Kommentar von Franz Kögl, Intrafind Data Governance: Man kann nur steuern, was man kennt

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Data Governance hat viele Aspekte und erfordert ein Zusammenspiel von Menschen, Prozessen und Tools. Enterprise Search spielt in diesem Mix eine wichtige Rolle. Sie ist ein Allround-Talent für Informationsbereitstellung und unterstützt an vielen Stellen die Verwaltung und Kontrolle von Daten.

In der datengetriebenen Geschäftswelt von heute ist Data Governance unverzichtbar. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Daten korrekt, konsistent, zugänglich und geschützt sind. Nur dann können Informationen eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen bilden, Unternehmen Doppelarbeiten reduzieren und gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO sowie interne Standards einhalten. Nicht zuletzt schafft Data Governance die notwenige Struktur, um datengetriebene Technologien wie Künstliche Intelligenz und Automatisierung überhaupt sinnvoll einzusetzen.

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Data Governance beruht dabei auf einem Mix aus klaren Regeln, definierten Rollen und unterstützender Technologie. Sie erfordert ein Zusammenspiel von Menschen, Prozessen und Tools. Ein Werkzeug, das in diesem Mix eine Schlüsselrolle spielen kann, ist Enterprise Search. Software für unternehmensweite Suche bietet längst deutlich mehr als nur Volltextsuche. Sie ist heute mit einem modernen Technologie-Stack ausgestattet, der sie zu einem Allround-Talent für die organisationsweite Bereitstellung von Informationen macht. Dadurch wird sie auch für Data Governance wertvoll.

Welche schutzbedürftigen Daten haben wir überhaupt?

Zu den größten Herausforderungen von Data Governance zählen Data Discovery und Data Classification. Um einen angemessenen Umgang mit sensiblen Informationen sicherzustellen, müssen Unternehmen diese erst einmal erkennen und klassifizieren. Sie müssen wissen, welche schutzbedürftigen Informationen sie überhaupt haben und wo sich diese befinden.

Enterprise Search bindet die unterschiedlichsten Datenquellen an, seien es strukturierte oder unstrukturierte Daten, Quellen im eigenen Unternehmen oder in der Cloud. Mit fortgeschrittenen Textanalyse-Verfahren, Large Language Models und Machine Learning kann sie die Inhalte dieser Datenbestände thematisch und inhaltlich erfassen. Das gibt Unternehmen die Möglichkeit, Dokumente, die unter interne Regelungen oder gesetzliche Vorgaben fallen, vom Enterprise-Search-System automatisiert erkennen und klassifizieren zu lassen.

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Die erzeugten Metadaten (oder Tags) werden im Enterprise-Search-System als zentraler Komponente persistiert oder können sogar auch an die Originaldaten zurückgeschrieben werden. Auf diese Weise können Unternehmen Dokumente ausfindig machen und labeln (beziehungsweise automatisch taggen), die geistiges Eigentum wie Patente und Erfindungen enthalten, gesetzlichen Vorgaben zur Geheimhaltung und der Exportkontrolle unterliegen, oder persönliche Informationen gemäß DSGVO aufweisen. Dadurch können sie vermeiden, dass sensible Dokumente unautorisiert weitergegeben werden, Löschfristen lassen sich problemlos einhalten und DSGVO-Auskunftsersuchen schnell und umfassend beantworten.

Datenhygiene unterstützen und Datenqualität verbessern

Eine weitere zentrale Anforderung an Data Governance ist die Sicherstellung einer hohen Datenqualität. Mit Enterprise Search lassen sich Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammenführen und auswerten, etwa durch Textanalysen, Metadatenvergleiche oder Ähnlichkeitserkennung. Das hilft Unternehmen dabei, beispielsweise im Rahmen einer Fileshare-Analyse Dubletten oder unterschiedliche Varianten von Dokumenten zu finden und zu beseitigen.

Entweder erzeugt die Software dazu neue Metadaten-Kategorien, ergänzt fehlende Metadaten oder korrigiert intellektuell falsch vergebene Metadaten transparent und nachvollziehbar. Auf diese Weise kann sie identische oder sehr ähnliche Dokumente wie doppelte Berichte, Verträge oder E-Mail-Anhänge identifizieren. Geeignete Systeme markieren solche Treffer dann oder gruppieren sie automatisch, sodass redundante Inhalte sofort sichtbar werden und sich leichter bereinigen lassen. Dadurch unterstützt Enterprise Search die Datenhygiene und die Verbesserung der Datenqualität.

Berechtigungen analysieren und Schwachstellen beseitigen

Wertvolle Hilfestellung kann auch das Berechtigungsmanagement von Enterprise Search geben. Eine unternehmensweite Suche muss natürlich sicherstellen, dass die Nutzer in den Suchergebnissen nur Inhalte angezeigt bekommen, auf die sie auch im Quellsystem zugriffsberechtigt sind. Moderne Enterprise-Search-Software übernimmt dazu die Rechtemodelle aus den Quellsystemen, berücksichtigt sie bereits bei der Indexierung der Daten und zieht sie dann bei der Suche und Ausgabe der Ergebnisse automatisch heran.

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Dadurch erhält die Software Einblick in die bestehenden Zugriffsrechte der verschiedensten Datenquellen. Das ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Schwachstellen zu identifizieren, etwa zu weit gefasste Freigaben, verwaiste Inhalte ohne klare Verantwortlichkeiten oder doppelte Dateien mit widersprüchlichen Berechtigungen. Sie können Risiken identifizieren und gezielt gegensteuern.

Starker Hebel für Datenschutz und Datenqualität

Enterprise Search macht Daten über Systemgrenzen hinweg auffindbar, verständlich und kontrollierbar. Sie schafft Transparenz über Datenbestände, erzeugt neue, ergänzt fehlende oder korrigiert falsche Metadaten und liefert einen 360-Grad-Blick auf vernetzte Metadaten-Ebenen, die über die gesamte Informationslandschaft gelegt werden. Dadurch ist sie ein wirkungsvolles Werkzeug zur Unterstützung von Data Governance und bietet einen starken Hebel um Datenschutz, Datenqualität und Datenlandschaften gezielt zu optimieren.

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