Kommentar von Sandra Bartl, Board Deutschland 6 wichtige Trends für die datenbasierte Unternehmenssteuerung 2021

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Für das Jahr 2021 beleuchten wir sechs wichtige Trends für datenbasierte Unternehmenssteuerung, die unabhängig vom weiteren Pandemiegeschehen Bestand haben und die für die Unternehmen dieses Jahr wichtig sein werden.

1. Demokratisierung der Daten

Daten zu demokratisieren bedeutet, die Daten so vielen Mitarbeitern wie möglich zugänglich zu machen. Das funktioniert nur, wenn Daten in den passenden Formaten und Kanälen geteilt werden, sowie zum jeweiligen Nutzerprofil und zum Vorwissen passen. Dann können Daten auf breiter Basis genutzt werden, um faktenbasierte Entscheidungen zu treffen, die auf konkreten, auf das Unternehmen bezogenen Daten basieren. Doch Daten sind häufig in Datensilos abgelegt, die nur den jeweiligen Bereichen wie Finanzen, Controlling, Marketing oder Vertrieb bekannt und zugänglich sind. Eine bereichsübergreifende Betrachtung und Analyse der Daten, in die das Fachwissen und Verständnis der verschiedenen Bereiche einfließt, ist so nicht möglich. Moderne Business Intelligence- und Analytics-Lösungen schaffen deshalb als allererstes einen Single Point of Truth (SPoT), in dem alle Daten stets in aktueller Version für alle berechtigten Nutzer zur Verfügung stehen.

Dies ist aber nur ein wichtiger Aspekt. Der Zugang zu den Daten bringt wenig, wenn die Nutzer nicht das Wissen haben, die Daten auch entsprechend für Analysen heranzuziehen. Deshalb ist es entscheidend, dass Unternehmen in die Datenkompetenz ihrer Mitarbeiter investieren. Zudem sollten Unternehmen darauf achten, Programme einzusetzen, die Datenanalysen ohne tiefgreifende IT-Kenntnisse und Programmierfähigkeiten ermöglichen. Das versetzt sehr viel mehr Anwender in die Lage, Daten selbst zu analysieren und dabei ihr spezifisches Geschäftsverständnis einzubringen. Auf diese Weise geht die Demokratisierung der Daten einher mit der Einführung einer datengetriebenen Unternehmenskultur. Dies gehört im Zeitalter der Digitalisierung zu einer der wertvollsten Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können.

2. Automatisierung von Prozessen

In allen wichtigen Bereichen eines Unternehmens muss Zeit geschaffen werden, um mehr strategische Aufgaben übernehmen zu können. Routinearbeiten, die nur eine untergeordnete Wertschöpfung bringen, können mithilfe innovativer Technologien weiter automatisiert werden. Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) ist heutzutage in der Lage, Routinearbeiten z. B. in der Finanzplanung zu beschleunigen und die abschließende Konsolidierung und Finanzberichterstattung zu automatisieren. Diese Automatisierung sich wiederholender, manueller Aufgaben reduziert sowohl den zeitlichen Aufwand für diese Tätigkeiten als auch das Risiko manueller Fehler. Wie das funktioniert und welche Vorteile es mit sich bringt zeigt eine aktuelle FSN-Studie. Die gewonnene Zeit können die Mitarbeiter für die Analyse der vorliegenden Daten und der Ausgestaltung strategischer Initiativen nutzen.

3. Integrierte Business-Planung

Die Märkte weltweit sind weiterhin geprägt durch Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Unklarheit. Daher wird Integrierte Business-Planung (IBP) und damit die Ausdehnung von Planung und Analyse vom Finanzbereich auf operative Bereiche sowie deren enge Verzahnung entscheidend sein für eine erfolgreiche Zukunft. Die Integration der verschiedenen Funktionen innerhalb der Planung und die Integration der Analyse in die Planung ist für Unternehmen eine Herausforderung, bietet aber den größten Mehrwert. Sie muss auf verschiedenen Ebenen gewissenhaft durchgeführt werden. Zu berücksichtigen sind besonders:

• Integration des Strategiemanagements mit Jahresplanung und Budgetierung

• Integration der Jahresplanung mit kontinuierlichen Aktualisierungen und Forecasts

• Integration der Finanzplanung mit der operativen Planung

• Integration von Planung und Forecasting mit Corporate Performance Management-Prozessen

In Unternehmen, die jeden dieser vier Aspekte berücksichtigen, trägt IBP zu qualitativ hochwertigen Planungsergebnissen, hoher Flexibilität und Agilität sowie fundierten Entscheidungen zur Unternehmenssteuerung bei. Unternehmen können Veränderungen und Signale des Marktes schneller erkennen, ihre Auswirkungen besser abschätzen und zielgerichteter handeln. Das Analystenhaus BARC hat der Integrierten Business-Planung eine umfangreiche Studie gewidmet.

4. Simulationsmodelle und Szenariobildung

Die aktuelle Covid-19-Krise hat deutlich gemacht, dass Analyse und Fortschreibung der historischen Daten allein den heutigen Anforderungen nicht mehr genügen. Unternehmen müssen von einer historischen Perspektive zu einem zukunftsorientierten Ansatz übergehen. In Zeiten großer Unsicherheit und hoher Volatilität helfen vor allem Simulationen und Szenarien, verschiedene Alternativen sichtbar zu machen.

Ein leistungsstarkes Simulationsmodell, in dem die wichtigsten Werttreiber berücksichtigt sind, bietet den Unternehmen die Möglichkeit, für sie relevante Szenarien zu erstellen, die die Entscheidungsfindung unterstützt. So vermitteln Best-Case-, Worst-Case- und Most-Likely-Szenarien der Unternehmensführung ein klares Bild, welche Auswirkungen bestimmte Handlungsoptionen haben. Die größte Wirkung erzielen Simulationsmodelle und Szenariobildung, wenn sie integraler Bestandteil der Steuerungsprozesse und des Risikomanagements in Unternehmen werden.

5. Frühwarnfähigkeiten

Ein wichtiger Aspekt der Unternehmenssteuerung ist das rechtzeitige Reagieren auf neue Entwicklungen im Markt. Abweichungen zwischen Forecast und Ist-Zustand sollten einen Dialog darüber auslösen, welche geschäftsrelevanten Gründe für die Abweichungen verantwortlich sind. Unternehmen sind aufgefordert, Maßnahmen zu starten, um hier wieder kongruent zu sein und einen guten Weg einzuschlagen. Aus diesem Grund optimieren zukunftsorientierte Unternehmen ihre Planungsprozesse und erweitern ihre Forecasts mit Frühwarnlösungen. So erhalten sie umsetzbare Erkenntnisse, warum der Ist-Zustand vom Forecast abweicht und können entsprechend handeln. Als sogenannte Control Tower unterstützen moderne Plattformen dieses Frühwarnsystem, erkennen frühzeitig mögliche Abweichungen und liefern zeitnah Warnhinweise auf mögliche Probleme. So geben sie den Unternehmen Zeit, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, bevor ein Problem zur Krise wird.

KPMG Deutschland setzt z. B. ein auf der Board-Plattform entwickeltes Frühwarnsystem ein. Dieses System hat den bisherigen Forecast-Prozess ersetzt, den Planungsaufwand deutlich reduziert und die Steuerungsmöglichkeiten der Führungsebenen erhöht.

6. Zero-Based Budgeting

Die verbesserten Analysefähigkeiten werden zunehmend um eine strategisch geeignetere Form der Planung ergänzt, dem Zero-Based Budgeting. Das Konzept ist nicht neu, aber in der aktuellen disruptiven Umgebung bekommt es eine neue Relevanz. Kostenstrukturen sollten optimalerweise komplett neu gedacht und priorisiert werden. Während sich die traditionelle Budgetierung bei der Planung auf Vorjahres-Budgets stützt, basieren die Budgets beim Zero-Based Budgeting auf der Umsetzung der Geschäftsstrategie und dem Erreichen der Unternehmensziele. Dieses „bei null anfangen“ liefert einen strategischeren Ansatz und weist Ressourcen den Aktivitäten zu, die besonders wachstumsstark sind.

Moderne Planungsprogramme reduzieren den Aufwand für Zero-Based Budgeting deutlich und stellen sicher, dass die Prozesse für das Zero-Based Budgeting einfach und effizient umgesetzt werden können. So hilft ein Genehmigungs-Workflow die Qualität zu sichern und integriertes Reporting gewährleistet Transparenz während des gesamten Prozesses. Die Bereitstellung von Was-wäre-wenn-Analysen trägt zudem dazu bei, die besten Ergebnisse zu erzielen. Wer erfahren möchte, wie Unternehmen durch ZBB neue Möglichkeiten erschließen und die Kostenbasis neu ausrichten können, findet in diesem Whitepaper von FSN weiterführende Informationen.

Fazit

Unternehmen sollten die digitale Transformation auch 2021 energisch fortführen und Daten zur Unternehmenssteuerung heranziehen. Auf diese Wiese können sie die Kräfte freisetzen, die gerade in diesen Tagen für die zukunftsorientierte Ausrichtung der Unternehmen notwendig ist.

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