Kommentar von Mario Zillmann, Lünendonk

Management Reporting – die Prozesse sind noch nicht so weit

| Autor / Redakteur: Mario Zillmann / Nico Litzel

Der Autor: Mario Zillmann ist Leiter Professional Services bei Lünendonk
Der Autor: Mario Zillmann ist Leiter Professional Services bei Lünendonk (Bild: Lünendonk)

Seit Jahren arbeiten Kundenunternehmen und Anbieter daran, die Wertschöpfung im Berichtswesen zu erhöhen. Die Technologien dafür sind längst vorhanden – und deutlich weiter als die Prozesse und Organisationsstrukturen der Unternehmen.

Anbieter wie SAS Institute, Qlik, Exasol, Tableau oder SAP ermöglichen mit ihren Software Tools ein schnelles, flexibles und ganzheitliches Reporting auf Knopfdruck. Dennoch tun sich die Unternehmen mit der Implementierung und dem anschließenden Veränderungs- und Anpassungsprozess oftmals noch schwer – bewirken doch Business Intelligence und Business Analytics auch immer eine Veränderung der Unternehmenskultur und der Arbeitsschwerpunkte.

Als Ausnahme und nicht die Regel, so berichten Kunden, Beratungsunternehmen und Softwarehersteller gleichermaßen, erweist sich der Reporting-Prozess aus einem Guss, also Datensammlung, Datenaufbereitung und Berichterstellung aus einer Softwaresuite heraus.

Problem Datenerhebung

Probleme entstehen besonders bei der Datenerhebung. Die Unternehmen generieren noch immer mit hohem manuellen Aufwand Kennzahlen und Reports – häufig mit Excel als Reporting-Tool – obwohl die Unternehmensstrukturen internationaler und komplexer werden. Eine einzige konsistente Datenbasis, also der Single Point of Truth, könnte Abhilfe schaffen, fehlt aber ebenso häufig wie das Verständnis für die einheitliche und zentrale Pflege von Stammdaten.

An dieser Stelle herrschen immer noch die alten Gesetze und Lager. Das Business möchte tolle innovative digitale Lösungen, um das Geschäft voranzutreiben. Die Integration der Daten, den Datenschutz und das Management der Stammdaten überlassen sie aber immer noch der IT, obwohl eine erfolgreiche und nachhaltige Digitalisierungsstrategie nur gelingen kann, wenn bei solchen Themen Business und IT eng zusammenarbeiten.

Hohes Optimierungspotenzial

Das Ziel eines modernen Management Reportings soll es sein, die wichtigsten Fachbereiche eines Unternehmens integriert zu betrachten, um eine einheitliche Sicht auf das Unternehmen zu gewährleisten. Das ist auch die Grundlage für Big Data Analytics und Geschäftsmodelle, die auf der Analyse von Daten beruhen. Soweit die Theorie.

In einer Lünendonk-Studie gaben Reporting-Verantwortliche und Fachbereichsleiter dagegen an, dass sie mit den vorhandenen Software Tools Ist-Daten und Vergangenheitsdaten zwar gut analysieren können, aber in der Analyse von Zukunftsszenarien noch hohes Optimierungspotenzial sehen. Nur 57 Prozent der Befragten stimmten der These zu „Das Berichtswesen beinhaltet zukunftsgerechte Methoden (Forecasts, Planungsszenarien)“.

Auch die Qualität und Aussagekraft der erstellten Reports sind nicht in allen untersuchten Kundenunternehmen zufriedenstellend. In einem Drittel der befragten 94 Kundenunternehmen haben die Reports nicht die erforderliche Qualität und Detailtiefe und decken die Unternehmensrealität nicht vollständig ab. Mit der vielbeschworenen Flexibilität im Management Reporting ist es auch noch nicht so gut bestellt. Nur etwa die Hälfte der untersuchten Unternehmen kann flexibel auf kurzfristige Anfragen und Anpassungswünsche reagieren.

Mehr Zeit für Interpretationen

Verbesserungsansätze liegen daher vor allem im Grad der Automatisierung und Standardisierung des Berichtswesens. Nur 39 Prozent berichten, dass ihre Reporting-Prozesse stark automatisiert sind. Insgesamt 61 Prozent der von Lünendonk befragten Manager gaben hingegen an, beim Reporting-Prozess noch „handgreiflich“ zu werden. Allerdings soll dieser Zustand in zwei Jahren zum größten Teil Vergangenheit sein. Laut den befragten Managern werden dann in 73 Prozent der analysierten Kundenunternehmen die Prozesse im Management Reporting in hohem Maße automatisiert sein.

Das bedeutet, dass fast 40 Prozent der betrachteten Unternehmen derzeit entsprechende Veränderungs- und Anpassungsprojekte für die Reporting-Prozesse planen – und dann entsprechend mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten wie Kommentierung und Ableitung sowie Nachverfolgung von Maßnahmen haben. Denn noch werden etwa 65 Prozent der Ressourcen auf die Berichtbereitstellung mit Konsolidierung, Datenbeschaffung, Plausibilisierung und Abstimmung sowie Berichterstellung verwendet. Es sollten aber maximal 50 Prozent der Ressourcen auf diese Tätigkeiten entfallen, damit den Reporting-Verantwortlichen mehr Zeit bleibt, die Kennzahlen zu interpretieren und daraus geeignete Maßnahmen und strategische und operative Empfehlungen für das Unternehmen abzuleiten.

Die Grundidee des Konzepts von Business Intelligence ist die Entscheidungsunterstützung des Managements. Dafür müssen Abweichungen interpretiert, Ursachen erläutert, Maßnahmen skizziert und gleichzeitig die technologischen Grundlagen für den derzeitigen digitalen Wandel gelegt werden. Unternehmen, die das BI-Handwerkszeug nicht verstehen, werden den nächsten Schritt zur Big Data Analytics nicht schaffen.

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