Kommentar von Franz Kögl, IntraFind Welche sensiblen Daten haben wir denn überhaupt?

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Geistiges Eigentum oder persönliche Informationen in Unternehmen zu schützen, ist eine Sache. Solche Daten aber erst einmal zu identifizieren, eine ganz andere. Enterprise-Search-Systeme sind für diese Aufgabe geradezu prädestiniert.

Logisch: Unternehmen müssen für den richtigen Umgang mit sensiblen Daten sorgen. Wenn Mitarbeiter aus Versehen oder Unbedarftheit geistiges Eigentum wie etwa Konstruktionsdaten an einen unberechtigten Empfänger schicken, kann das erhebliche finanzielle Einbußen oder juristische Folgen nach sich ziehen und ein Unternehmen im schlimmsten Fall sogar ruinieren. Wenn Mitarbeiter Zugang zu persönlichen Informationen haben, die sie laut DSGVO nicht sehen sollten, oder Unternehmen personenbezogene Daten speichern, die sie gar nicht haben dürften, kann ihnen das erhebliche Geldbußen einbringen und ihre Reputation nachhaltig beschädigen.

Schutzbedürftige Informationen erkennen und klassifizieren

Um einen angemessenen Umgang mit sensiblen Daten sicherzustellen, müssen Unternehmen diese aber erst einmal erkennen und klassifizieren. Sie müssen wissen, welche schutzbedürftigen Informationen sie überhaupt haben und wo sich diese befinden. Das ist alles andere als trivial, denn solche Informationen liegen nicht nur transparent in strukturierter Form in den Datenbanken von ERP- oder CRM-Systemen vor. Sie befinden sich auch in Files mit unstrukturierten Daten wie E-Mails, Textdateien oder Tabellen.

Diese Dokumente bilden meist einen blinden Fleck, weil die zur thematischen Erfassung erforderlichen Metadaten veraltet, unvollständig oder fehlerhaft sind – oder von den Erstellern schlicht und einfach nicht gepflegt werden. Zudem werden sie immer unüberschaubarer. Die Anzahl der Dokumente in Unternehmen wächst kontinuierlich und sie sind über zunehmend heterogene IT-Systeme und Speicherorte verteilt: von internen Filesystemen über Unternehmensportale oder Wikis bis hin zu verschiedenen Cloud-Plattformen.

Geistiges Eigentum und DSGVO-relevante Daten automatisiert labeln

Dieses Problem können Unternehmen mit Software lösen, die sie dafür wahrscheinlich gar nicht auf dem Schirm haben: nämlich Enterprise Search, per Definition genutzt für die unternehmensweite Suche nach Informationen. Moderne Enterprise-Search-Systeme bringen Eigenschaften mit, die sie zum idealen Tool für Data Discovery und Data Classification machen. So können sie über Konnektoren etwa die unterschiedlichsten Datenquellen anbinden. Ob es sich dabei um strukturierte oder unstrukturierte Daten handelt und ob sich die Datenquellen On-Premises oder in der Cloud befinden, spielt dabei keine Rolle. Um diese Quellen schnell und zielführend zu durchsuchen, sind moderne Enterprise-Search-Systeme zudem mit einem Technologie-Stack aus fortgeschrittener Textanalyse, Machine Learning und Deep Learning ausgestattet. Mit diesem Stack können sie die Inhalte von Dokumenten thematisch erfassen.

Unternehmen haben dadurch die Möglichkeit, Dokumente, die unter interne Regelungen oder gesetzliche Vorgaben fallen, vom Enterprise-Search-System automatisiert erkennen und klassifizieren zu lassen. Die Klassifikationen speichert das System als Metadaten an den jeweiligen Dokumenten. So können Unternehmen Dateien ausfindig machen und labeln, die geistiges Eigentum wie Patente oder Erfindungen enthalten, gesetzlichen Vorgaben zur Geheimhaltung oder Exportkontrolle unterliegen, oder persönliche Informationen gemäß DSGVO aufweisen.

Versand sensibler Dateien unterbinden und Zugriffe einschränken

Die Labels der Enterprise Search Software ermöglichen es Unternehmen, im Zusammenspiel mit Datensicherheitssystemen technische Lösungen für den Schutz sensibler Daten zu implementieren. Das können beispielsweise Lösungen sein, die den Versand und das Hochladen von Dateien mit geistigem Eigentum unterbinden oder den Zugang der Mitarbeiter zu Dokumenten mit persönlichen Informationen einschränken.

Zudem machen die Labels den DSGVO-Verantwortlichen das Leben deutlich leichter. Mit ihrer Hilfe können sie alle relevanten Daten im Unternehmen zuverlässig aufspüren und die Bestände sukzessive ordnen, indem sie Daten löschen, verschlüsseln oder verschieben. DSGVO-Auskunftsersuchen können sie schnell und umfassend beantworten.

Zentrale Infrastruktur für moderne Informationsbereitstellung

Die Einsatzmöglichkeit als Tool für Sensitive Data Discovery und Classification zeigt, dass Enterprise Search ihrem ursprünglichen Zweck längst entwachsen ist. Ihre modernen Technologien unterstützen inzwischen viel mehr Use Cases als nur eine unternehmensweite Suche. Enterprise Search kann heute als zentrale Infrastruktur für moderne Informationsbereitstellung betrachtet werden, deren Anwendungsgebiete von effektivem Wissensmanagement über die einfachere Erfüllung interner und gesetzlicher Vorgaben bis hin zu Big-Data-Analysen reichen.

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