KI-Awareness-Training, Teil 2 KI-Awareness-Trainings – Trainingsformen, Aufwand und praktische Integration

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QUNIS GmbH

Nachdem der erste Teil die Bedeutung und Konzeption eines KI-Readiness-Programms erläuterte, behandelt dieser Artikel konkrete Trainingsformate, deren Dauer, sinnvolle Wiederholungszyklen, mögliche Zertifizierungen sowie Anforderungen an verpflichtende Teilnahmen und deren Integration in bestehende HR-Systeme, beispielhaft dargestellt anhand von SAP SuccessFactors.

Eine wesentliche Herausforderung bei der Implementierung eines KI-Readiness-Programms besteht darin, heterogene Zielgruppen innerhalb des Unternehmens zu erreichen. Angesichts divergierender Berufsprofile mit spezifischen Erwartungen und Bedürfnissen ist die initiale Frage nach der optimalen Trainingsform – Präsenzveranstaltung versus E-Learning – von zentraler Bedeutung.

KI-Awareness-Training, Teil 1

Mit KI-Awareness-Trainings Unternehmen erfolgreich auf die Zukunft vorbereiten

Präsenztrainings erweisen sich insbesondere für Führungskräfte und das Management als vorteilhaft, da sie einen Rahmen für strategische Reflexion, fundierte Diskussionen und die unmittelbare Klärung von komplexen Sachverhalten bieten. Die Gruppendynamik in einem geschützten Umfeld ermöglicht zudem eine eingehende Auseinandersetzung mit ethischen Implikationen, den strategischen Auswirkungen von KI-Investitionen sowie potenziellen technologischen Risiken unter der Moderation eines erfahrenen Trainers und Beraters. Obgleich diese Form des Austauschs wertvolle Erkenntnisse generiert, sollte sie aufgrund des Ressourcenaufwands eher die Ausnahme darstellen.

Digitale Formate hingegen bieten eine höhere Flexibilität, sind kosteneffizienter und beanspruchen weniger interne Ressourcen. Solche Formate, insbesondere modularisierte E-Learning-Angebote, gewährleisten die notwendige Skalierbarkeit, um ein breites Spektrum an Mitarbeitern zu erreichen. Sie eignen sich besonders für die Vermittlung von Grundlagenwissen zu KI-Technologien, Datenschutzaspekten und allgemeinen Sicherheitsrisiken. Methodische Grundlage ist das Prinzip des Microlearnings.

Kurze Lerneinheiten gegen das Vergessen

Das ist eine effektive Methode, um dem natürlichen Verlust von Lerninhalten entgegenzuwirken. Studien belegen, dass ein erheblicher Teil des vermittelten Wissens bereits kurze Zeit nach einem herkömmlichen Kurs wieder vergessen wird (bis zu 50 % nach einer Stunde, bis zu 90 % nach einer Woche). Kurze, thematisch fokussierte Lerneinheiten mit prägnant aufbereiteten Informationen prägen sich dem menschlichen Gedächtnis deutlich besser ein und fördern somit einen nachhaltigen Wissensaufbau.

Die verwendeten E-Learning-Module sollten daher konsequent die Prinzipien des Microlearnings berücksichtigen. Das beinhaltet beispielsweise die Gestaltung von Videos für Grundlagenschulungen mit einer Länge von maximal 15 Minuten sowie die Integration von Text- und/oder Gamification-Elementen zur Steigerung des Engagements und des Lernerfolgs.

Für technisch orientierte Zielgruppen wie Entwickler oder IT-Sicherheitsexperten empfiehlt sich ein hybrider Ansatz, der praxisorientierte Workshops mit digitalen Trainingselementen kombiniert.

Diese Kombination ermöglicht ein effektives Training, das sowohl tiefergehende Einblicke in konkrete Anwendungsfälle und technische Herausforderungen als auch in relevante Sicherheits- und Compliance-Aspekte bei der KI-Implementierung bietet. Workshops schaffen einen geschützten Raum für die intensive Erörterung komplexer Fragestellungen wie potenzieller Angriffsszenarien auf KI-Modelle, die Sicherstellung der Datenintegrität oder die Einhaltung spezifischer Compliance-Anforderungen unter realitätsnahen Bedingungen.

Es ist essenziell, allen Beteiligten die Komplexität und den Anspruch dieser Trainingsmodule zu verdeutlichen, um Frustrationen vorzubeugen. Hier sind sowohl die Trainer als auch die direkten Vorgesetzten in der Verantwortung.

Zudem gewinnen regelmäßig veröffentlichte kurze Lernvideos (Microlearning) an Bedeutung, da sie neue Sicherheitslücken, regulatorische Änderungen oder KI-Technologien effizient und zeitsparend vermitteln und die kontinuierliche Beschäftigung mit relevanten KI-Themen fördern.

Umfang, Dauer und Wiederholungsfrequenz der Trainingsmaßnahmen

Die adäquate Dauer und Frequenz des KI-Readiness-Programms sind maßgeblich von der jeweiligen Zielgruppe und den zu vermittelnden Inhalten abhängig. Während Basis-Trainings für die gesamte Belegschaft typischerweise einen Umfang von max. vier Stunden aufweisen und idealerweise halbjährlich wiederholt werden sollten, erfordern spezifische, technisch ausgerichtete Trainings für Entwickler, Sicherheitsexperten oder Compliance-Verantwortliche intensivere Formate mit einer Dauer von bis zu sechs Stunden, die jährlich oder bedarfsgesteuert aufgefrischt werden sollten.

Workshops zur detaillierten Auseinandersetzung mit einzelnen Anwendungsfällen, regulatorischen Anforderungen oder sicherheitstechnischen Fragestellungen sind in der Regel auf halbe oder ganze Tage ausgelegt. Der höhere Aufwand für die Organisation und Durchführung dieser Veranstaltungen wird jedoch durch den unmittelbaren Nutzen in Form von vertieften Kenntnissen, einer erhöhten Sensibilisierung für potenzielle Risiken sowie einem verbesserten Schutz vor Fehlern und Sicherheitsvorfällen kompensiert.

Zertifikate und verpflichtende Teilnahme als Instrumente der Qualitätssicherung

Die Einführung eines Zertifizierungssystems bietet einen signifikanten Anreiz zur Teilnahme und dient gleichzeitig als transparenter Nachweis der erworbenen Kompetenzen. Zertifikate sollten grundsätzlich nach erfolgreichem Abschluss eines Abschlusstests oder einer vergleichbaren Leistungsüberprüfung ausgestellt werden, um eine nachvollziehbare Qualitätskontrolle zu gewährleisten.

Zertifikate erfüllen nicht nur individuelle Motivationsaspekte, sondern unterstützen Unternehmen auch bei der Dokumentation und dem Nachweis der Einhaltung regulatorischer Anforderungen, beispielsweise im Kontext des EU AI Acts oder anderer Compliance-Richtlinien.

Die verpflichtende Teilnahme, zumindest an grundlegenden KI-Awareness-Modulen, etabliert sich in der Praxis zunehmend als Standard, insbesondere für Unternehmen, die spezifischen regulatorischen Anforderungen unterliegen oder hohe Sicherheitsstandards implementieren müssen. Obligatorische Trainings stellen sicher, dass grundlegende Risiken und Chancen von KI-Technologien unternehmensweit bekannt sind und reduzieren somit systematisch die Wahrscheinlichkeit kritischer Vorfälle, die auf Unwissenheit oder Fehlverhalten zurückzuführen sind.

Integration in bestehende HR-Systeme

Eine zentrale Prämisse für den nachhaltigen Erfolg eines KI-Readiness-Programms ist dessen nahtlose Integration in etablierte Human-Resources-Management-Systeme wie SAP SuccessFactors. Die technische Integration ermöglicht eine automatisierte Zuweisung von Trainingskursen, basierend auf individuellen Kompetenzprofilen, Jobrollen und den Ergebnissen einer vorgelagerten KI-Reifegradanalyse. Neben der effizienten Steuerung des Lernprozesses profitieren Unternehmen signifikant von automatisierten Reporting- und Tracking-Funktionalitäten, welche Audits und Compliance-Prüfungen maßgeblich erleichtern. Darüber hinaus ermöglicht die Integration eine personalisierte und individualisierte Erstellung von Bildungsplänen, so dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gezielt und entsprechend ihren spezifischen Bedürfnissen gefördert werden können.

Externe Anbieter haben die Möglichkeit, Schnittstellen zum SAP-System zu nutzen, was beispielsweise eine unkomplizierte Integration von Plattformen wie WordPress ermöglicht.

Praxisnahe Anwendungsbeispiele (Use Cases)

Konkrete Anwendungsbeispiele (Use Cases) sind ein entscheidendes Instrument, um das KI-Awareness-Programm mit Leben zu füllen und die Relevanz der Inhalte zu verdeutlichen. Diese Beispiele sollten praxisnah sein und idealerweise aus dem direkten Unternehmensumfeld stammen, um eine hohe Identifikation der Teilnehmenden zu gewährleisten.

Beispiel: KI-Readiness im globalen Medizintechnikunternehmen

Herausforderung: Ein globaler Medizintechnikkonzern mit einer neuen KI-Strategie sah offene Punkte bei Datensicherheit, EU AI Act, Cloud-Datenspeicherung und Mitarbeiterverantwortung.

Lösung: Einführung eines zweistufigen KI-Awareness-Programms:

• Für „normale“ Mitarbeiter: Verpflichtendes E-Learning zu KI-Grundlagen in der Medizintechnik, Datensicherheit (inkl. EU AI Act), verantwortungsvollem Umgang und Cloud-Implikationen. Zuweisung und Tracking über SAP SuccessFactors.

• Für Entwickler und IT-Experten: Intensives, hybrides Programm mit vertieften KI-Schulungen, sicherer Entwicklung (MLOps), EU AI Act (technische Anforderungen), sicherem Cloud-Umgang, Verantwortlichkeit und praxisorientierten Workshops. Verpflichtende Teilnahme und Dokumentation über SAP SuccessFactors.

Ergebnisse

• Erhöhte Sensibilisierung und verbessertes Compliance-Verständnis bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

• Gestärkte Entwicklungskompetenzen in Bezug auf sichere KI-Entwicklung und Cloud-Nutzung.

• Klarere Verantwortlichkeiten im Umgang mit KI-Systemen.

• Reduzierung potenzieller Risiken in Datensicherheit und Compliance.

• Gesteigertes Vertrauen in die KI-Strategie des Unternehmens.

Fazit

Die Implementierung eines KI-Awareness-Programms ist nicht als einmalige Initiative zu verstehen, sondern als ein kontinuierlicher Prozess, der sich dynamisch an neue technologische Entwicklungen und sich ändernde regulatorische Rahmenbedingungen anpasst. Unternehmen, die die Bedeutung dieser fortlaufenden Lern- und Anpassungsbereitschaft unterschätzen, riskieren eine Beeinträchtigung ihrer Innovationsfähigkeit und setzen sich vermeidbaren Risiken aus. Die bewusste Balance zwischen verschiedenen Trainingsformen, eine angemessene Wiederholungsfrequenz und die systematische Dokumentation der erworbenen Kompetenzen durch Zertifikate bilden eine solide Grundlage für die Sicherstellung von Nachhaltigkeit und Verbindlichkeit. Die Integration in bestehende HR-Systeme wie SAP SuccessFactors generiert dabei signifikante Effizienz- und Synergieeffekte, die dem gesamten Unternehmen zugutekommen.

Letztlich lässt sich das volle Potenzial von Künstlicher Intelligenz nur dann ausschöpfen, wenn sich eine Unternehmenskultur etabliert, die KI nicht als statische Technologie, sondern als einen kontinuierlichen Lernprozess begreift. Die Entwicklung eines solchen Bewusstseins erfordert einen langfristigen und geduldigen Aufbauprozess. In diesem Kontext verbinden KI-Readiness-Programme die Vermittlung von inhaltlicher Kompetenz mit dem übergeordneten Ziel, das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter zu stärken und einen reflektierten Umgang mit KI-Anwendungen zu kultivieren. Unternehmen, die diese Prinzipien konsequent verfolgen, legen den entscheidenden Grundstein für eine zukunftsorientierte, resiliente und erfolgreiche Integration von Künstlicher Intelligenz.

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