Kommentar von Dr. Mehrdad Jalali-Sohi, Adesso Dieses Potenzial hat Robotic Process Automation

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Robotic Process Automation (RPA) ist seit einigen Jahren eine populäre Technologie und gilt für viele als ein bedeutender Trend für die Optimierung von Geschäftsprozessen. RPA umfasst den Einsatz von Technologien zur Automatisierung von Aufgaben, die traditionell von einem Menschen ausgeführt werden. Die Technologie selbst ahmt einen Anwender nach, indem sie Benutzeraktionen simuliert, zum Beispiel das Navigieren innerhalb einer Anwendung oder das Eingeben von Daten in Formulare gemäß einer Reihe von Regeln.

RPA wird häufig verwendet, um routinemäßige Verwaltungsaufgaben zu automatisieren, bei denen normalerweise ein Mensch mit mehreren Systemen interagieren muss. Die RPA-Technologie wird zurzeit rasant weiterentwickelt, um die Automatisierung immer komplizierterer Prozesse in großem Maßstab innerhalb von Unternehmensarchitekturen zu unterstützen.

Mehrwert vom RPA im Unternehmen

RPA-Lösungen werden in der Regel in Organisationen eingesetzt, die in großem Umfang Personal für hohes Volumen, transaktionsbezogene und sich wiederholende prozessorientierte Aufgaben und Aktivitäten nutzen. Die RPA-Technologie eignet sich am besten für sich stark wiederholende, regelbasierte Aktivitäten und Prozesse, die normalerweise mit transaktionsorientierten Back-Office-Prozessen mit hohem Volumen verbunden sind. RPA-Tools können so konfiguriert werden, dass Aktionen vorhandener Anwendungen, die in verschiedenen Geschäftsprozessen verwendet werden, erfasst und interpretiert werden – genau wie es ein menschlicher Bediener machen würde. Diese Tools können menschliche Handlungen ohne damit verbundene Fehler nachahmen. Die Abbildung 1 zeigt einige Vorteile der RPA-Technologie im Überblick.

RPA übernimmt monotone Aufgaben, die oftmals banal sind, aber auch zeitaufwendig und fehlerfällig. Dazu zählen unter anderem folgende Aufgaben:

• Das Öffnen einer Website sowie das Anmelden

• Das Öffnen einer E-Mail und von Anhängen

• Das Extrahieren von Inhalten aus Formularen oder Dokumenten

• Extrahieren von Kundeninformationen, um diese von einem System in ein anderes zu überführen

• Das Ausschneiden und Einfügen von Informationen von einer Applikation in eine andere

• Durchführung von Berechnungen innerhalb von Workflows

• Dateneingabeverfahren in Workflow-Prozessen

Angesichts des anhaltenden Anstiegs der Arbeitskosten bietet RPA einen sofortigen Nutzen, da Personal durch Roboter ersetzt wird. Dies wird jedoch nicht zu Verlust von Arbeitsplätzen führen, sondern zu einer Verschiebung der Arbeit zu qualitativeren Tätigkeiten. Durch die Automatisierung einiger Verwaltungsaufgaben in der Personalabteilung können sich HR-Teams beispielsweise auf strategische Aktivitäten wie Suche und Einführung von neuen Mitarbeitern sowie Schulungen und Entwicklungen von Mitarbeitern konzentrieren. Damit steigen die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität eines Unternehmens im Allgemeinen. Weiterhin können entlastete Mitarbeiter sich um das Kerngeschäft kümmern, anstatt sich mit banalen Tätigkeiten zu beschäftigen.

Zudem können RPA-Plattformen eine breite Palette von Prozessen in Schlüsselfunktionen automatisieren, darunter Finanz- und Buchhaltungsprozesse, Personalwesen, Beschaffung, Logistik, Customer Experience Management und Lieferketten (siehe Abbildung 2).

RPA-Roadmap

Für große Organisationen ist die Durchführung von einem RPA-Programm von entscheidender Bedeutung. Dies ermöglicht, gezielt Methoden und Ressourcen zu entwickeln und bereitzustellen, um Konsistenz und Genauigkeit herzustellen, die Leistung zu messen und die Kontrolle sicherzustellen. In Abbildung 3 ist die Roadmap von einem RPA-Programm dargestellt, das aus folgenden Schritten besteht:

• Scope-Definition mit dem Top-Management

• Identifizierung und Priorisierung potenzieller RPA-Möglichkeiten

• Bewertung der wichtigsten RPA-Anbieter, ihrer Fähigkeiten und der Softwareauswahl

• Aufbau von Kontroll- und Governance-Strukturen für das Änderungsmanagement

• Aufstellen eines Kompetenzzentrums, das die erforderlichen Kompetenzen bereitstellt, einschließlich Methodik und Ansatz, Schulung, Projektabwicklung und Lösungserkenntnisse

• Design und Implementierung von einem oder mehreren RPA-Piloten gemäß der genehmigten Methoden und Standards

• Erfolgsmessung und Retrospektive

Die Planung, Implementierung und Einführung von den ersten POCs können mehrere Monate in Anspruch nehmen (siehe Abbildung 3). Nach den ersten Erfolgsmessungen wird der Einsatz von RPA im großen Umfang ermöglicht, da die benötigten Strukturen und Vorgehensweisen sich etablieren und die Vorteile ersichtlich werden.

Zusätzlich sollte das Unternehmen über interne oder externe Fähigkeiten verfügen, um die komplexen Fragen der Einhaltung von regulatorischen Vorschriften zu behandeln, die in das RPA-Design einbezogen werden müssen und die Einrichtung der richtigen Governance-Struktur, Risikobewertung, Überwachung und Kontrolle gewährleisten.

Zukünftige Entwicklungen

Die Einführung von RPA hat in den letzten Jahren stark zugenommen und wird weiterhin mit einer robusten Geschwindigkeit vorangetrieben. Unternehmen konzentrieren sich stark auf die Digitalisierung, wobei RPA einer der Schlüsselbereiche ist. Der Einsatz von RPA-Technologien wird sich zügig auf komplexere Prozesse in größerem Maßstab ausweiten. In der nahen Zukunft wird RPA mit kognitiven Fähigkeiten erweitert, um Prozessautomatisierung in kognitive Automatisierung umzuwandeln. Zwischenzeitlich können Unternehmen Künstliche Intelligenz in ihre Automatisierungsprogramme integrieren und so ihre Vorteile verstärken. Um diese neuen Perspektive zu unterstützen, werden Funktionen für Künstliche Intelligenz und Geschäftsprozesse eingeführt, wo intelligentere und innovativere Lösungen benötigt werden.

Die Abbildung 4 zeigt den Evolutionspfad von RPA-Technologien. Abhängig von Grad von Intelligenz der Lösung kann man drei verschiedene Automationsstufen unterscheiden: Robotic Process Automation, Kognitive Automation und KI-basierte Automation, die unten näher beschrieben werden:

Robotic Process Automation: Der derzeitige Automatisierungsgrad konzentriert sich auf sich stark wiederholende und regelbasierte Prozesse, die nur wenig oder gar kein menschliches Eingreifen erfordern.

Kognitive Automation: Zusätzlich zu den oben genannten Funktionen verfügen RPA-Lösungen über Funktionserweiterungen, die eine auf Beurteilungen basierende Entscheidungsfähigkeit basieren. Im nächsten Evolutionsschritt werden jedoch Vorhersagefunktionen eingerichtet, mit denen RPA-Plattformen vorhandene Datensätze verwenden können, um Muster zu erkennen und zukünftige Trends vorherzusagen.

KI-basierte Automation: Von den fortschrittlichsten und komplexesten RPA-Produkten wird erwartet, dass sie in KI- basierende Funktionen eingebettet sind, die RPA autonom machen. Solche Systeme können zu einem großen Teil selbstverwaltende und selbstkonfigurierende Funktionen ermöglichen.

Im unteren Bereich der Abbildung 4 sind exemplarisch einige Software-Anbieter aufgelistet, die sich auf eine bestimme Evolutionsstufe konzentrieren.

RPA bietet Unternehmen eine kostengünstige Möglichkeit, viele Geschäftsprozesse zu automatisieren. Das Aufkommen von RPA bietet eine vielversprechende Gelegenheit, neue Technologien zu nutzen, um bestimmte Geschäftsprozesse zu einem Bruchteil der Kosten effizienter zu betreiben und zu verwalten. Es hat sich in vielen Organisationen bereits gezeigt, dass RPA zu einem schnellen ROI führt und Unternehmen in vielen Branchen dabei geholfen hat, die Digitale Transformation voranzutreiben. Es gibt jedoch noch weitere Vorteile wie eine verbesserte Compliance, einen besseren Kundenservice und eine höhere Datenqualität.

Auf der anderen Seite bringt RPA ebenfalls Herausforderungen und Probleme mit sich. Die Technologie kann schwierig zu verwalten sein, beispielsweise wenn Adoptionsniveaus hoch sind und die Software in sicherheitskritischen Bereichen wie Regierungsbehörden, Finanzmärkten und Verteidigungsunternehmen eingesetzt wird. Mit wachsender Anzahl der Bots werden Prozesse zusätzlich komplexer und teilweise auch unüberschaubar. Damit ergeben sich potenzielle Komplikationen bei der Sicherheit und Skalierbarkeit im gesamten Unternehmen.

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