Kommentar von Russ Hubbard, Ephesoft

Smart Capture für intelligentes Dokumentenmanagement

| Autor / Redakteur: Russ Hubbard / Nico Litzel

Der Autor: Russ Hubbard ist Chief Revenue Officer bei Ephesoft
Der Autor: Russ Hubbard ist Chief Revenue Officer bei Ephesoft (Bild: Ephesoft)

Das papierlose Büro ist auch im Jahr 2019 noch eine Illusion. Täglich werden unzählige Dokumente in Form von Fax, Post und Ausdrucken hin- und hergeschickt. Wenn es um die Digitalisierung geht, sind die Fortschritte in der Finanzbuchhaltung kaum der Rede wert – das Papier verschwindet einfach nicht aus unserem Alltag.

Das digitale Zeitalter ist abhängig von Papier. Unternehmen verschicken und empfangen in Zeiten von Industrie 4.0 und des Internet of Things (IoT) immer noch zahlreiche Rechnungen und andere Dokumente in Papierform und heften sie in aufgereihten Ordnern ab. Der Einsatz von Druckern und Faxgeräten geht zwar nach und nach zurück, Mitarbeiter müssen aber weiterhin viel Zeit für das Einsortieren und Abheften von Belegen investieren. Entsprechend bleibt die Dokumentenverarbeitung unpraktisch und ineffektiv. Die Möglichkeit einer automatischen Suche nach einer bestimmten Rechnungsnummer oder anderen Informationen ist langwierig und nur für die Mitarbeiter möglich, die sich mit dem Archivierungssystem auskennen.

Eine erste Hilfe können so genannte Enterprise Content Management Systeme (ECM) sein, die eingescannte Rechnungen digitalisieren und ablegen. Der erste Schritt von analog zu digital ist damit zwar geschafft, wenn es um die Informationsverarbeitung geht scheitern die ECM-Systeme allerdings. Dokumente können weder auf relevante Informationen durchsucht und zur Bearbeitung weitergegeben, noch können offene Rechnungen automatisch bezahlt werden. Eine weitere Unterstützung bietet die sogenannte Optical Character Recognition (OCR), die optische Zeichenerkennung. Eine Methode, mit der Texte auf Basis von Bildern erkannt werden.

OCR liest Inhalte aus dem jeweiligen Dokument aus und speichert sie ab. Allerdings bleibt der Kontext hierbei unbeachtet. Die optische Zeichenerkennung hilft in einigen Fällen zwar weiter, das System kann allerdings nur effektiv arbeiten, wenn sich die Layouts der Rechnungen gleichen und die Mitarbeiter entsprechend konstante Vorlagen für die auszulesenden Datenfelder hinterlegen können. Da es allerdings kein festgelegtes, international gültiges Format für Rechnungen gibt und das jeweilige Design von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist, kann das System nur bedingt mit den Vorgaben arbeiten.

Eine intelligente Lösung hilft

Ein System, das den Rechnungseingang nachhaltig optimiert und automatisiert, muss intelligente Entscheidungen treffen können. Dabei soll es im ersten Schritt erkennen, um welchen Dokumententyp es sich beim jeweiligen Beleg handelt. Denn nicht nur Rechnungen werden auf dem analogen Weg verschickt, sondern auch Auftragsbestätigungen, Stornos, Gutscheine und sonstige Post. Eine automatisierte Vorsortierung reduziert den manuellen Aufwand von Anfang an erheblich. Im zweiten Schritt folgt das Auslesen der Informationen.

Dabei ist eine smarte Lösung dazu in der Lage, sämtliche Daten, unabhängig vom Layout der Seite, der Platzierung oder der Sprache, zu identifizieren. Das gelingt durch die Kombination von optischer Zeichenerkennung und Künstlicher Intelligenz. Eine vorkonfigurierte Wissensbasis hilft dem System, gängige Formate von Rechnungsnummern, Adressen und anderen Details einfach zu identifizieren. Dank überwachtem maschinellem Lernen trainiert sich Smart Capture zusätzlich selbst: Stolpert das System über ein Problem bei der Bearbeitung eines Dokuments, wird eine Benachrichtigung an einen zuständigen Mitarbeiter gesendet. Dieser erhält das Dokument, kann ein Review durchführen und eine Entscheidung treffen. Mit dieser Rückmeldung lernt das System einen neuen Fall kennen und wendet dieses zusätzliche Wissen beim nächsten Mal selbstständig an.

Minimaler Eingriff für maximales Ergebnis

Vor allem großen, international agierenden Unternehmen bietet die Technologie eine enorme Erleichterung und bedeutet einen großen Schritt in die digitale Transformation. Ein intelligentes System erkennt Informationen in verschiedenen Sprachen, und geht souverän mit unterschiedlichen Steuerinformationen und Adressinformationen um. Hinzu kommt die Plausibilitätsprüfung sowie der Abgleich mit den jeweils geltenden Landes- und Unternehmensbestimmungen. Ein Prozess, durch den international agierende Unternehmen deutlich effizienter und automatisierter Arbeiten können. Damit alle Informationen zu einer Bestellung auf einen Klick bereitstehen, verknüpft eine smarte Lösung alle eingegangenen Details zu einem erteilten Auftrag und gleicht sie automatisch ab. Dank dieser intelligenten Zusammenführung finden Mitarbeiter relevante Dokumente zu jedem Vorgang schneller und einfacher; lediglich unklare Fälle werden manuell bearbeitet.

Herausforderungen mit Smart Capture meistern

Mithilfe der Smart-Capture-Technologie werden große Menge an Dokumenten erheblich effizienter und kostengünstiger bearbeitet. Im Schnitt enthält jeder Beleg etwa 15 Felder – von Datum und Adresse über Referenznummer bis hin zu Steuersatz sowie verschiedener Brutto- und Nettobeiträge. All diese Informationen müssen ausgelesen und übertragen werden, Summen auf Plausibilität überprüft, Steuerabzüge und Zahlungsbedingungen weiterverarbeitet werden. Aufgrund der immensen Reduzierung des manuellen Aufwands rechnet sich der Einsatz eines intelligenten Systems häufig schon nach wenigen Monaten.

Da bei der Verarbeitung von Dokumenten mit sensiblen Daten umgegangen wird, sollten Unternehmen eine Lösung auszuwählen, die sowohl die EU-Datenschutzgrundverordnung als auch die geltende Unternehmens- und Länderanforderungen einhält. Angesichts der Herausforderungen durch Big Data und Compliance hilft Smart Capture mit dem einfachen Zugriff auf gebündelte Informationen Unternehmensverantwortlichen dabei, Entscheidungen schneller und besser zu treffen.

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