Kommentar von Christian Steiger, Lexware Wie datenbasierte Analysen die Unternehmensplanung der Zukunft prägen

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Buchhaltung mag wichtig sein. Für viele Unternehmerinnen und Unternehmer ist sie aber in erster Linie eine lästige Pflichtaufgabe. Allerdings dient sie bislang auch lediglich als Rückschau und Kontrolle der vergangenen Unternehmensperformance. Es fehlen Insights, um die zukünftige Unternehmensentwicklung vorherzusehen und zu optimieren. Zeit also, Buchhaltung neu zu denken. Wie jedoch verändert sich die Buchhaltung, damit genau dies möglich wird?

Die doppelte Buchführung ist ein Relikt des Mittelalters: Schon im 13. Jahrhundert begannen italienische Kaufleute damit, Soll und Haben ihrer Geschäfte aufzuzeichnen. Dieses Prinzip hat sich bewährt, sodass es heute noch immer in ähnlicher Form praktiziert wird. Jedoch gehen manche Unternehmen – insbesondere die kleinen – dabei immer noch genauso vor wie Kaufleute vor Hunderten von Jahren: Sie machen ihre Buchhaltung mit Stift und Papier. Kaum besser verhalten sich diejenigen, die dafür Anwendungen wie Microsoft Word und Excel nutzen.

Das Problem ist: Sie lassen nicht nur Chancen für eine effiziente und smarte Unternehmenssteuerung liegen. Sie verstoßen damit auch gegen rechtliche Vorgaben. Denn die Daten müssen unveränderbar und fälschungssicher sein. Und das ist weder bei Papier noch herkömmlichen Text- und Tabellenprogrammen der Fall. Allein um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein und Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Unternehmen deshalb auf eine spezialisierte Buchhaltungssoftware zurückgreifen. Dieser Umstieg kann sich künftig aber nicht nur deswegen, sondern auch noch aus anderen Gründen lohnen.

Buchhaltung der Zukunft: Vorausschauend statt rückblickend

Die Buchhaltung gibt bislang im Grunde nur darüber Auskunft, wie erfolgreich ein Unternehmen im letzten Jahr bzw. den letzten Jahren war. Der Blick ist immer in die Vergangenheit gerichtet. Das ist zunächst einmal nicht falsch. Schließlich muss etwa das Finanzamt auch nicht mehr wissen. Gleiches gilt für die Bank: Für sie ist zunächst nur entscheidend, dass die Unternehmensausgaben die finanziellen Mittel auf dem Geschäftskonto oder den Kreditrahmen nicht übersteigen.

Und auch aus Sicht der Unternehmer ist es wichtig, verfolgen zu können, wie sich ihr Geschäft in den vergangenen Jahren entwickelt hat. Diese Rückschau kann überdies beruhigend sein. Gerade angesichts der Multikrisen, mit deren Auswirkungen viele Unternehmen zu kämpfen hatten und haben. Denn währenddessen ist es oft schwierig, das große Ganze im Blick zu haben. Der Blick zurück ermöglicht dies.

Doch um die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft zu stellen, reicht das eigentlich nicht aus. Der Schlüssel dafür sind die Daten eines Unternehmens. Diese werden zwar schon gesammelt, aber noch viel zu selten zusammengeführt und analysiert. Die Buchhaltung ist dafür ideal positioniert, um von hier aus die Unternehmensentwicklung zu steuern und voranzutreiben. Sie ist das Herzstück und ein wahrer Schatz eines jeden Unternehmens. Denn hier laufen bereits alle Geschäftsprozesse zusammen, einschließlich der entsprechenden finanz- und steuerrechtlichen Daten, Informationen zur Liquidität sowie jeglichen Transaktionen. Auf Basis dieser Daten sind smarte Auswertungen, Prognosen und sogar Beratungsleistungen möglich: Bin ich mit meinem Stundensatz in meiner Region konkurrenzfähig? Wann ist der beste Zeitpunkt für die Investition in eine neue Maschine? Lohnt sich ein neuer Mitarbeiter? Gerade für den erfolgreichen Betrieb ist neben dem IST-Zustand der Blick in die Zukunft von tragender Rolle. Und die Buchhaltung verfügt übergenau diese Potenziale, die es künftig zu entfesseln gilt.

Die vergangenen Jahre haben zudem auch gezeigt, wie wichtig es ist, schnell auf unvorhersehbare Ereignisse reagieren zu können. Für Unternehmer bedeutet dies, dass sie eine Datenstrategie entwickeln müssen: Welche Daten sind für ihren Betrieb relevant, werden diese Daten bereits gesammelt und wenn ja, sind sie womöglich in Silos, oder welche Datenquellen sollten noch angebunden werden. Mithilfe dieser Daten sind Betriebe in der Lage, fundierte Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen und ihr Geschäft in die Richtung zu steuern, in die sie es entwickeln wollen. So können Unternehmer zum Beispiel anhand der erwarteten Kosten im Verhältnis zu den möglichen Produktivitäts- und/oder Umsatzsteigerungen einschätzen, ob sich Investitionen in neue Mitarbeitende, Maschinen oder den Ausbau von Services überhaupt lohnen. Auch der Zeitpunkt, wann dies der Fall sein wird, lässt sich daraus bestimmen.

Datenanalysen als Chancen für alle Seiten

Hier sind allerdings genauso die Anbieter von Buchhaltungslösungen gefragt. Schließlich müssen sie ihre Plattformen ausbauen und Integrationen ermöglichen. Denn nur so können Unternehmen diese zusätzlichen Informationen überhaupt erheben, zusammenführen und in Echtzeit auswerten. Wenn alle Daten auf diese Art und Weise zusammenlaufen, können alle repetitiven Geschäftsprozesse – nicht nur in der Buchhaltung, sondern weit darüber hinaus – automatisiert werden und damit der Arbeitsaufwand für die Unternehmerinnen und Unternehmer deutlich reduziert werden. Vom Verkauf im Onlineshop bis zur korrekten Buchung der Transaktion – ein vollkommen automatisierter Prozess, Ende-zu-Ende. Das Ziel sollte dabei ein ganzes Ökosystem mit der Buchhaltung als Zentrum sein, in dem auch weitere verwandte Dienstleistungen einen Platz finden. Denkbar ist etwa, dass sich an diesem auch Steuerberater, Banken oder Versicherungen beteiligen. Gemeinsam würden sie eine übergreifende Plattform schaffen, die alle Aspekte der finanziellen und weiteren betrieblichen Planung von Unternehmen abdeckt. Und zwar nicht nur für große Unternehmen mit eigener Finanzabteilung, sondern auch für Selbstständige mit keinen oder wenigen Mitarbeitern.

Aus einem solchen Engagement ergeben sich auch für die Partner Vorteile. Sie erhalten ebenfalls Zugang zu Daten, die ihnen zuvor nicht zur Verfügung standen. So könnten Unternehmen ihre betriebswirtschaftlichen Kennzahlen und Auswertungen teilen. Die Partner können dadurch selbst besser die Bedürfnisse und Probleme ihrer (potenziellen) Kunden verstehen und Lösungen anbieten bevor diese auf sie zukommen. Das Ergebnis wäre eine proaktive Beratung: maßgeschneidert und zum richtigen Zeitpunkt, bevor es zu spät ist. Diese konkreten Beratungsanlässe, die personalisiert auf die Bedürfnisse der Kunden einzahlen und dem jeweiligen Kontext entsprechen, helfen diesen außerdem dabei, gleich in Aktion treten zu können. Sie wären sofort „actionable“.

Entscheidend ist hierbei, dass Daten – im Falle einer Bank beispielsweise Kontobewegungen, Liquidität oder Rechnungsvolumen – automatisch und in Echtzeit analysiert werden. Denn damit kann die Plattform dem Bankberater eigenständig anzeigen, wenn sich Beratungsanlässe wie die Vorfinanzierung von Investitionen ergeben. Zum anderen stärken sie so auch ihre Beraterrolle, da diese Unternehmen die (betriebs-)wirtschaftlichen Voraussetzungen und Zwänge ihrer Kunden besser verstehen.

Neue Fähigkeiten sind gefordert

All das bedeutet jedoch, dass für dieses neue Bild der Buchhaltung, nicht nur ein grundsätzliches Umdenken notwendig ist, sondern auch anderes Wissen als bisher und neue Fähigkeiten. Selbstverständlich sollten Unternehmerinnen und Unternehmer weiterhin ihre finanziellen Transaktionen im Blick haben, um auf dieser Basis gute Entscheidungen zu treffen. Was sie aber nicht mehr brauchen, ist etwa detailliertes Wissen über die gesetzlichen Vorgaben, die eingehalten werden müssen, da die Software dies gewährleistet. Auch die Erstellung von Finanzberichten, Monats- und Jahresabschlüssen könnte dann ohne oder nur mit wenigen manuellen Eingaben über die Buchhaltungssoftware laufen.

Unternehmer können sich damit in Zukunft stärker die (finanzielle) Strategie ihres Unternehmens konzentrieren. Dafür brauchen sie weiterhin ein Verständnis für Zahlen. Sie müssen darüber hinaus aber auch Fähigkeiten im Bereich Data Analytics entwickeln und mit entsprechenden Tools umgehen können. Darunter fällt unter anderem die Formulierung von konkreten Fragestellungen, die aussagekräftige Ergebnisse liefern, die Einschätzung, welche Daten dafür erforderlich sind oder auch die Visualisierung der Ergebnisse zum Beispiel in Diagrammen, Grafiken oder Dashboards. Unternehmerinnen und Unternehmer können sich heute schon auf diese Entwicklung vorbereiten, indem sie sich um Fort- und Weiterbildungen in diese Richtung bemühen.

Fazit

Die Buchhaltung hat sich über Jahrhunderte hinweg nur wenig verändert. Doch der Markt ist reif für eine neue Ära: Unternehmerinnen und Unternehmer realisieren zunehmend, wie viele Insights sich in ihren Buchhaltungsdaten verstecken und wollen diese für sich nutzen. Diese Chance ergreifen Anbieter und entwickeln jetzt gemeinsam mit Partnern Plattformen und Ökosysteme, in denen verschiedenste Daten und übergreifende Leistungen zusammenlaufen. Damit stehen in Zukunft endlich alle Daten und Informationen zur Verfügung, um nicht mehr nur auf die finanzielle Situation in der Vergangenheit zu blicken, sondern auch dank datenbasierten Vorhersagen und Analysen die zukünftige Entwicklung des Geschäfts planen und fundierte Entscheidungen treffen zu können. Die Buchhaltung steht vor einer großen Transformation: Weg vom Rückspiegel-Denken und stattdessen mit Weitblick in die Zukunft.

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