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Definition Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

| Autor / Redakteur: Dipl.-Ing. (FH) Stefan Luber / Nico Litzel

Robotic Process Automation, kurz RPA, ist aus der klassischen Prozessautomatisierung entstanden. RPA nutzt Methoden der Künstlichen Intelligenz, um mithilfe von Softwarerobotern Aufgaben, die zuvor von Menschen ausgeführt wurden, automatisiert zu erledigen. Ein typischer Anwendungsbereich von RPA ist die Automatisierung von Softwaretests.

(Bild: © aga7ta - stock.adobe.com)

Die Abkürzung von Robotic Process Automation lautet RPA. Der Begriff lässt sich mit robotergesteuerte Prozessautomatisierung ins Deutsche übersetzen. RPA ist aus der traditionellen Prozessautomatisierung entstanden und nutzt Methoden der Künstlichen Intelligenz (KI), um mithilfe von Softwarerobotern zuvor von Menschen ausgeführte Aufgaben automatisiert zu erledigen. Die Aufgaben reichen von einfachen Datenabfragen über Formulareingaben bis hin zu komplexen Tätigkeiten wie das Einloggen und Bedienen von elektronischen Systemen. Der Softwareroboter, auch als Softwarebot bezeichnet, imitiert einen menschlichen Anwender und führt Teile seiner Tätigkeiten an einem virtuellen Arbeitsplatz aus.

Die RPA-Lösung ist aus Architektursicht oberhalb der Systeme zur Ausführung der Geschäftsprozesse installiert und agiert auf Anwenderebene. Die eigentlichen Geschäftsprozesse oder -systeme müssen nicht angepasst oder verändert werden. Die Software-basierten Roboter sind mit physischen Robotern in automatisierten Produktionsprozessen vergleichbar, die manuelle Produktionstätigkeiten von Mitarbeitern ausführen. Softwareroboter imitieren die Interaktion des Menschen mit den Anwenderoberflächen der IT-Systeme und -Anwendungen. Typische Anwendungsbereiche der Robotic Process Automation sind die Automatisierung von Softwaretests, die Kategorisierung und automatisierte Bearbeitung von Anfragen im Kundenservice oder die Ausführung von wiederkehrenden Tätigkeiten in der Buchhaltung.

Funktionsweise der Robotic Process Automation

Softwareroboter der Robotic Process Automation agieren als virtuelle Mitarbeiter an einem virtuellen Arbeitsplatz. Sie nutzen bestehende Anwendungen oder Systeme, um wiederkehrende Tätigkeiten automatisiert zu erledigen. Da die Roboter direkt mit der Anwenderschnittstelle der Systeme und Anwendungen interagieren, sind keine grundlegenden Veränderungen der Geschäftsprozesse notwendig. Zur Nutzung der vorhandenen User-Interfaces können Techniken wie das Screen Scraping zum Einsatz kommen.

Für die Ausführung der Aufgaben benötigen die Roboter Regeln und Vorgaben, die in vielen Fällen im Vorfeld oder während der Tätigkeit durch maschinelles Lernen und Methoden der Künstlichen Intelligenz entwickelt werden. Durch die Nutzung der KI sind die Softwareroboter in der Lage, recht intelligente Entscheidungen zu treffen und flexibel auf unterschiedliche Situationen zu reagieren.

Typische Aufgaben der Robotic Process Automation

Typische Arbeiten, die RPA-Softwareroboter erledigen, sind beispielsweise:

  • Extrahieren von Daten,
  • Kopieren oder Verschieben von Dateien,
  • Ausfüllen von Formularen,
  • Stukturieren von Daten,
  • Durchführung von Berechnungen,
  • Ausführen von Aktionen basierend auf Wenn-/Dann-Bedingungen,
  • Abrufen von Internetseiten,
  • Laden und Verarbeiten von Daten aus dem Internet,
  • Öffnen und Sortieren von E-Mails,
  • Verarbeiten von E-Mail-Anhängen,
  • Erstellen von Reports,
  • Bearbeiten von Log-Dateien,
  • Einloggen und Bedienen von elektronischen Systemen sowie
  • das Abrufen von Informationen aus sozialen Medien.

Abgrenzung Robotic Process Automation und traditionelle Prozessautomatisierung

Der wesentliche Unterschied zwischen Robotic Process Automation und traditioneller Prozessautomatisierung ist, dass RPA auf der Anwenderoberfläche bestehender Geschäftsprozesse und -systeme agiert. Ziel ist es, die bestehenden Abläufe zu automatisieren, ohne die eigentlichen Prozesse oder Systeme zu verändern. Softwareroboter simulieren menschliche Anwender und arbeiten mit den vorhandenen Anwendungen.

Durch die Nutzung Künstlicher Intelligenz ist RPA im Gegensatz zu traditioneller Prozessautomatisierung in der Lage, auf sich verändernde Situationen zu reagieren. Traditionelle Prozessautomatisierung überarbeitet die zugrundeliegenden Prozesse und führt neue Systeme und Anwendungen zu deren Automatisierung ein. Die automatisierten Prozessabläufe sind relativ statisch und können nur bedingt auf veränderte Situationen reagieren.

Vorteile durch den Einsatz von RPA

Der Einsatz der Robotic Process Automation bietet viele Vorteile und ermöglicht es, viele Geschäftsprozesse schnell und fehlerfrei automatisch zu erledigen. Weitere Vorteile sind:

  • Rund um die Uhr arbeitende Softwareroboter,
  • strikte Einhaltung der Vorgaben und Regeln,
  • effiziente Erledigung der Aufgaben,
  • hohe Produktivität,
  • niedrige Kosten,
  • besserer Kundenservice,
  • hohe Prozessqualität,
  • Dokumentation aller Tätigkeiten,
  • Entlastung der Mitarbeiter von Routinetätigkeiten,
  • Verbesserung der Datensicherheit,
  • schnelle Implementierung neuer Prozesse und die
  • vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der Robotic Process Automation.

Anwendungsbereiche der Robotic Process Automation

Die Anwendungsbereiche der Robotic Process Automation sind sehr vielfältig und reichen von der Erledigung einfacher Routinetätigkeiten bis zur Ausführung komplexer Aufgaben mithilfe von Künstlicher Intelligenz. Typische Anwendungsbereiche sind der Kundenservice. Dort erledigen die Softwareroboter Aufgaben wie die Strukturierung von Kundenanfragen per E-Mail oder über soziale Netzwerke und die Weiterleitung zu den betroffenen Fachabteilungen inklusive erhaltener Informationen wie Dokumente oder Dateien.

Ein weiterer Anwendungsbereich ist die Finanzbranche. Dort lässt sich Robotic Process Automation nutzen, um beispielsweise Konten zu eröffnen, Zahlungen durchzuführen oder Anträge zu prüfen. RPA-Aufgaben im Personalwesen sind Arbeiten in der Zeiterfassung oder das Pflegen von Mitarbeiterdaten. Weitere Anwendungsbereiche sind:

  • Tätigkeiten in der Buchhaltung und im Rechnungswesen
  • Tätigkeiten im Gesundheitswesen wie die Bearbeitung von Patientenakten
  • Tätigkeiten im Supply Chain Management wie die Pflege von Lagerbeständen oder die Verfolgung von Warensendungen

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