Business Intelligence mit Microsoft

So klappt’s mit Microsoft Power BI

| Autor / Redakteur: Nikolaj Unser, Data Scientist, AppSphere AG / Nico Litzel

Bericht-Farbschemata: Bronze-, Silber- und Gold-Templates
Bericht-Farbschemata: Bronze-, Silber- und Gold-Templates (Bild: AppSphere)

Power BI gilt als eines der vielversprechendsten BI-Tools, doch viele Unternehmen tun sich schwer damit, den Self-Service-Ansatz, den Microsoft verfolgt, mit Governance und Reporting in Einklang zu bringen. Dieser Artikel soll einen Weg aufzeigen, wie Power BI erfolgreich eingeführt werden kann.

Power BI ist Microsofts cloudbasiertes Business-Intelligence-Tool. Es ist Teil der Office-365-Welt und gibt Anwendern die Möglichkeit, Daten in Echtzeit und im sogenannten Self-Service auszuwerten, zu visualisieren und dadurch Rückschlüsse zu ziehen. Self-Service-BI teilt den Ansatz, die Datenanalyse so zu gestalten, dass Fachabteilungen eigenständig und weitgehend unabhängig Auswertungen und Reports erstellen können – ohne dazu fachspezifisches Know-how zu benötigen.

Bei Power BI setzt Microsoft auch auf eine Produktsuite, die aus lokalen On-Premises- und Cloud-Komponenten besteht.

Ergänzendes zum Thema
 
Gute Gründe für die Nutzung von Self-Service BI

Einführung Power BI in einem Konzern

Der grundlegende Gedanke Microsofts bei der Entwicklung von Power BI war der Ansatz, Business Intelligence als Self-Service anzubieten. Der Fachbereich selbst soll damit in der Lage sein, mit den dort erzeugten Daten in Kombination mit weiteren Unternehmensdaten eigenständig zu analysieren, aufzubereiten, Erkenntnisse zu erlangen und diese dann auch mit anderen zu teilen. Gleichzeitig soll Power BI auch dafür genutzt werden, übergreifende Management Reports darzustellen, die von allgemeiner Gültigkeit und Akzeptanz sind.

Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen also zunächst die Frage stellen, ob und wie sie den Self-Service-Ansatz innerhalb der Konzernrichtlinien leben und verwenden können. Da es hierfür nicht die eine richtige Antwort gibt, soll aus den Erfahrungen des Autors ein Weg aufgezeigt werden, wie sich Konzern-Reporting und Self-Service-BI kombinieren lassen.

Um überhaupt ein Konzept erarbeiten zu können, wie Power BI in einem Unternehmen eingesetzt werden kann oder sollte, muss sich ein Bild von der Datenlandschaft gemacht werden. Normalerweise verfügt jedes Großunternehmen über einen riesigen Datentopf, der die zentrale Datengrundlage darstellt. Dieser Datentopf muss identifiziert und von der IT- bzw. BI-Abteilung verwaltet werden, um die Korrektheit der Daten zu verifizieren. Im weiteren Verlauf gilt es, die Datenquellen zu identifizieren, die fachbereichsspezifisch genutzt und mit der Faktentabelle kombiniert werden. Im Anschluss folgt die Analyse der Daten.

Das bedeutet im Detail:

  • Wie sind die Daten aufgebaut?
  • Woher kommen die Daten?
  • Kann man eventuell direkt auf die Datenquelle zugreifen?
  • Wozu werden die Daten benötigt?

Sind diese Fragen geklärt, so gilt es, ein Umfeld zu schaffen, in dem übergreifende Unternehmens- und Self-Service-Berichte parallel existieren können, ohne für den Endnutzer Chaos und Verwirrung zu stiften. Dafür wird zunächst intern eine Ordner-Struktur aufgebaut, in der sich alles befindet, was der Nutzer zur Erstellung aussagekräftiger Berichte benötigt. Dazu zählen vorgefertigte Templates, die im Power-BI-Desktop erstellt und den Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Dabei macht es Sinn, den einzelnen Berichtsseiten Layouts hinzuzufügen, mit denen jeder Nutzer Berichte gestalten kann. Außerdem werden standardmäßig drei Templates erstellt und den Nutzern zur Verfügung gestellt, die in der Abstufung der Corporate-BI differieren. Diese unterscheiden sich im Farbschema des Berichtes: Bronze-, Silber- und Gold-Templates.

Die verschiedenen Templates bzw. Reports haben folgende Merkmale (siehe Anlaufbild):

  • Bronze-Reports basieren auf einer nicht zertifizierten Datenquelle (Excel, CSV usw.) und wurden daher nicht von Corporate-BI validiert. Sie sind an der Bronzelinie oben auf der Seite zu erkennen.
  • Silber-Reports basieren auf einer vom Unternehmen zertifizierten Datenquelle. Daten und Berechnungen sind validiert. Es wurde jedoch keine Validierung des Berichts an sich, also der Filter, Grafiken usw., durchgeführt. Sie sind an der silbernen Linie oben auf der Seite zu erkennen.
  • Gold-Reports werden von der BI- bzw. IT-Abteilung erstellt und unterstützt. Sie basieren auf einer zertifizierten Datenquelle. Diese Berichte sind an einem Banner im Corporate Design zu erkennen.

Im nächsten Schritt muss dann zwischen den verschiedenen Möglichkeiten, Berichte im Unternehmen zu verteilen, gewählt werden. Hierzu zählen:

  • Basic Sharing
  • Workspace
  • Power BI-App
  • Publish to Web
  • Embed in SharePoint online
  • Power BI-Embedded

Alle Varianten bringen gewissen Vor- und Nachteile mit sich – und auch hier gibt es nicht die eine richtige Lösung. Aus meiner Sicht und Erfahrung erscheint es sinnvoll, eine Kombination aus Power BI-Apps und den Workspaces zu wählen.

Workspaces in Microsoft Power BI
Workspaces in Microsoft Power BI (Bild: AppSphere)

In Power BI können Arbeitsbereiche und Orte für die Zusammenarbeit mit Kollegen erstellt werden, um Sammlungen von Dashboards und Berichten anzufertigen und zu erweitern. In einer App werden diese dann entsprechend gebündelt, sodass sie wahlweise mit der gesamten Organisation oder lediglich mit bestimmten Personen oder Gruppen geteilt werden können.

Der größte Vorteil dieser Methode besteht darin, dass sie über zwei getrennte Umgebungen verfügt: eine Umgebung für Entwickler, um den Power BI-Inhalt in einem kollaborativen Arbeitsbereich zu bearbeiten, und eine andere Umgebung für Endbenutzer, um den Bericht zu konsumieren. Endbenutzer können Berichte nur einsehen, während Entwickler Änderungen vornehmen können. Dies ist vor allem ein wichtiger Aspekt bei den unternehmensübergreifenden Standardreports, die nicht von einzelnen Anwendern angepasst werden sollen.

Steuerung mehrerer Power BI-Inhalte

Ähnlich wie im Arbeitsbereich kann man mit der Power-BI-App mehrere Dashboards, Berichte und Datensätze gleichzeitig gemeinsam nutzen. Die Kontrolle mehrerer Inhalte bedeutet weniger Wartungsaufwand im Vergleich zum Dashboard-Sharing.

Externe Freigabe

Ein weiterer großer Vorteil der Power-BI-App ist die Möglichkeit, diese in Azure-B2B-Services zu integrieren und externe Freigaben zu ermöglichen. Wenn Power-BI-Inhalte mit Personen außerhalb des Unternehmens geteilt werden sollen, ist dies mit einer Kombination aus Azure-B2B- und Power-BI-App möglich. Mit B2B von Azure Active Directory (Azure AD) können die Anwendungen und Dienste eines Unternehmens sicher mit Gastbenutzern aus anderen Unternehmen geteilt werden, während die Kontrolle über eigene Unternehmensdaten beim Unternehmen bleibt.

Mehrere Arbeitsbereiche

Wenn Teams eigene Dashboards, Berichte und Datensätze haben und man zu mehreren Teams gehört, kann man schnell den Überblick verlieren. Hier kommen dann die Power-BI-Arbeitsbereiche ins Spiel, die eine separate Umgebung für alle Mitglieder der Gruppe schaffen. Mitarbeiter können so ganz einfach zwischen den Arbeitsbereichen wechseln und behalten den Überblick.

Isolierte Benutzer-/Gruppenverwaltung

Werden Inhalte mit einer Person in der Organisation geteilt, die das Unternehmen verlässt oder durch eine andere Person aus einem anderen Team ersetzt wird, müssen Freigaben aus einem früheren Benutzerkonto entfernt und dem neuen Benutzerkonto zugeordnet werden.

Tipp: Folgen Sie hier dem Best Practice! Lassen Sie Inhalte und Gruppenmitglieder einfach von einem Administrator verwalten. Power-BI-Arbeitsbereiche sind vollständig mit Office-365-Gruppen synchronisiert. Sobald eine Gruppe in Power BI genutzt wurde, sollte es nur noch die Aufgabe eines Administrators sein, Mitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen. Außerdem kann nicht einfach jeder Content geteilt werden. Dieser muss über einen Approval-Prozess des BI- bzw. IT-Teams getestet und dann freigegeben werden. So behält die IT weiterhin eine gewisse Kontrolle.

Beste Entwicklerumgebung

Power BI-Workspace ist die optimale Lösung für die Entwicklungsumgebung. Damit ist es möglich, einen Arbeitsbereich als Entwicklungsumgebung anzulegen und ihn dann mit anderen Mitgliedern des Entwicklerteams über den Zugriff „Bearbeiten“ zu teilen. So haben alle Personen Zugriff auf dieselben Inhalte innerhalb des Entwicklungsarbeitsbereichs.

Zuletzt muss noch eine Governance- und Compliance-Prüfung erfolgen. Diese besteht im Wesentlichen aus vier Unterpunkten:

  • 1. Richtlinien erstellen und dokumentieren
  • 2. Schulung aller User, um auf Datenquellen zugreifen und Workspaces-Berechtigungen erhalten zu können
  • 3. Konformitätsprüfung durch die BI-Abteilung: Damit ist das Monitoring der Reports, die von Usern geteilt werden, gemeint. Dies ist sicherlich die zeitintensivste Aufgabe. Halten sich Anwender nicht an die Richtlinien, wird ihnen dies mitgeteilt und sie haben die Möglichkeit, den Report ordnungsgemäß anzupassen. Bei mehrmaligem Fehlverhalten sollte Usern die Möglichkeit, nicht-konforme Berichte zu teilen, entzogen werden.
  • 4. Voreinstellungen im Admin-Portal von Power BI vornehmen.

Fazit

Auch bei der Einführung von Power BI gibt es keine Schablonen-Lösung, die für jedes Unternehmen funktioniert. Power BI bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, die vor der Implementierung analysiert und abgewogen werden müssen. Es macht Sinn, erfahrene Wissensträger bei einem solchen Vorhaben hinzuzuziehen, die von der Konzeption bis zur Umsetzung begleiten. Die Praxis zeigt, dass es nicht selten schwierig ist, sich auf eine Lösung zu einigen; hierbei können Experten mit Best-Practice-Erfahrung zur Seite stehen.

Eines kann jedoch für jedes Unternehmen gesagt werden: Es ist nicht ratsam, Power BI ohne jegliche Reglementierung im Self-Service anzubieten. Auch wenn es um Dezentralisierung geht, sollte die BI- oder IT-Abteilung das Vorhaben zentral steuern und monitoren. Wenngleich die Steuerung vor allem zu Beginn aufwendig und zeitintensiv ist, überwiegen die Vorteile von Self-Service-BI.

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