Kommentar von Benjamin Detzel, Ingentis So wird das strategische Potenzial von Organigramm-Software gehoben

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Organigramm-Software gibt Einblick, wie Unternehmen sich aufstellen, wer an wen berichtet und wie Einheiten zusammenhängen. Sie liefert aber auch Angaben zu einzelnen Mitarbeitern, Jobprofilen, Teams und Bereichen. So ermöglicht sie Erkenntnisse, wie People Management und Organisationsdesign zusammenspielen, wie Einzelaspekte guter Unternehmensführung und zeitgemäßer Personalarbeit sich entwickeln, wo Risiken bestehen und wie ihnen zu begegnen wäre.

In der Folge können der Zuschnitt eines Unternehmens, einer Abteilung oder eines Teams angepasst sowie Prozesse optimiert werden. Daher soll hier erläutert werden, wie die Auswahl, Implementierung und erfolgreiche Nutzung dieser Art von Software aussehen kann.

Schritt 1: Anforderungen erheben

Die Anwender: Eine der wichtigsten Fragen dreht sich um die Benutzer der Software. Für wen ist das Tool eigentlich gedacht? Es macht einen Unterschied, ob Führungskräfte, Mitarbeitende, Stäbe, Human Resources oder auch Experten aus dem Organizational Development die Lösung bedienen sollen. Welche Erwartungen haben die einzelnen Benutzer an das Tool und kann die Lösung diese auch erfüllen? Weitere Zielgruppen in diesem Kontext stellen zudem die hauseigene IT und die Cybersecurity-Experten dar, die andere Bedürfnisse formulieren als die Fachabteilungen.

Die Rechte: Das Management von Zugriffsrechten in einem Unternehmen erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Denn nur so erhält jeder Mitarbeiter genau die Zugriffsrechte, die er für seine Arbeit benötigt, während unnötiger Zugriff auf sensible Daten beschränkt wird. Die Vergabe von Zugriffsrechten sollte auf der Grundlage von Rollen innerhalb der Organisation erfolgen, wobei unterschiedliche Zugriffsebenen von Basisrechten für Mitarbeiter, die nur öffentlich verfügbare Informationen benötigen, bis hin zu erweiterten Rechten für Führungskräfte, die auf sensible Mitarbeiterdaten zugreifen müssen, reichen. Die Authentifizierung der Anwender ist ein weiterer kritischer Aspekt des Zugriffsrechtemanagements, wobei starke Mechanismen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung oder biometrische Verfahren eingesetzt werden sollten, um die Sicherheit zu erhöhen.

Die Daten: Das Management von Daten spielt eine elementare Rolle in der Fähigkeit einer Organisation, Strukturen und Zusammenhänge anforderungsgerecht abzubilden, Analysen zu ermöglichen und zuverlässige Erkenntnisse zu gewinnen. Hierfür ist es notwendig, genau zu verstehen, welche Daten benötigt werden, und sicherzustellen, dass diese auch verfügbar, gepflegt und miteinander verknüpfbar sind. Zudem muss die Infrastruktur flexibel genug sein, um bei Bedarf unkompliziert neue Datenquellen erschließen zu können. Die Einrichtung und Wartung von Schnittstellen zu verschiedenen Systemen ist ein weiterer kritischer Aspekt, der sowohl die Zugänglichkeit als auch die Verarbeitung der Daten betrifft.

Diese Schnittstellen müssen nicht nur den aktuellen Anforderungen gerecht werden, sondern auch künftige Erweiterungen unterstützen können, um die langfristige Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit des Datenmanagements zu gewährleisten. Gute Organigramm-Software ist kompatibel mit einer Vielzahl von Personalsystemen, Datenbanken, Verzeichnisdiensten und Dateiformaten. Sie hat vorprogrammierte Schnittstellen und ist von marktführenden Systemanbietern zertifiziert.

Die Funktionalitäten: In Unternehmen werden spezifische Funktionalitäten von Lösungen benötigt, um nicht nur den aktuellen Zustand deskriptiv darzustellen, sondern auch um Rück- und Ausblicke, Archive, Simulationen und Prognosen zu ermöglichen. Diese Funktionalitäten sind entscheidend, um eine umfassende Perspektive auf die Unternehmensdynamik zu erhalten und fundierte Entscheidungen treffen zu können. Darüber hinaus ist es für viele Organisationen von Bedeutung, dass die Lösung das Controlling wichtiger HR-Kennzahlen unterstützt. Ebenso wichtig sind Funktionen zur Überwachung und Steuerung von HR-Prozessen wie Nachfolgeplanung sowie On- und Offboarding. Die Fähigkeit einer Lösung, diese Anforderungen zu erfüllen, hängt von ihrer Flexibilität, Skalierbarkeit und den integrierten Analysewerkzeugen ab. Es ist daher entscheidend, ein Tool zu wählen, das nicht nur den aktuellen Bedarf deckt, sondern auch die Möglichkeit für künftige Anpassungen und Erweiterungen bietet.

Die Darstellungsformen: Die Abbildung von Unternehmensstrukturen und -daten erfordert flexible und intuitive Darstellungsformen, um unterschiedliche Informationsbedürfnisse zu erfüllen. Dabei sollte die gewählte Lösung eine Vielfalt an Visualisierungsmöglichkeiten bieten, von einfachen Tabellen und Diagrammen bis hin zu komplexen interaktiven Dashboards. Das ermöglicht es den Nutzern, Daten und Erkenntnisse auf die für sie effektivste Weise zu analysieren und zu präsentieren. Gleichzeitig sollte die Lösung so benutzerfreundlich gestaltet sein, dass sie auch für nicht-technische User einfach und ohne tiefgehende Programmierkenntnisse zu bedienen ist. Zudem ist die Unterstützung verschiedener Ausgabeformate essenziell, um eine nahtlose Nutzung über diverse Endgeräte sicherzustellen.

Schritt 2: Lösung implementieren

1. Das Setup: Beim technischen Setup von Software für Organigramme sind mehrere Aspekte entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung und Nutzung des Tools: Zunächst ist die Einrichtung von Zugriffsrechten und Benutzer-Rollen wesentlich, um jedem Nutzer entsprechend seiner Funktion und Notwendigkeit Zugriff auf die relevanten Teile des Organigramms zu geben. Weiterhin gehört die Bereitstellung des Servers oder der Cloud-Datenschnittstellen dazu, welche die Grundlage für eine zentrale Datenhaltung und -verarbeitung bieten. Ein wichtiger Schritt ist auch die Anbindung von Quellen wie Personalsystemen, Lohnabrechnungssystemen und Systemen für die Zeitwirtschaft, um aktuelle Daten in das Organigramm zu integrieren. Dazu müssen Transportaufträge für den Transfer eingerichtet und die Unterstützung verschiedener Datenformate wie CSV, Excel und Textdateien aktiviert werden, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Abschließende Testläufe stellen die korrekte Funktion der Software, die Integrität der Daten und die Zuverlässigkeit der Datenübertragung sicher.

2. Das Customizing: Beim fachlichen Customizen geht es um die individuelle Anpassung der Software an die spezifischen Anforderungen und Vorlieben eines Unternehmens. Das umfasst die Konfiguration der Funktionalitäten, die idealerweise durch den Anbieter durchgeführt wird. Sinnvoll ist es, die Benutzeroberfläche mit der Corporate Identity (CI) des Unternehmens in Einklang zu bringen, um die Wiedererkennung und die Markenintegration zu fördern. Darüber hinaus beinhaltet das Customizing die Konfiguration verschiedener Visualisierungsformate sowie die Auswahl und Anpassung von Dashboards nach den Bedürfnissen des Unternehmens. Zusatzfunktionalitäten wie Quick Edit, Suche, Druck- und Exportoptionen verbessern die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität des Tools. Nicht zuletzt ist die Aktivierung erforderlicher Sprachvarianten für international tätige Unternehmen oder mehrsprachige Teams von Bedeutung.

3. Der Roll-out: Beim Roll-out sollte strukturiert und informativ vorgegangen werden, um eine erfolgreiche Einführung und Akzeptanz bei den Anwendern zu gewährleisten. Der Prozess beginnt in der Regel mit einer Auftaktveranstaltung, in der die Software umfassend vorgestellt wird. Dabei wird nicht nur auf den Nutzen und die Vorteile der Software eingegangen, sondern auch auf ihre Bedienung, um den Anwendern einen ersten Überblick zu verschaffen. Weiterhin ist die Schulung der künftigen User ein zentraler Bestandteil des Roll-outs. Dabei stehen die praktische Nutzung der Software, die Analyse von Ergebnissen, die durch die Software generiert werden, sowie Aufklärung in relevanten Rechtsfragen, die bei der Verwendung von personenbezogenen Daten oder Unternehmensinformationen auftreten können, im Fokus. Auch die Bekanntgabe von Ansprechpartnern, die bei technischen Problemen oder Fragen zur Bedienung assistieren können, sollte im Rahmen des Roll-outs erfolgen. Diese Unterstützungsstrukturen sind essenziell, um den Anwendern Sicherheit im Umgang mit der neuen Software zu geben und eine reibungslose Integration in die täglichen Arbeitsprozesse zu fördern.

Organigramm-Software heute und morgen

Unternehmen müssen ihre Strukturen, Prozesse und Lösungen heute kontinuierlich anpassen können. Tagesaktuelle Org Charts samt komfortabler Dashboards sind Werkzeuge, um dabei Schritt zu halten und neue Herausforderungen schnell und effektiv zu meistern. Organigramm-Software wird immer noch zu sehr als Instrument gesehen, um lediglich Strukturen und Berichtslinien darzustellen. Dabei können Best-in-Class-Lösungen viel mehr. Sie unterstützen die Anwender darin, datenbasiert und lösungsorientiert die richtigen Entscheidungen in Sachen People Management und Organisation zu treffen. Diese Analytics-Aspekte werden mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Big-Data-Analysen noch an Bedeutung gewinnen. Organigramm-Software wird daher immer mehr zum Powertool, um Unternehmen zukunftsfest zu gestalten.

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