Success Story ManpowerGroup

ManpowerGroup setzt auf Jedox für die Unternehmensplanung

| Autor / Redakteur: Stefan Müller / Nico Litzel

Der Autor: Stefan Müller ist Director Business Intelligence & Big Data bei IT-Novum
Der Autor: Stefan Müller ist Director Business Intelligence & Big Data bei IT-Novum (Bild: IT-Novum)

Der Personaldienstleister ManpowerGroup hat mithilfe von Jedox sein internes Berichtswesen zu einem flexiblen, zeitgemäßen Reportingsystem mit einer dezentralen Planung ausgebaut. Dadurch können monatliche Forecasts schnell und einfach erstellt werden und dem Management als Grundlage für wichtige Entscheidungen dienen.

Die ManpowerGroup Österreich ist die österreichische Tochter des weltweit tätigen Personaldienstleisters ManpowerGroup und bietet professionelle Unterstützung bei der Suche und Besetzung von Personal. Die ManpowerGroup zählt zu den Top-3-Personaldienstleistungsunternehmen in Österreich. Mit jährlich knapp 7.000 abgeschlossenen Dienstverhältnissen und monatlich über 3.000 überlassenen Mitarbeitern bewegt sich das Unternehmen auf einem extrem dynamischen Feld, dem Arbeitsmarkt.

Flexibles Forcasting- und Analysetool gesucht

Die ManpowerGroup setzte bereits vor Jedox ein Reporting-System ein, um Unternehmensdaten auswerten zu können. Da sich der Arbeitsmarkt mit der Globalisierung immer schneller ändert, war es mit der vorhandenen Lösung zunehmend nicht mehr möglich, Daten schnell und flexibel auszuwerten und Forecasts auch innerhalb kurzer Zeiträume zu erstellen.

„Unser Headquarter wollte anstatt der bisherigen halbjährlichen Forecasts monatlich aktualisierte Aussagen über die Geschäftsentwicklung bis zum Jahresende“, sagt Eva-Maria Kummer, Abteilungsleiterin Controlling. „Das konnte das alte System nicht mehr abbilden. Außerdem wollten wir verschiedene Budgetszenarien miteinander vergleichen und das passendste Modell der Geschäftsleitung als Handlungsempfehlung vorlegen. Unsere Lösung ermöglichte aber je nur eine Budget- und Forecastvariante. Da wurde uns klar, dass wir nach einem neuen System suchen mussten, das besser auf die Dynamik in unserem Geschäftssegment reagieren kann.“

Ein zweiter Aspekt betraf den Arbeitsaufwand und die Datenqualität: Bislang schickten die Niederlassungen ihre Daten in Exceltabellen an die Konzernzentrale, wo sie in die Software eingelesen wurden. Dieser Prozess war jedoch aufwendig und anfällig für Fehler. Zudem sollten Forecasts detaillierter geplant werden können, um Soll-Ist-Vergleiche auf Kundenebene durchführen zu können.

Forecasting-Anwendung mit starkem Self-Service-Aspekt

Die neue Forecasting-Lösung der ManpowerGroup basiert auf Jedox. Wie Eva-Maria Kummer betont, ist das Unternehmen sehr zufrieden damit: „Jedox ist sehr einfach zu handhaben und wunderbar intuitiv. Damit können wir extrem schnell auf Anfragen der Geschäftsleitung reagieren, egal ob das aktuelle Geschäftsdaten, Forecasting-Aussagen oder Forderungen nach neuen Kennzahlen sind. Jedox ermöglicht es uns, für unsere ‚internen’ Kunden maßgeschneiderte Reports zu erstellen.“

Das Projekt setzte die ManpowerGroup mit dem Jedox-Partner IT-Novum um. Dank der mehrjährigen Erfahrung von IT-Novum mit Jedox-Projekten konnte das Controlling nach nur zwei Monaten mit der neuen Lösung arbeiten. „Die gesamte Systemumstellung hat nur wenige Wochen gedauert. Damit hätten wir nie gerechnet. IT-Novum war sehr flexibel und bei allen auftauchenden Fragen immer verfügbar – toll!“, kommentiert Eva-Maria Kummer den Implementierungsprozess.

Die ManpowerGroup profitiert besonders von dem Self-Service-Ansatz von Jedox: Das Controlling kann jederzeit auf die Daten zugreifen und sie auswerten, ohne externe Berater dazu heranziehen zu müssen. Auch neue Kennzahlen können die Mitarbeiter selbst erstellen: „Wenn die Geschäftsführung neue Kennzahlen benötigt, können wir sie praktisch auf Knopfdruck liefern“, sagt Eva-Maria Kummer. „In unserer extrem dynamischen Branche bedeutet das einen wichtigen Wettbewerbsvorteil.“

Mit Jedox erstellen Eva-Maria Kummer und ihre Kollegen das jährliche Budget mit mehreren Szenarien, monatlichen Forecasts und Ad-hoc-Reports. Unternehmensweit arbeiten ca. 35 Mitarbeiter in der Konzernzentrale und an den Niederlassungen damit. Mit anfänglicher Unterstützung der IT-Novum ist die Erstellung von Forecasts im Vergleich zu früher sehr einfach geworden: Über eine webbasierte Eingabemaske geben die Niederlassungen ihre Daten ein und lassen sie durch Ihre Vorgesetzten genehmigen. Das Zentral-Controlling wird benachrichtigt, sobald die Daten freigegeben sind und kann diese sofort für Auswertungen oder Planungen verwenden. Für die ManpowerGroup war es wichtig, einen mehrstufigen Freigabeprozess zu implementieren, um die Identifikation der Niederlassung bzw. der Business Unit mit der Planung zu verbessern.

Auch die Abbildung verschiedener Bedürfnisse im Unternehmen konnte IT-Novum schnell realisieren. Damit lassen sich Unternehmenszahlen für Meetings schnell für verschiedene Sichten aufbereiten, ob für Vertrieb, Marketing oder Finanzen. Als praktisch empfindet Eva-Maria Kummer, dass in Jedox auch händisch Daten eingegeben werden können: „Falls wir ein Szenario abändern möchten, können wir zusätzliche Daten in aggregierter Form manuell eingeben.“

Der Auswahlprozess

Auf der Suche nach einer Lösung, die Funktionen für Reporting, Budgetierung und Forecasting mit Flexibilität und Bedienungsfreundlichkeit vereinte, stieß das Unternehmen auf Jedox. „Wir haben nach einer eingehenden Prüfung der Software festgestellt, dass Jedox unsere Anforderungen voll erfüllt, was Forecasts, Budgetierung und Reporting betrifft. Besonders gefiel uns, dass sich die Software sehr einfach bedienen lässt und sich Daten schnell bearbeiten und auswerten lassen.“ kommentiert Kummer den Auswahlprozess. In der Anfangsphase machte man sich unternehmensintern Gedanken, was man mit Jedox erreichen wollte und formulierte einen Kriterienkatalog. Für die Implementierung suchte man sich einen professionellen Partner mit Erfahrung. Die Wahl fiel auf die IT-Novum, weil der Dienstleister zu den wichtigsten Umsetzungspartnern von Jedox gehört und wichtige Referenzen aufweisen konnte.

„Uns war wichtig, dass unser Implementierungspartner profundes Wissen zu der Lösung hat und diese durch mehrere Projekte nachweisen kann. IT-Novum war der einzige Anbieter, der zeigen konnte, dass er beides besitzt“, erläutert Kummer den Auswahlprozess. Ein erstes Beratergespräch räumte dann die übrigen Zweifel aus dem Weg und das Projekt konnte beginnen.

Umsetzung

Auf die Systemumstellung hatte sich die ManpowerGroup gut vorbereitet: Der Anforderungskatalog war umfassend und enthielt alle Punkte, die das neue System abbilden musste. „Die Vorbereitung des Kunden ist das A und O bei der Umsetzung“, sagt Peter Lipp, der das Projekt von IT-Novum aus begleitete. „ManpowerGroup hat ihre Anforderungen sauber definiert, sodass bei der Implementierung wenige Fragen auftauchten.“

Arbeiten mit der neuen Lösung

Dank der vertrauten Excel-Oberfläche von Jedox war für die Controller die Systemumstellung kein Problem, während sich die Kollegen in den Niederlassungen erst an das neue Forecast-Tool gewöhnen mussten. „Nach einem Tag Schulung lief es aber problemlos, das System ist selbsterklärend“, sagt Eva-Maria Kummer. „Die Niederlassungen haben jetzt jederzeit Zugriff auf ihre aktuellen Monatsberichte und Budgets und können sich bei Bedarf ihre Daten in Form von Excel-Reports aus der Jedox-Weboberfläche herunterladen.“

Anwendern empfiehlt Eva-Maria Kummer, ein Gleichgewicht zwischen Detaillierungstiefe und Schnelligkeit zu finden. Zwar lassen sich mit Jedox unbegrenzt viele Details abbilden. Je mehr man jedoch in die Tiefe geht, umso schwerfälliger kann das System werden. Deshalb wurden Daten und Cubes komprimiert, um weiterhin schnell damit arbeiten zu können. „Es ist ratsam, sich vorher zu überlegen, ob man wirklich immer alles an Daten für die Analysen braucht, und was man tatsächlich in den Reports zeigen möchte“, sagt Eva-Maria Kummer.

Die Zukunft

ManpowerGroup plant, das Reporting des Unternehmens mit Jedox noch weiter auszubauen, um dadurch den Niederlassungen und der Geschäftsleitung noch mehr Daten für ihre tägliche Arbeit zur Verfügung zu stellen. Da sich die Geschäftsleitung einen besseren Zugriff auf aktuelle Daten wünscht, wird außerdem an einer mobilen Lösung gearbeitet, sodass das Management auch von unterwegs auf die Datenzugreifen kann, z. B. über die Jedox App. Auf der technischen Seite ist vorgesehen, Cubes zu komprimieren, damit das System an Schnelligkeit gewinnt.

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