Kommentar von Dr. Denis Lassance, Project Management Institute (PMI) Viele Projekte bleiben hinter den Erwartungen zurück – das machen erfolgreiche Unternehmen anders

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Wenn Unternehmen heute über Transformation sprechen, geht es meist um neue Technologien, Künstliche Intelligenz (KI) oder digitale Geschäftsmodelle. Deutlich seltener wird thematisiert, warum viele dieser Vorhaben trotz hoher Investitionen hinter den Erwartungen zurückbleiben. Denn in den meisten Fällen scheitern Projekte nicht an der Technologie selbst. Sie scheitern daran, dass Organisationen die zunehmende Komplexität ihres Umfelds unterschätzen.

Dabei ist Komplexität längst kein Sonderfall mehr. Fast alle Projektverantwortlichen (97 Prozent) haben im vergangenen Jahr mindestens ein komplexes Projekt verantwortet. Mehr als die Hälfte aller Projekte gilt inzwischen als komplex, und rund jedes dritte dieser Vorhaben erreicht seine angestrebten Ziele nicht vollständig. Zu diesen Ergebnissen kommt die aktuelle Studie „Pulse of the Profession 2026“ des Project Management Institute (PMI).

Die Zahlen machen deutlich: Die eigentliche Herausforderung moderner Unternehmen besteht heute nicht darin, Veränderungen anzustoßen. Die größere Herausforderung besteht darin, diese Veränderungen erfolgreich umzusetzen.

Komplexität ist nicht dasselbe wie Kompliziertheit

In vielen Organisationen werden komplexe und komplizierte Projekte noch immer gleichgesetzt. Tatsächlich besteht jedoch ein wesentlicher Unterschied.

Ein kompliziertes Projekt mag technisch anspruchsvoll sein, folgt aber bekannten Regeln. Mit ausreichend Fachwissen, Erfahrung und Ressourcen lassen sich die meisten Herausforderungen identifizieren und lösen.

Komplexe Projekte funktionieren anders. Hier verändern sich Rahmenbedingungen während der Umsetzung. Neue Abhängigkeiten entstehen, Stakeholder verfolgen unterschiedliche Interessen und Entscheidungen müssen häufig getroffen werden, bevor alle Informationen vorliegen. Der Projektverlauf lässt sich deshalb nur begrenzt vorhersagen.

Genau darin liegt eine der größten Herausforderungen moderner Projektarbeit. Viele Unternehmen versuchen noch immer, auf Unsicherheit mit zusätzlichen Abstimmungen, Freigabeschleifen oder umfangreicherem Reporting zu reagieren. Das schafft jedoch selten mehr Klarheit. Häufig steigt dadurch vielmehr der Koordinationsaufwand, während Entscheidungen langsamer getroffen werden.

Wo Komplexität tatsächlich entsteht

Wer Komplexität erfolgreich managen will, muss zunächst verstehen, wo sie entsteht.

Die PMI-Studie identifiziert drei zentrale Einflussfaktoren. Der erste liegt innerhalb der Organisation selbst. Unklare Verantwortlichkeiten, konkurrierende Prioritäten oder siloartige Strukturen erschweren die Zusammenarbeit und machen Entscheidungen langsamer.

Der zweite Faktor kommt von außen. Technologische Entwicklungen, regulatorische Veränderungen, geopolitische Unsicherheiten oder wirtschaftliche Schwankungen verändern die Rahmenbedingungen vieler Projekte permanent. Besonders deutlich zeigt sich dies aktuell beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Laut Studie sehen 72 Prozent der Führungskräfte KI und Automatisierung als wichtigsten Treiber für Veränderungen ihrer Betriebsmodelle. Künstliche Intelligenz beschleunigt den Wandel, doch der Erfolg hängt davon ab, wie Organisationen mit der damit verbundenen Komplexität umgehen.

Die dritte Dimension wird häufig unterschätzt: die menschliche Komplexität. Projekte werden von Menschen umgesetzt, die unterschiedliche Interessen, Erwartungen und Prioritäten mitbringen. Kommunikation, Vertrauen und die Fähigkeit, unterschiedliche Perspektiven zusammenzuführen, werden deshalb zunehmend zu Erfolgsfaktoren.

In der Praxis treten diese drei Faktoren selten isoliert auf. Gerade ihr Zusammenspiel macht viele Projekte so anspruchsvoll.

Was macht den Unterschied bei erfolgreichen Organisationen aus?

Interessant ist dabei, dass erfolgreiche Unternehmen keineswegs weniger Komplexität erleben als andere. Sie gehen lediglich bewusster mit ihr um.

Besonders erfolgreiche Projektteams investieren frühzeitig in die Abstimmung mit Sponsoren und Entscheidungsträgern. Sie schaffen Klarheit darüber, wie Erfolg definiert wird und welche Ziele tatsächlich Priorität haben. Das reduziert spätere Zielkonflikte und schafft Orientierung, wenn sich Rahmenbedingungen verändern. Hinzu kommt ein gezieltes Stakeholder-Management. Hoch performante Projekte binden nicht möglichst viele Personen ein, sondern die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt.

Darüber hinaus setzen leistungsstarke Organisationen verstärkt auf Szenario-Planung und strukturierte Frameworks. Diese helfen dabei, Abhängigkeiten sichtbar zu machen, potenzielle Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und Entscheidungen fundierter zu treffen. Der Effekt ist erheblich: Projekte, die Komplexität wirksam managen, sind laut Studie fünfmal häufiger erfolgreich als Projekte, die dies nicht tun.

Warum PMOs wichtiger werden

Diese Entwicklung verändert auch die Rolle des Project Management Office (PMO).

Lange Zeit wurden PMOs vor allem mit Governance, Standards und Reporting verbunden. Heute gewinnen andere Aufgaben an Bedeutung. Moderne PMOs schaffen Transparenz über Abhängigkeiten, unterstützen Priorisierungsentscheidungen und helfen dabei, strategische Ziele mit der operativen Umsetzung zu verbinden.

Unternehmen mit etablierten PMOs bewerten ihr komplexes Projektmanagement deutlich häufiger als sehr erfolgreich oder sogar außerordentlich erfolgreich. Der entscheidende Mehrwert liegt dabei nicht in zusätzlicher Kontrolle, sondern in besserer Koordination und fundierteren Entscheidungen.

Projektmanagement wird zur Zukunftskompetenz

Die Fähigkeit, komplexe Vorhaben erfolgreich umzusetzen, entwickelt sich zunehmend zu einer Kernkompetenz moderner Organisationen.

Dass diese Entwicklung weit über die klassische Projektmanagement-Community hinausgeht, zeigt ein Blick auf den Arbeitsmarkt. In der aktuellen Liste der „LinkedIn Top Companies 2026“ zählt Projektmanagement bei allen 25 führenden Arbeitgebern in Deutschland zu den am häufigsten genannten Kompetenzen der Mitarbeitenden.

Das ist kein Zufall. Unternehmen stehen heute vor der Aufgabe, mehrere Transformationen gleichzeitig zu bewältigen – von Digitalisierung und KI bis hin zu Nachhaltigkeit und neuen regulatorischen Anforderungen. Wer diese Veränderungen erfolgreich umsetzen will, benötigt Mitarbeitende, die Zusammenhänge erkennen, unterschiedliche Interessen koordinieren und auch unter Unsicherheit handlungsfähig bleiben.

Komplexität wird deshalb nicht verschwinden. Sie wird vielmehr zum Normalzustand erfolgreicher Unternehmen. Die entscheidende Frage lautet daher nicht, wie sich Komplexität vermeiden lässt. Entscheidend ist, wie Organisationen lernen, produktiv mit ihr umzugehen.

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