Definition Was ist ein KPI (Key Performance Indicator)?

Ein Key Performance Indicator, kurz KPI, ist eine aussagekräftige Kennzahl, mit der sich die Leistung einer Aktivität einer Organisation oder eines Unternehmens messen lässt. Es existieren viele verschiedene KPIs für unterschiedlichen Unternehmensbereiche und Tätigkeiten. Die leicht verständlichen Leistungsindikatoren können zur kontinuierlichen Überprüfung der Zielerreichung eingesetzt werden.

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Die Abkürzung KPI steht für Key Performance Indicator. Die deutsche Übersetzung lautet Leistungskennzahl oder Leistungsindikator. Es handelt sich um Kennzahlen, mit denen sich die Leistung verschiedener Aktivitäten einer Organisation oder eines Unternehmens messen, darstellen und überprüfen lassen. In einem Unternehmen existieren für die verschiedenen Bereiche und Unternehmensprozesse viele unterschiedliche KPIs. Eine Leistungskennzahl kann sich beispielsweise auf einen einzelnen Mitarbeiter, auf eine Abteilung, auf IT-Komponenten und IT-Anwendungen oder auf ein komplettes Unternehmen beziehen.

Anhand des Key Performance Indicators wird sichtbar, ob und in welchem Umfang ein vorgegebenes Ziel erreicht wird oder ein Unternehmensbereich beziehungsweise ein System seinen Zweck erfüllt. Genutzt werden die KPIs beispielsweise von der Unternehmensführung, vom Controlling oder von verschiedenen Management-Ebenen. Wird durch das Monitoring der KPIs erkennbar, dass Ziele verfehlt werden, lassen sich aus den Kennzahlen Maßnahmen zur Optimierung der Unternehmensprozesse ableiten und die Umsetzung der Maßnahmen in die Wege leiten.

Typische Unternehmensbereiche, für die KPIs erstellt werden, sind das Marketing, der Vertrieb, die Logistik, das Projektmanagement, der IT-Betrieb, das Rechnungswesen, der Kundenservice oder die Fertigung. Im IT-Umfeld kommen KPIs zum Einsatz, um beispielsweise die Performance eines Onlineshops zu bestimmen, die Wirksamkeit von SEO-Maßnahmen zu prüfen, die Leistung von IT-Systemen zu überwachen oder den Erfolg des Online-Marketings zu ermitteln. Zur Darstellung der Key Performance Indicator werden häufig sogenannte Dashboards genutzt, die viele verschiedene KPIs auf einer einzigen Oberfläche grafisch aufbereitet und leicht verständlich anzeigen.

Ziele der Verwendung von KPIs

Wichtigstes Ziel der Verwendung von KPIs ist, Unternehmensprozesse und -aktivitäten zu kontrollieren und zu bewerten. Es handelt sich um ergebnisorientierte Kennzahlen, die den Erfolg einer Aktivität leicht messbar machen. Durch die Arbeit mit KPIs sollen Unternehmensprozesse optimiert und das Unternehmen insgesamt erfolgreicher werden. Da KPIs sich immer auf einzelne Aktivitäten beziehen und in der Regel leicht verständlich sind, wird auf den ersten Blick deutlich, in welchen Bereichen Verbesserungspotenzial besteht. Durch die Konzentration auf die entscheidenden Kennzahlen lässt sich leicht prüfen, ob die gesteckten Ziele erreicht werden. Führungskräften helfen KPIs bei der Mitarbeiterführung und -entwicklung. Für die Mitarbeiter wird transparent, wo die Prioritäten zu setzen sind und wie auf die Erreichung der Ziele hingearbeitet werden kann.

Die Merkmale eines Key Performance Indicators

Damit es sich bei einem Key Performance Indicator um eine tatsächlich aussagekräftige und für den Erfolg einer Aktivität entscheidende Leistungskennzahl und nicht um eine x-beliebige Kennzahl handelt, sind die sogenannten SMART-Kriterien zu erfüllen. SMART gibt folgende Merkmale für einen Key Performance Indicator vor:

• S-pecific (spezifisch)

• M-easurable (messbar)

• A-chievable (erreichbar)

• R-esult-oriented (ergebnisorientiert)

• T-ime-bound (zeitlich gebunden)

Monitoring und Darstellung der KPIs

Für eine aussagekräftige Erfolgsmessung mit KPIs sind die definierten Kennzahlen kontinuierlich zu prüfen und den Verantwortlichen in geeigneter Weise zu präsentieren. Hierfür lassen sich verschiedene Darstellungsformen wie Diagramme oder Ampeldarstellungen verwenden. Diese können elektronisch oder in Papierform regelmäßig beispielsweise der Unternehmensführung vorgelegt oder öffentlich für die komplette Belegschaft sichtbar ausgehängt werden. Oft kommen für das gleichzeitige Monitoring und die parallele Darstellung vieler verschiedener KPIs sogenannte Dashboards zum Einsatz. Diese Dashboards bestimmen KPIs automatisiert und bieten eine übersichtliche elektronische Darstellung in aggregierter Form. Für den Unternehmenserfolg relevante KPIs werden visuell leicht verständlich aufbereitet und häufig in Echtzeit aktualisiert. Dies bietet die Möglichkeit, schnell auf Veränderungen im Zielerreichungsgrad bestimmter Bereiche zu reagieren. Auf dem Markt existieren zahlreiche Softwarelösungen zur Visualisierung von KPIs mit Dashboards.

KPIs im IT-Umfeld

Auch für das IT-Umfeld existieren zahlreiche Key Performance Indicators. Sie messen die Performance oder den Erfolg der IT-Aktivitäten oder IT-Systeme. KPIs kommen im Bereich der Webanalyse, des Content Marketings, der Suchmaschinenoptimierung oder der Performance-Messung der Server zum Einsatz. Der Erfolg eines Onlineshops kann beispielsweise mit KPIs wie dem durchschnittlichen Wert der Bestellungen, der Anzahl an Bestellungen in einem definierten Zeitraum oder der Abbruchrate während des Bestellprozesses bewertet werden. Der Erfolg bestimmter Online-Marketing-Maßnahmen ist mit KPIs wie der Anzahl an Besuchern, der durchschnittlichen Verweildauer der Besucher, der Social Shares, der Conversion Rates der Landingpages oder der Anzahl wiederkehrender Besucher messbar. Weitere KPIs im IT-Umfeld sind:

• durchschnittliche Downtime der Server

• durchschnittliche Antwortzeit eines Servers

• Mean Time to Repair (MTTR) – durchschnittliche Zeit zur Behebung eines Fehlers

• Verhältnis offener zu gelösten Tickets eines Ticketing-Systems

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