Definition Was ist Records Management?

Das Records Management stellt die nachvollziehbare, revisionssichere Verwaltung von geschäftsrelevanten Transaktionen sicher. Die hierfür notwendigen Informationen können in unterschiedlicher Form vorliegen und digital oder papierbasiert sein. Das Records Management begleitet den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten.

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Der deutsche Begriff für Records Management lautet Schriftgutverwaltung oder Aktenführung. Es handelt sich beim Records Management um Strategien, Standards und Arbeitsabläufe zur revisionssicheren Verwaltung von geschäftsrelevanten Informationen und Transaktionen. Oft wird Records Management mit Dokumentenmanagement gleichgesetzt, was streng genommen nicht korrekt ist. Denn das Records Management bildet den kompletten Lebenszyklus von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten wie das Erstellen, Bearbeiten, Verwalten, Löschen und Entsorgen der Informationen ab und bietet Strategien zur Einhaltung geltender Vorgaben.

Dokumentenmanagementsysteme stellen technische Lösungen für das Records Management bereit. Die für die Schriftgutverwaltung relevanten Informationen liegen in digitaler Form oder papierbasiert vor und umfassen beispielsweise Verträge, E-Mails, Notizen, Protokolle, Berichte, Instant-Massaging-Daten oder Datenbankeinträge. Schriftgüter sind damit alle geschäftsrelevanten Informationen unabhängig vom Informationsträger. Auch Hilfsmittel und ergänzende Daten für die Nutzung und das Verständnis der Daten, etwa Metainformationen wie das Eingangs- und Bearbeitungsdatum, gehören dazu. Elektronische Daten lassen sich auf Speichermedien oder in der Cloud speichern, Papierdokumente in Archiven oder Lagern. Alternativ ist die Digitalisierung von Papierdokumenten durch Einscannen möglich.

Die ISO-Norm 15489

Die Grundlagen und Verfahrensweisen eines systematischen Records Managements für private oder öffentliche Organisationen sind im internationalen Standard ISO 15489 beschrieben und normiert. ISO 15489 schafft Rahmenbedingungen für die Verwaltung von Dokumenten unabhängig von ihrem Inhalt, ihrer Struktur und ihrer physischen Beschaffenheit. Auch die Aufgaben im Vorfeld der Archivierung sind beschrieben und definiert. Ziel der Norm ist es, Qualitätsstandards und Regeln aufzustellen, um Geschäftsvorgänge nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren. International sorgt ISO 15489 für die Einhaltung verschiedenster Compliancevorgaben im wirtschaftlichen Umfeld. Das Grundlagendokument der Norm ist ISO 15489-1 (Information and documentation – Records Management – Part 1: General). Es definiert Anwendungsfelder, Begriffe, Prozesse, Grundsätze, Zielsetzungen und Verantwortlichkeiten.

Der zweite Teil der Norm, ISO 15489-2 (Information and documentation – Records Management – Part 2: Guidelines), befasst sich mit den konkreten Verfahren des Records Managements und bietet einen Überblick über die verschiedenen Arbeitsschritte.

Die grundlegenden Ziele des Records Managements

Das Records Management verfolgt das grundlegende Ziel, Geschäftsvorgänge nachvollziehbar, vollständig, unveränderlich und leicht wieder auffindbar zu dokumentieren. Private oder öffentliche Organisationen sollen mithilfe der Schriftgutverwaltung zentral nachvollziehen können, wann und von wem welche Geschäftsdokumente erstellt, bearbeitet, verändert oder gelöscht wurden. Alle für die Einhaltung von Compliancevorgaben relevanten Dokumente müssen schnell zu finden und darzustellen sein.

Der Lebenszyklus eines Records

Die Schriftgutverwaltung deckt den kompletten Lebenszyklus eines Records ab. Der Lebenszyklus umfasst verschiedene Phasen von der Erstellung bis zur Vernichtung der Daten. Die typische Phasen sind:

• Erstellung eines Records

• Bearbeitung eines Records

• Veränderung eines Records

• Vernichtung eines Records

Der Einsatz von Enterprise-Information-Management-Systemen für das Records Management

Während es bei kleinen Unternehmen möglich ist, Ablageorte der geschäftsrelevanten Dokumente in Tabellen zu pflegen, stellt diese Art der manuellen Schriftgutverwaltung für größere Organisationen keine Lösung dar. In großen Unternehmen kommen oftmals Softwarelösungen zum Einsatz, die Dokumente klassifizieren, speichern und leicht auffindbar machen. Diese Lösungen werden als EIM-Lösungen (Enterprise-Information-Management-Lösungen) bezeichnet. Die Systeme stellen Anwendungen bereit, die sowohl digitale als auch physische Medien in Archiven verwalten. Dokumente erhalten elektronische Zeitstempel und Signaturen, über die sich Fristen zur Aufbewahrung und Vernichtung einhalten lassen. Um Dokumente unveränderlich abzulegen, kommen teils physisch unveränderbare Medien zur Speicherung zum Einsatz.

Die Vorteile der Enterprise Information Management Systeme sind kurz zusammengefasst folgende:

• elektronische Erfassung aller relevanten Dokumente

• schnelles Suchen und Finden von relevanten Dokumenten durch eine vollständige Indexierung der Informationen

• Protokollierung aller an einem Dokument ausgeführten Arbeitsschritte

• zentrale Verwaltung von Zugriffsrechten auf die verschiedenen Informationen

• automatische Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen durch die Auswertung von Zeitstempeln

Records Management und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Die neue europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellt besondere zu erfüllende Anforderungen an das Records Management. Insbesondere trifft dies auf das „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 und 18 DSGVO) zu. Dieses besagt, dass personenbezogene Daten auf Anforderung eines Betroffenen gelöscht oder gesperrt werden müssen. Das für die Schriftgutverwaltung eingesetzte Archivsystem muss in der Lage sein, dieses Recht abzubilden. Unter Umständen führen konkurrierende gesetzliche Anforderungen bezüglich Löschung und Aufbewahrung geschäftsrelevanter Informationen für das Enterprise Information Management zu komplexen Aufgabenstellungen. Sauber definierte, nachvollziehbare Regeln und Automatismen lösen diese teils gegensätzlichen Anforderungen auf.

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