Kommentar von Matthias Lübko, Fieldcode Datenbasierte Personalprognose erleichtert Kapazitäts- und Einsatzplanung

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Der Fachkräftemangel stellt Unternehmen aller Branchen vor wachsende Probleme. Dabei ist nicht nur die Suche nach neuem Personal eine Herausforderung, sondern auch die Einsatzplanung des bestehenden Personals. Wo (hoch)qualifizierte Mitarbeiter knapp sind, ist eine exakt auf den Bedarf abgestimmte Ressourcenplanung entscheidend, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Im Idealfall halten Unternehmen Personalbedarf und -bestand im Gleichgewicht. Gerade in einer hochkomplexen und dynamischen Arbeitswelt kann es jedoch schwierig sein, den künftigen Personalbedarf vorherzusagen. Das führt im Zweifelsfall zu einer falschen oder unzureichenden Besetzung von Teams, was sich letztlich sowohl auf das Serviceniveau als auch die Kundenzufriedenheit auswirken kann. Betroffen sind davon insbesondere Bereiche, in denen ein sehr spezielles Fachwissen benötigt wird, wie es beispielsweise bei Service-Technikern im Außendienst der Fall ist.

Eine am Bedarf orientierte Personaleinsatzplanung ist das A und O für Unternehmen mit Außendienst. Das gilt insbesondere in Sektoren, in denen Arbeitskräftemangel herrscht, wie beispielsweise im Gesundheitswesen, im Baugewerbe, in der Energiewirtschaft und der Produktion. Wenn Bedarfsänderungen nicht in Echtzeit verfolgt werden können, fallen ungeplante Überstunden an und somit höhere Personalkosten. Gleichzeitig führt die mangelnde Sichtbarkeit des künftigen Ausbildungs- und Einstellungsbedarfs dazu, dass Personal auf der Grundlage von „groben Schätzungen“ und ohne Berücksichtigung der nötigen Schlüsselqualifikationen eingestellt wird.

Dem Trend auf der Spur

Wenn in einem Unternehmen mit Außendienst die Möglichkeit besteht, Techniker und ihr Partnernetzwerk über eine Außendienstlösung miteinander zu verbinden, können Tickets wo nötig weitergeleitet und deren Bearbeitungsstand jederzeit eingesehen werden. So lassen sich Aufträge nicht nur dem Techniker zuordnen, der sich am nahesten zum Kunden bzw. Einsatzort befindet. Intelligente Software ermöglicht es darüber hinaus, das jeweilige Ticket entsprechend der jeweiligen (technischen) Anforderungen an den dafür am besten geeigneten Techniker weiterzuleiten. Dadurch lässt sich nicht nur die Produktivität der Field-Service-Mitarbeiter sowie deren Auslastung steigern, sondern mit dem optimierten Einsatz der Techniker steigt auch die Kundenzufriedenheit.

Die eingesetzte Forecasting-Technologie stützt ihre Analysen u. a. auf Daten, die erhoben werden, um dann mithilfe maschinellen Lernens Trends für die Kapazitäts- und Einsatzplanung der Field Service Teams abzuleiten. Damit die Anforderungen der Kunden bestmöglich erfüllt werden können, bezieht eine intelligente Software außerdem Kriterien wie Kompetenzen, Arbeitszonen, Tätigkeitsgebiet und Service-Level-Agreements mit in die Prognose ein. So wird sichergestellt, dass zwischen Aufgabe und Service-Techniker stets der bestmögliche „Fit“ besteht.

Unter Einbezug weiterer relevanter Daten lassen sich auch längerfristige Prognosen hinsichtlich des Personalbedarfs erstellen, denn die intelligente Forecasting-Technologie berücksichtigt auch jene Daten, die in einem längerfristigen Projekt Aufschluss darüber geben können, welche Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

Fazit

Unternehmen, die auf BI-Prognosen in Verbindung mit einer intelligenten Außendienstsoftware setzen, können ihren Personalbedarf sowohl kurzfristig als auch auf lange Sicht besser planen. Der demografische Wandel lässt sich nicht aufhalten. Umso wichtiger wird es für Unternehmen, ihre Kapazitäts- und Personalplanung zukunftssicher zu gestalten. In einer Arbeitswelt, in der die Ressource Mensch immer knapper wird, haben jene Player den entscheidenden Vorsprung, die sich dabei auf intelligente Daten stützen.

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