Templates für SAP-Reporting mit QlikView

BI-Analysen auf Knopfdruck

| Autor / Redakteur: Ewald Schneider und Annette Wolf-vom Dorp / Nico Litzel

Alle Kennzahlen müssen unabhängig von der Quelle für das Management auf einen Blick erkennbar sein. Hier spielt auch das Design eine große Rolle: Die Grafiken und Kennzahlen müssen auf jedem Gerät zu jeder Zeit darstellbar sein, um Mobile BI zu ermöglichen.
Alle Kennzahlen müssen unabhängig von der Quelle für das Management auf einen Blick erkennbar sein. Hier spielt auch das Design eine große Rolle: Die Grafiken und Kennzahlen müssen auf jedem Gerät zu jeder Zeit darstellbar sein, um Mobile BI zu ermöglichen. (Bild: Cellent Mittelstandsberatung)

Reporting- und Analyseaufgaben sind in vielen Unternehmen kostenintensiv und zeitaufwendig, aber dennoch unabdingbar. Und dazu kommt noch die Datenflut, die die Aufgabe auch in Zukunft nicht einfacher macht. Ein Großteil der Daten stammt dabei aus dem SAP-Umfeld. Denn egal, ob Mittelstand oder Konzern: SAP verwendet beinahe jeder.

SAP BI/BO selbst bietet für das Reporting eine Vielzahl verschiedener Frontends, die Analyse von Daten ist oftmals komplex. Viele Unternehmen, die SAP im Einsatz haben, wünschen sich eine Erleichterung. Eines der Hauptkriterien: Der Einblick in die Daten soll einfacher und in Echtzeit möglich sein, ohne dass dabei die IT involviert werden muss. Und auch die Anpassung des Reportings an die eigenen und sich wechselnden Bedürfnisse spielt eine große Rolle.

Wie also sind diese Wünsche umsetzbar?

Die Cellent-Mittelstandsberatung, Mitglied der Cellent-Gruppe, ist SAP- und Qlik-Partner zugleich und verfügt damit über spezifisches Know-how aus beiden Bereichen. Über viele Jahre hinweg und basierend auf den Erfahrungen aus verschiedenen Kundenprojekten entstand die Idee, den Kunden für ihre Reportingaufgaben eine Grundlage zu bieten, die besonders schnell einzusetzen ist und damit effektiver und kostengünstiger zu den gewünschten Ergebnisse führt.

So machte sich die Cellent-Mittelstandsberatung ihr Know-how aus zahlreichen Projekten und ihre Position als Beratungshaus in beiden Welten zunutze: Basierend auf dem Wissen, welche Analysen und Kennzahlen in welchen Prozessbereichen relevant und notwendig sind, investierte das Beraterteam einen größeren Initialaufwand, um vorgefertigte Templates für die Auswertung von SAP-ERP/SAP-BI-Daten in QlikView anzufertigen.

Ziel ist es, mit diesen Templates die Implementierungsphase beim Kunden zu verkürzen, um so schneller zu den gewünschten Zahlen und BI-Auswertungen zu kommen. Die Implementierung der Templates und die Anpassung an die speziellen Anforderungen des Unternehmens erfolgt mit Unterstützung des Beraterteams. Nach der Einführung werden die Analytik und die Weiterentwicklung weitestgehend eigenverantwortlich durch die Fachbereiche auf Seite des Kunden durchgeführt.

Erheblich schneller

Die Funktion der Templates als Prozessbeschleuniger in der Implementierungsphase schlägt zu Buche: beginnt man mit dem Einsatz der BI-Lösung üblicherweise auf der grünen Wiese, so spart man sich mit den Templates rund 75 Prozent an Entwicklungsaufwand. Es gibt viele Beispiele von Kunden, bei denen die Implementierung nach zwei bis drei Wochen abgeschlossen war und erste Analysen getätigt werden konnten. Nach Übergabe der Anwendung vom IT-Berater an den Fachbereich kann dieser autark arbeiten. Anpassungen im Dashboard sind zu jeder Zeit möglich, sodass Anwender schnell auf neue Bedürfnisse reagieren können.

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Erkenntnisse auf einen Blick

Um zusätzlich zur Prozessbeschleunigung auch eine Vereinfachung der Handhabung und eine Verbesserung der Qualität in das SAP-Reporting zu bringen, spielt Datenvisualisierung für die Templates eine große Rolle.

Datenvisualisierungen, die schnell verständlich sind und auf Wunsch bis zu den Quelldaten heruntergebrochen werden können, befinden sich auf dem Vormarsch. Vor allem für die Managementebene wird es zunehmend wichtig, auf Basis von datengetriebenen Analysen schnell Entscheidungen treffen zu können. Auch der Kollaborationscharakter rückt in den Fokus, schließlich sollen die Visualisierungen nicht nur für einen Nutzer verfügbar sein.

Damit Informationen für den Anwender innerhalb der Dashboards einfach erkenntlich sind, richten sich die Templates der Cellent-Mittelstandsberatung nach den Visualisierungsstandards aus dem Hichert-SUCCESS-Prinzip, das Regeln für die visuelle Gestaltung nach den International Business Communication Standards (IBCS) vorgibt. Diese Gestaltungsrichtlinien regeln unter anderem, welche Farben, Formen und welche Grafiken sich zur Darstellung welcher Kennzahl eignen, immer mit dem Ziel, dem Nutzer eine klare Botschaft zu vermitteln. Eine einheitliche Darstellung führt dabei zu einem Wiederkennungseffekt und fördert damit die intuitive Handhabung der BI-Lösung.

Prozess- und funktionsspezifische Anwendungsbeispiele

Vom Top-Management Reporting bis hin zu den operativen Reportings der einzelnen Fachbereiche: Für die unterschiedlichen Prozessbereiche im Unternehmen, die sich mit dedizierten Kennzahlen beschäftigen, hat die Cellent-Mittelstandsberatung funktionsspezifische Templates entwickelt. So stehen Templates für die Unternehmensbereiche Vertrieb, Einkauf, Produktion, Logistik, Finanzen, Controlling und HR zur Verfügung. Viele der Unternehmen starten mit den Bereichen Vertrieb und Controlling und bauen ihr Reporting mithilfe der Templates auf weitere Prozessbereiche aus.

  • Vertrieb: Viele Sales-Teams entscheiden auf Basis von Intuition, jüngsten Erfahrungswerten oder Erfolgen. Um jedoch auf Dauer den Umsatz zuverlässig steigern und schnell auf den Markt reagieren zu können, braucht es weit mehr als Bauchgefühl. Alle Prozesse im Vertriebszyklus – von der strategischen Planung bis zur Ergebnisanalyse – müssen für eine maximale Leistung erfasst, analysiert und in Vertriebsziele übersetzt werden. Diese Informationen sowie aktuelle Zahlen zu Umsatz oder Auftragsbestand müssen von den Vertrieblern jederzeit abrufbar sein, um sich auch unterwegs auf Vertriebsgespräche vorbereiten zu können.
  • Controlling: Gerade im Controlling gehört die Erfassung, Verarbeitung und Aufbereitung von Daten zum Berufsalltag. Durch die Templates kommen auch die Controller schneller zu den benötigten Kennzahlen. Zudem wird die Qualität des Reportings durch die verbesserten Visualisierungsmöglichkeiten aufgewertet: sowohl für Berichte zur Rentabilität, Ergebnisrechnung oder Umsätzen aus verschiedenen Blickwinkeln. Die Entscheidungsfindung für das Controlling wird dadurch vereinfacht und beschleunigt. Generell, aber insbesondere auf Managementebene, darf die Erweiterbarkeit um weitere Datenquellen nicht außer Acht gelassen werden. Das Management Template ist so offen gestaltet, dass es einfach um weitere (z. B. firmenindividuelle) Datenquellen erweitert werden kann.
  • Management: Umsatz, EBIT, Auftragseingang oder Personal – alle Kennzahlen müssen unabhängig von der Quelle für das Management für die komplette Organisation auf einen Blick erkennbar sein. Hier spielt auch das Design eine große Rolle: Die Grafiken und Kennzahlen müssen auf jedem Gerät zu jeder Zeit darstellbar sein, um Mobile BI zu ermöglichen.

Letztendlich liegen die Vorteile der Templates auf der Hand: Wer vorgefertigte Analysen und Dashboards im Entwicklungsprozess seiner BI-Lösung einsetzt, ist schneller und kostengünstiger am Ziel. Zahlen stehen den einzelnen Fachbereichen in kürzerer Zeit zur Verfügung und auch die Qualität des Reportings verbessert sich durch die umfangreichen Visualisierungsmöglichkeiten. Die schnelle Implementierung der BI-Lösung durch die funktionsspezifischen Templates stößt natürlich bei vielen Kunden auf Begeisterung. Aber auch die intuitive Handhabung und die klaren Visualisierungen machen die Vorlagen zu einer optimalen Plattform für Datenanalysen und sind daher in vielen Unternehmen weit mehr als nur ein Reporting-Tool.

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