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Routenplaner von Another Monday Acht Schritte zur erfolgreichen Prozessoptimierung

| Autor / Redakteur: Martin Hensel / Nico Litzel

Eines der wichtigsten Themen der Digitalen Transformation ist die Prozessautomatisierung. Die Spezialisten für Robotic Process Automation (RPA) Another Monday geben auf Basis ihrer Lösung AM Ensemble acht Ratschläge, wie der Einstieg in dieses Thema gelingt.

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Another-Monday-Gründer Hans Martens
Another-Monday-Gründer Hans Martens
(Bild: Another Monday)

Auf die Skalierbarkeit kommt es an

Zu Beginn der RPA-Reise sollte bedacht werden, dass alle Implementierungsschritte innerhalb der RPA-Lösung erfolgen und so ein Höchstmaß an Skalierbarkeit ermöglichen. Die einzelnen Schritte sind hierbei eine Machbarkeitsstudie, Analyse, Development, Test und Go Live.

Am Anfang steht die Machbarkeitsanalyse

Im Zuge der Machbarkeitsanalyse wird geklärt, ob sich ein Prozess durch RPA automatisieren lässt. Zudem werden Vorteile bestätigt und mögliche Probleme identifiziert. Jedoch ist es essentiell, klare Automatisierungsziele festzulegen und geeignete Prozesse zu identifizieren. Ein Leuchtturmprozess, also ein erster bestimmender Pilotprozess, gibt die Richtung für spätere intelligente Skalierungsmaßnahmen vor. Voraussetzung für das Herausfiltern des richtigen Prozesses ist ein ausgefeiltes Process Mining. Werden Data-Mining-Algorithmen auf registrierte oder aufgezeichnete Daten in den sogenannten Event Logs von Systemen angewendet, lassen sich Muster erkennen, um mögliche Schwachpunkte in der Prozesskette herauszuarbeiten. Damit das RPA-Projekt eine gute Basis erhält, muss ein Unternehmen zudem alle verwendeten Bestandssysteme genau kennen. Weitere Voraussetzung erfolgreicher RPA-Starts sind Projektbefürworter, also RPA-Botschafter im Unternehmen, die bei der Definition eines überzeugenden Pilot- und Geschäftsszenarios helfen.

Umfassende Analyse bestimmt nachhaltigen RPA-Erfolg

Die nun folgende Analysephase ist die wichtigste Etappe der Automatisierungsreise, denn Qualität, Stabilität und Automatisierungserfolg basieren auf einer detailliert durchgeführten Prozessanalyse. Jeder Prozesspfad muss abgebildet werden, um möglichen Aussteuerungsgründen wie beispielsweise Windows-Updates vorzubeugen. Erst wenn alle relevanten Prozessvarianten erfasst und ein Konzept zur Ausnahmebehandlung definiert ist, wird die Prozessautomatisierung nachhaltig erfolgreich.

Eigenständige RPA-Projekte wagen, bei Bedarf Unterstützung erfragen

Da die Prozessautomatisierung immer mehr an Bedeutung gewinnt, sind RPA-Entwickler heiß begehrt. Another Monday hat seinen AM Composer daher in eine Analysten- und eine Entwickleransicht aufgeteilt, die besonders intuitiv und einfach zu bedienen sind. Per Drag and Drop kann der Analyst die Prozesslogik aufbauen und ein Prozessdiagramm erstellen. Im zweiten Schritt wird diese Logik mit weiteren Automatisierungsinformationen verdichtet. Mit einem gewissen Prozessverständnis und einer Portion Neugier kann jeder die Software-Roboter entwickeln. Another Monday ermöglicht es, nur bei besonders komplexen Entwicklungsschritten Experten einzusetzen. Dies erhöht die Geschwindigkeit der Automatisierung und trägt wesentlich zu einer effektiven Ressourcenallokation bei.

Tests zur Qualitätsabsicherung

Um den reibungslosen Betrieb der Software-Roboter zu gewährleisten, sind während des gesamten Automatisierungsprozesses mehrere Quality Gates erforderlich. Die letzten beiden Quality Gates sind ein Entwicklungstest auf der Testumgebung, gefolgt von einem Implementierungstest auf dem Produktivsystem.

Software-Roboter vielseitig einsetzbar

Die Kommunikation zwischen den Software-Robotern auf Hardware oder virtuellen Clients und der Datenbank, in der alle Aufgaben gespeichert sind, wird vom AM Conductor übernommen. Er dient als Task-Manager, der auf jedem Client installiert ist. Um das Beste aus den digitalen Mitarbeitern herauszuholen, hat sich Another Monday für eine Pull-Logik entschieden: Sobald ein Roboter seine Aufgabe erledigt hat, kontaktiert er den AM Conductor, um nach mehr Arbeit zu fragen. Da alle Software-Roboter von Another Monday vielseitig ausgebildet sind, können sie an jedem Prozess arbeiten, der bisher automatisiert wurde.

Virtuelle Mitarbeiter verlässlich managen und kontrollieren

Das wichtigste Tool nach dem Produktivstart ist der AM Monitor als zentrale Steuereinheit zur Verwaltung, Überwachung und Verbesserung der virtuellen Mitarbeiter. Anwender können Warnmeldungen einstellen, Prioritäten setzen, Berichte erstellen und spezielle Aufgaben einem bestimmten Client zuweisen. Je mehr Geschäftsprozesse durch Software-Roboter automatisiert werden, desto wichtiger werden Orchestrierung und Gesamtkontrolle.

Einfache Wartung, problemlose Erweiterungen

Innerhalb weniger Tage können die ersten Software-Roboter mit ihrer Arbeit beginnen. Die Infrastruktur von Another Monday besteht lediglich aus einem Datenserver, einem Fileshare und dem Client – dem Computer, auf dem der Bot läuft. Auch Skalierung ist kein Problem. Egal, wie umfangreich der Prozess ist: Software-Roboter von Another Monday laufen immer stabil und sind einfach zu warten. Prozessbausteine (wie beispielsweise ein Log-In) lassen sich bei sich ändernden Systemen einfach updaten, ohne dabei den gesamten Prozess neu strukturieren zu müssen. So können Unternehmen komplexe Prozesse schnell skalieren und Änderungen vornehmen.

„Da Technologie nur in Kombination mit der richtigen Methodik zu nachhaltigem Automatisierungserfolg führt, bieten wir kein einzelnes RPA-Tool, sondern ein Ensemble an, das Methodik und Tools perfekt vereint. Unser Ziel ist nicht weniger als ein Paradigmenwechsel im RPA-Markt, der es Business-Analysten ermöglicht, 80 Prozent der Roboterentwicklung eigenständig zu übernehmen, auch bei komplexeren Prozessen. Wir stehen jedoch immer zur Seite. Diese Verbindung aus Technologie und Methodik, Eigenständigkeit und Expertensupport zeichnet zukunftsorientierten RPA-Erfolg aus“, erklärt Another-Monday-Gründer Hans Martens.

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