr zeitgemäß“, begründet Leif Hitzschke, Head of Business Intelligence bei wlw, die Entscheidung. „Daher waren wir auf die Suche nach einer professionellen Lösung, die uns in die Lage versetzt, unser Reporting effizienter zu gestalten, Fehler in den Berichten zu dezimieren und Freiräume für den Einsatz von Advanced Analytics zu schaffen.“

Mithilfe von Tableau ist es wlw gelungen, die Reportingprozesse vollständig zu automatisieren und so deutlich effizienter zu machen. Früher musste der Controller jeden Bericht manuell erstellen. Gemeinsam mit einem Mitarbeiter aus dem BI Team zog er die relevanten Daten mithilfe von SQL-Statements aus dem firmeneigenen Oracle Datawarehouse ab, um sie anschließend in Excel und PowerPoint aufzubereiten. Auch der Sales Analyst war in diesen Prozess involviert. „Der Aufwand für die Erstellung der mehrseitigen Berichtsdatei, die überwiegend aus Tabellen und Zeitreihen bestand, lag früher bei bis zu einem halben Manntag“, beschreibt Hitzschke die Situation vor dem Einsatz der Business-Analytics-Software. Aufgrund der häufigen Copy&Paste-Prozesse und Medienbrüche seien die Dokumente zudem nicht immer frei von Fehlern gewesen. „Und es war schwer, zwischen den wöchentlichen Ausgabeterminen des Auftragseingangsreports die jeweils aktuellen Vertriebszahlen zu bekommen.“

Effizienz- und Qualitätssteigerungen, sowie reduzierte Abhängigkeiten

Als erstes Projekt mit Tableau setzte wlw den Auftragseingangreport als Dashboard um - nach initialer Anbindung der relevanten Datenquellen und Aufbereitung der Tabellen in Form interaktiver Diagramme. Neben Tableau im Frontend, setzt wlw im Backend auf Data Vault, eine Modellierungsmethode und ein Vorgehensmodell für den Aufbau von Datenmodellen. Mittlerweile muss der zuständige Controller den fertigen Bericht nur noch auf Plausibilität kontrollieren, bevor das Management über Tableau Server direkt darauf zugreifen kann. Außerdem ist die Einbindung des Sales Analysten in die Reporterstellung nicht mehr notwendig.

Während der Einführungsphase wurden der ursprüngliche Excel- und der neue Tableau-Report parallel betrieben. Mit der Abschaltung des alten Reportings entfiel die manuelle Arbeit dann komplett. Rund vier Stunden Arbeitszeit spart wlw pro wöchentlichem Bericht durch den Einsatz von Tableau ein – das entspricht zwei Personentagen pro Monat. Und: Durch die Erstellung von Reports per Knopfdruck ist der Controller nicht mehr von einem bestimmten Kollegen des BI-Teams abhängig.

Einheitlicher Blick auf die Kennzahlen (Single Point of Truth)

Die Restrukturierung des Berichtswesens bringt aber noch weitere Vorteile: „Die Führungskräfte verfügen nun in der wöchentlichen Ergebnisbesprechung über tagesaktuelle Zahlen. Dadurch können sie bei unerwarteten Entwicklungen direkt in die Details eintauchen“, erläutert Hitzschke. Die gewonnene Zeit bei der Berichtserstellung verwenden die Controller nun für die Qualitätssicherung der Berichte. Dadurch sind die Reports wesentlich zuverlässiger als die früher verwendeten PDF-Dateien. Und schließlich ist es wlw gelungen, die Datenqualität mithilfe einer parallel gestarteten Data-Governance-Initiative zu verbessern. „Für den Fachbereich Sales haben wir bereits den Single Point of Truth, also den einheitlichen Blick auf die Kennzahlen unseres Unternehmens, sichergestellt. Damit ist eine wichtige Grundlage für klare und präzise Entscheidungen gegeben“, sagt Hitzschke. In Kürze sollen weitere Bereiche – etwa die Trafficanalyse – eingebunden werden.

Selbstständiges Arbeiten dank Self-Service-BI

Auch Ad-hoc-Anfragen aus den Fachbereichen – etwa zum Stand der Entwicklung der Produktsuche oder zu den Responsezahlen nach Promotion-Maßnahmen – lassen sich heute dank Tableau wesentlich schneller und einfacher beantworten. „Früher mussten die BI-Experten solche Anfragen manuell bearbeiten. Und da in den einzelnen Abteilungen unterschiedliche Definitionen von bestimmten KPIs kursierten, kam es dabei oft zu Missverständnissen, deren Klärung unnötig Zeit kostete“, beschreibt Hitzschke.

Mit den generischen Dashboards von Tableau und der einfachen Bedienbarkeit der Software hat wlw den ersten Schritt in Richtung Self-Service-BI getan. Nur fünf Beratertage benötigte The Information Lab, ein Partnerunternehmen von Tableau, um die BI-Mitarbeiter in allen Basisdisziplinen zu schulen und ihnen bei der Erstellung der ersten Dashboards und Analysen zur Seite zu stehen. Mittelfristig will wlw ein Self-Service-Reporting für alle realisieren, also die Fachbereiche sukzessive an Tableau heranführen, damit diese selbstständig Berichte erstellen können.

„Wir haben eine Lösung gesucht, die nicht nur die geforderte Funktionalität bietet, sondern auch einen weitgehend selbstständigen Inhouse-Betrieb ermöglicht und damit die Voraussetzungen für eine faktenbasierte Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen schafft. Diesen Anforderungen wird Tableau von allen Produkten, die wir getestet haben, am besten gerecht“, zieht Hitzschke Bilanz. Nach der erfolgreichen Restrukturierung hat der Datenspezialist bereits die nächsten Projekte auf der Agenda: „Wir bauen gerade den Bereich Advanced Analytics weiter aus und wollen außerdem unser Berichtswesen in Richtung Mobile-BI weiterentwickeln.“

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