Kommentar von Sabrina Ilk, Mindbreeze

Vorhandenes Wissen sinnvoll nutzen

| Autor / Redakteur: Sabrina Ilk* / Nico Litzel

Enterprise-Search-Produkte sind intelligente Systeme, die es einfach machen, große Datenmengen zu verwalten und zu durchforsten.
Enterprise-Search-Produkte sind intelligente Systeme, die es einfach machen, große Datenmengen zu verwalten und zu durchforsten. (Bild: © Iconimage – Fotolia.com)

Unternehmen generieren täglich große Datenmengen. Diese Daten bilden die Basis für wertvolles Wissen, das maßgeblich zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit und der Performance beiträgt. Jedoch haben Unternehmen immer öfter Schwierigkeiten, dieses Wissen sinnvoll zu nutzen. Die Einführung von Enterprise-Search-Produkten für ein leichtgewichtiges Wissensmanagement im Unternehmen gewinnt daher rasant an Bedeutung.

Die Notwendigkeit von einem erstklassigen Wissensmanagement in Unternehmen unterstreicht eine Umfrage der Association for Information and Image Management (AIIM) und Accenture: 42 Prozent der Führungskräfte nutzen mindestens einmal pro Woche falsche, beziehungsweise überholte Informationen. 59 Prozent der Mitarbeiter verfügen nicht über die Informationen, die sie dringend benötigen würden und nur 37 Prozent der CIOs glauben, genügend und aktuelle Informationen zu besitzen.

Das zeigt: Big Data wird immer mehr zur großen Herausforderung für Unternehmen. Meist werden sie von der generierten Datenflut regelrecht überschwemmt. Die Informationen sind in vielen verschiedenen Anwendungen gespeichert und können oft gar nicht mehr oder nur mit großem Aufwand gefunden und miteinander verknüpft werden.

Fachabteilungen haben den Bedarf, aktuelle Informationen zu einem Thema, einer Fragestellung rasch zur Hand zu haben. Manuelle Recherchen, die Mitarbeiter fast täglich im Rahmen ihrer Arbeit durchführen müssen, werden zum „Zeitdieb“ und liefern meist nicht die gewünschten Ergebnisse. Wertvolles Wissen schlummert vor sich hin und kann nicht genutzt werden – Wissen, das aber oft den entscheidenden Vorteil gegenüber der Konkurrenz bieten könnte. Doch es gibt Lösungen, die den „Zeitdiebstahl“ erfolgreich verhindern und zusätzlich den Suchprozess zu einem Erlebnis machen.

Übergreifende Suche für alle relevanten Unternehmensquellen

Eine erfolgreiche und praktische Lösung der Aufgabenstellung verbirgt sich hinter Enterprise Search. Professionelle Enterprise-Search-Produkte sind intelligente Systeme, die es einfach machen, große Datenmengen zu managen bzw. explorativ zu durchforsten. Enterprise Search verfolgt das Ziel, wertvolle Informationen nicht länger ungenutzt zu vergeuden, sondern Informationen zu analysieren, zu verstehen und den Anwendern im Rahmen ihrer Berechtigungen im richtigen Kontext anzubieten. Dafür müssen nicht wieder neue Inhalte von den Anwendern erfasst werden, sondern die bestehenden Informationen werden effizient nutzbar.

Enterprise-Search-Lösungen beziehen alle angebundenen Datenquellen in den Suchvorgang mit ein. So müssen Mitarbeiter nicht mehr einzeln beispielsweise das lokale Dateisystem, den Posteingang, das Cloud-System usw. durchsuchen, um die benötigten Informationen zu finden, wenn sie nicht wissen, wo diese gespeichert sind. Das übernimmt nun die Unternehmenssuche (Enterprise Search). Somit können die Mitarbeiter auch ganz einfach, ohne nachfragen oder lange suchen zu müssen, auf einen Blick alle Daten finden, die von ihnen erstellt bzw. abgelegt wurden oder für die sie die benötigten Zugriffsrechte haben.

Professionelle Enterprise-Search-Lösungen berücksichtigen und erzwingen die vorhandenen Berechtigungen im Unternehmen ganz ohne zusätzlichen Aufwand. Die Zugriffsrechte werden von der jeweiligen Datenquelle übernommen. Damit können nur jene Mitarbeiter die Informationen finden, die dazu berechtigt sind.

Bei der Suche und Analyse von Informationen spielt es für die Enterprise-Search-Lösung keine Rolle, ob diese strukturiert, also in Form von Formularen oder Metadaten, zur Verfügung stehen oder sich in unstrukturierter Form, beispielsweise in einem Fließtext, befinden. Die intelligenten Lösungen durchsuchen und analysieren alle Arten von Informationen, was den Suchprozess erheblich erleichtert. Die Mitarbeiter müssen beispielsweise nicht den Namen eines Dokumentes wissen, in dem sich die benötigte Information befindet. Sie geben einfach einen Suchbergriff aus dem Fließtext in das Suchfeld ein und erhalten sofort das benötigte Dokument.

Intelligent und strukturiert

Enterprise-Search-Lösungen binden nicht nur alle Datenquellen in den Suchvorgang ein – sondern führen diesen auch intelligent und semantisch aus. So werden beispielsweise Rechtschreibfehler erkannt und trotz der falschen Schreibweise die richtigen Ergebnisse geliefert oder mittels „Meinten-Sie“-Funktion Alternativen vorgeschlagen. Außerdem erkennen die Lösungen auch Synonyme und binden Hintergrundinformationen über den Benutzer in die Suche mit ein. Dadurch erkennt das System, wo die Person im Unternehmen arbeitet.

Sucht beispielsweise ein Mitarbeiter der Personalabteilung nach dem Wort „Rechnung“, erhält er Gehaltsabrechnungen, Reisekostenabrechnungen usw. von den Mitarbeitern als primäre Treffer angezeigt. Er erhält keine Rechnungen von Lieferanten oder an Kunden, denn das System hat erkannt, dass diese Dokumente nicht relevant sind. Dadurch werden die richtigen Informationen gut aufbereitet und übersichtlich zur Verfügung gestellt und der Mitarbeiter kann sie sofort verarbeiten.

Enterprise-Search-Lösungen erkennen Zusammenhänge zwischen Informationen, verbinden diese und liefern somit auch Zusatzinformationen zu dem gesuchten Begriff. Wird beispielsweise nach einem Kunden mittels seines Nachnamens gesucht, erhält der Benutzer nicht nur die Stammdaten des Kunden, sondern auch Angebote, Bestellungen, Rechnungen oder Mahnungen, die seinen Namen oder seine Kundennummer beinhalten. Das System erkennt von selbst, welche Kundennummer zu dem Kunden gehört und dass auch Dokumente, in denen nur diese Nummer vorkommt, wichtig sind.

Dabei werden die Suchergebnisse von der Lösung, wie etwa dem Produkt Mindbreeze InSpire des österreichischen Anbieters Mindbreeze, in einer sogenannten 360-Grad-Sicht zur Verfügung gestellt: die wichtigsten Kerninformationen angereichert mit wertvollen Zusatzdaten. Dadurch sieht der Suchende das Wichtigste auf einem Blick, durch Zusatzinformationen kann er sein Wissen noch ergänzen und spart sich weitere Recherchen, weil weitere benötigte Daten schon automatisch bereitgestellt werden. Damit können Fragen wie „Was wissen wir als Unternehmen zu einem Bauteil, zu einem Kunden, zu einem Lieferanten?“ und viele weitere effizienter beantwortet werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern verkürzt und optimiert ganze Geschäftsprozesse.

Fazit

Enterprise Search als leichtgewichtiges Wissensmanagement-System ist zu einem Top-Thema auf den Agenden der Unternehmen geworden. Die zahlreichen Vorteile überzeugen und verschaffen klar ersichtliche aber auch kalkulierbare Wettbewerbsvorteile. Die Suche in allen angebundenen Datenquellen erleichtert die Recherche von Informationen enorm und spart den Mitarbeitern nicht nur viel Zeit, sondern liefert auch ein besser strukturiertes Ergebnis. Durch 360-Grad-Sichten auf Produkte, Kunden, Lieferanten, Anlagen etc. erhält der Suchende einen sofortigen Überblick über jene Informationen, die für ihn und seine Arbeit relevant sind.

* Sabrina Ilk ist Project Manager bei Mindbreeze und Expertin für die Themen Wissensmanagement und Trendscouting.

Kommentare werden geladen....

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Der Kommentar wird durch einen Redakteur geprüft und in Kürze freigeschaltet.

Anonym mitdiskutieren oder einloggen Anmelden

Avatar
Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
  1. Avatar
    Avatar
    Bearbeitet von am
    Bearbeitet von am
    1. Avatar
      Avatar
      Bearbeitet von am
      Bearbeitet von am

Kommentare werden geladen....

Kommentar melden

Melden Sie diesen Kommentar, wenn dieser nicht den Richtlinien entspricht.

Kommentar Freigeben

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

Freigabe entfernen

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 43852220 / Analytics)