Kommentar von Andreas Dangl, Fabasoft Approve Zukunftssichere Unternehmensführung durch ein integriertes Managementsystem

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Unternehmen sind zunehmend gezwungen, gleichzeitig gesetzliche und technologische Anforderungen zu erfüllen sowie interne Prozesse zu optimieren. Mit der Kombination aus einem integrierten Managementsystem (IMS) und einem KI-gestützten Dokumenten- und Qualitätsmanagement (DMS/QMS) gelingt das effektiv.

Organisationen müssen sich ständig neuen Herausforderungen stellen: Gesetzliche Vorgaben ändern sich, technologische Entwicklungen schreiten rasant voran, der interne Abstimmungsaufwand wächst. Gleichzeitig sollen Abläufe effizient, transparent und ressourcenschonend sein. Wer verschiedene Managementsysteme für Qualität, Umwelt, Datenschutz oder Arbeitssicherheit isoliert betreibt, steht Mehrfacharbeit, fehlender Übersicht und hohen Kosten gegenüber.

Genau hier setzt ein sogenanntes integriertes Managementsystem (IMS) an. Hinter der Bezeichnung verbirgt sich ein übergeordnetes Konzept, das verschiedene Unternehmensmanagementsysteme in einer einheitlichen Struktur bündelt. Ziel ist es, eine ganzheitliche Anwendung zu schaffen, in der alle Komponenten nahtlos ineinandergreifen.

Mehrere Administrationsbereiche unter einem Dach

Ein IMS vereint unterschiedlichste Administrationsbereiche unter einem Dach, darunter Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015, Informationssicherheitsmanagement gemäß ISO 27001, Arbeitsschutz nach ISO 45001, Nachhaltigkeitsstrategien, Wissensmanagement sowie den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Auch Energiemanagementsysteme nach ISO 50001 und Umweltstandards gemäß ISO 14001 lassen sich darin einbinden.

In vielen Organisationen laufen diese Systeme parallel. Das führt dazu, dass sie Audits mehrfach durchführen müssen, Dokumentationen nicht einheitlich sind und Mitarbeiter mehr Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen als nötig.

Praxisbeispiele zeigen, dass Unternehmen, die ein IMS implementiert haben, etwa von deutlicher Effizienzsteigerung profitieren. Eine Firma aus dem industriellen Umfeld konnte durch die Zusammenführung ihrer Managementsysteme ihre Auditzeiten um fast die Hälfte verkürzen, den Schulungsaufwand für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reduzieren und die Reaktionsgeschwindigkeit auf gesetzliche Änderungen erheblich verbessern. Statt einzelne Normen isoliert zu betrachten, hat das Unternehmen die Prozesse übergreifend organisiert und auf einer gemeinsamen Plattform digital abgebildet.

Automatisierte Workflows

Es liegt auf der Hand, dass die Digitalisierung eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung eines integrierten Managementsystems spielt. In vielen Betrieben sind Dokumente noch immer in unterschiedlichen Systemen verteilt – Stichwort „Silodenken“. Das führt zu zeitaufwendigen Suchprozessen, fehlerhaften Versionierungen und einem erhöhten Verwaltungsaufwand.

Eine cloudbasierte Solution in Form eines KI-gestützten Dokumenten- und Qualitätsmanagementsystems (DMS/QMS) schafft Abhilfe. Kurz gesagt: Das intelligente Tool ermöglicht es, Dokumente auf einer gemeinsam genutzten Plattform zu verwalten, Workflows zu automatisieren und den Zugriff auf relevante Informationen standortübergreifend sicherzustellen.

So lassen sich Dokumente etwa digital versionieren und Änderungen lückenlos nachvollziehen. Zudem sind Verantwortlichkeiten klar geregelt. Besonders in stark regulierten Branchen erleichtert ein modernes System die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Statt manuelle Freigabeprozesse durchzuführen, erfolgen Prüfungen automatisch und unter Berücksichtigung der geltenden Normen. Dank des No-Code-/Low-Code-Prinzips sind selbst Fachabteilungen in der Lage, existierende Prozesse und Workflows selbstständig anzupassen oder neue zu erstellen.

Integration von Künstlicher Intelligenz

Ein weiterer Vorteil liegt in der Integration von Künstlicher Intelligenz (KI). KI-gestützte Anwendungen analysieren große Datenmengen, erkennen Muster und helfen dabei, potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren.

Mit einem modernen System lassen sich gezielte Fragen zu umfangreichen Dokumenten oder Prüfanweisungen stellen. Die KI durchsucht die Inhalte, extrahiert relevante Informationen und liefert präzise Antworten in natürlicher Sprache. Dies reduziert die zeitaufwendige manuelle Suche in Dokumenten im Rahmen des IMS und vermeidet Missverständnisse.

Ein smartes DMS/QMS nutzt KI, um umfassende Überblicke über Projekte, Produkte oder Bauteile aus verschiedenen Systemen zu schaffen. Die KI erkennt automatisch Metadaten und bereitet alle relevanten Informationen in einem übersichtlichen Dashboard auf. Das hilft, den Überblick über verschiedene Aspekte des IMS zu behalten und verknüpfte Informationen leicht zugänglich zu machen.

Das Tool ist außerdem in der Lage, technische Kennzahlen, Seriennummern und andere Metadaten direkt aus Dokumenten zu extrahieren und automatisch Formulare zu erstellen. Das vereinfacht die Datenerfassung und -verwaltung im IMS deutlich.

In der Qualitätssicherung erkennt die KI automatisch Abweichungen in Produktionsprozessen und liefert Vorschläge zur Optimierung. Auch in der Auditierung lassen sich Prüfberichte effizient auswerten, sodass Unternehmen schneller auf kritische Punkte reagieren können.

IMS mit KI-Turbo

Ein integriertes Managementsystem schafft die Basis für eine effizientere, transparentere und flexiblere Unternehmenssteuerung. Durch die Verknüpfung verschiedener Managementsysteme sind Organisationen in der Lage, Prozesse zu harmonisieren, Kosten zu senken und gesetzliche Anforderungen leichter zu erfüllen.

Die ideale Grundlage für die Einführung eines IMS ist ein KI-gestütztes Dokumenten- und Qualitätsmanagementsystem auf Cloudbasis. Organisationen profitieren unter anderem von automatisierten Workflows, einer gemeinsam genutzten Datenplattform und einer höheren Sicherheit im Dokumentenmanagement. Künstliche Intelligenz erweitert die Möglichkeiten eines IMS erheblich, indem sie etwa Prozesse kontinuierlich optimiert und Risiken frühzeitig erkennt.

Dank der zahlreichen Vorteile sind ein IMS und ein KI-gestütztes DMS/QMS die perfekte Kombination für eine zukunftssichere Unternehmensführung.

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