Robotic Process Automation

So steuern Software-Roboter Prozesse

| Autor / Redakteur: Jürgen Frisch / Nico Litzel

„Bei der Robotic Process Automation erledigen Software-Roboter automatisiert administrative Bürotätigkeiten“, berichtet Prof. Dr. Dr. hc. mult. August-Wilhelm Scheer, Alleininhaber und Geschäftsführer der Scheer Group. „Mit diesem Konzept können einfache Tätigkeiten, die bisher in Billiglohnländer ausgelagert wurden, als Roboter-Aufgaben zu uns zurückkehren.“
„Bei der Robotic Process Automation erledigen Software-Roboter automatisiert administrative Bürotätigkeiten“, berichtet Prof. Dr. Dr. hc. mult. August-Wilhelm Scheer, Alleininhaber und Geschäftsführer der Scheer Group. „Mit diesem Konzept können einfache Tätigkeiten, die bisher in Billiglohnländer ausgelagert wurden, als Roboter-Aufgaben zu uns zurückkehren.“ (Bild: Scheer)

Software-Roboter, die selbstständig Prozesse durchführen – das ist laut Scheer die nächste Stufe der Automatisierung. Bei der Digitalisierung betrachtet der Prozessmanagement-Spezialist echtzeitfähige Datenbanken und die Cloud als Enabler.

„Robotic Process Automation“ nennt sich ein Konzept der Automatisierung, das Prozesssteuerungsspezialist Prof. Dr. Dr. hc. mult. August-Wilhelm Scheer auf der Konferenz Digital World Congress in Frankfurt vorgestellt hat. Es geht dabei darum, dass Software-Roboter administrative Bürotätigkeiten automatisiert erledigen.

„Als Anwendungssystem durchläuft Robotic Process Automation den gesamten Prozesskreislauf“, erläutert Scheer. „Ein Problem wird erkannt, durch ein Softwaresystem umgesetzt, und dann werden die einzelnen Ablaufschritte ausgeführt.“ Mit Robotic Process Automation werde ein neuer Weg in der Automatisierung eingeschlagen, der ein erhebliches Rationalisierungspotenzial birgt. „Ist eine Aufgabe vollständig durch Regeln zu beschreiben, kann sie völlig ohne Eingriffe von Menschen automatisiert werden.“

Callcenter, Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung laufen automatisch

Die aus der Fertigung bekannten Vorteile der Automatisierung durch Roboter sollen künftig auch bei Bürotätigkeiten zum Tragen kommen: Die Automaten arbeiten ermüdungsfrei in gleichbleibender Qualität und dokumentieren ihre Tätigkeit vollständig. Die Anwendungsfälle lägen einerseits bei der Ergänzung bestehender betriebswirtschaftlicher Standardsoftware (ERP) und andererseits bei bisher stark von Sachbearbeitern dominierten Tätigkeiten, die Abfragen in Spreadsheets und Datenbanken erfordern. Als Beispiele nennt Scheer die Steuerung von IT-Infrastruktur, Callcenter, Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung und Einkauf. In der Verwaltung lasse sich beispielsweise die Zuverlässigkeitsprüfung bei der Erteilung eines Waffenscheins automatisieren. Das System frage denn Datenbanken bei Polizei und Gericht ab.

Die bisher eingesetzten Anwendungssysteme werden durch diese Art der Automatisierung nicht angetastet. Der Software-Roboter verhält sich ebenso wie ein Sachbearbeiter und kann daher auch die gleichen Systeme nutzen. Neben dem Befolgen von Regeln sollen die Software-Roboter in der nächsten Entwicklungsstufe in der Lage sein, durch Beobachtung von Sachbearbeitern ein Best-Practice-Vorgehen zu erlernen und anschließend selbstständig durchführen.

Outsourcing in Billiglohn-Länder kehrt sich um

Der Verlust einfacher Arbeitsplätze ist nicht die einzige Perspektive, die Scheer bei der neuen Automatisierungsvariante anbietet. Möglich sei auch das Zurückholen einfacher, aber arbeitsintensiver Tätigkeiten, die Unternehmen in den vergangenen zwei Jahrzehnten in Billiglohnländer nach Osteuropa und Asien ausgelagert haben. In Zukunft könnten Software-Roboter diese Tätigkeiten übernehmen. Statt eine bestimmte Aufgabe dem Mitarbeiter in einem Billiglohnland beizubringen würde ein Software-Architekt dann die dafür notwendigen Kenntnisse in einem IT-System hinterlegen.

Prozessmodellierung, Process Mining und Operational Performance Support

Robotic Process Automation betrachtet Scheer als jüngste Stufe der Automatisierung. Auf dem Weg dorthin unterscheidet er drei Stufen. In der ersten Stufe ging es darum, Prozessmodelle zu entwickeln und in Anwendungssystemen zu verankern. Die Stichpunkte damals lauteten Modellierung von Geschäftsprozessen und modellgetriebenes Customizing. Das erste Produkt, das auf diesem Prinzipien basierte war SAP R/3. Die zweite Stufe war Process Mining. Hier ging es darum, das Soll-Modell der Prozesse – also den Idealfall –mit dem Ist-Modell abzugleichen, das sich aus der Beobachtung der Abläufe in der Praxis ergibt. Ein Werkzeug dafür war das Process Mining Dashboard. Die dritte Stufe der Automatisierung nennt sich Operational Performance Support. Hier geht es um die operative Unterstützung von Prozessen in Echtzeit. Die Funktionen umfassen die Planung und Steuerung von Abläufen sowie vorausschauende Analysen.

Echtzeitfähige Datenbanken als Hebel

Auf die dritte Stufe der Automatisierung fokussiert Mario Baldi, CEO der Scheer GmbH: „Im Rahmen der agilen Prozesssteuerung werden Abläufe nicht nur modelliert, sondern ein Unternehmen kann permanent eingreifen und den Prozess dem Geschäftsverlauf anpassen. Angesichts echtzeitfähiger Datenbanken würden sich Unternehmen der Digitalisierung zuwenden. Oberstes Ziel dabei sei es, prozessgetrieben neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Die Echtzeit-Datenverarbeitung bringe vielfältige Vorteile. Statt die Produktionsdaten wie früher in achtzehnstündigen Batch-Läufen auszuwerten, seien die Schlüsselzahlen heute schon nach zwei bis drei Minuten verfügbar. Das erhöhe die Reaktionsfähigkeit enorm.

Basis für diese Art der Datenverarbeitung sind echtzeitfähige Datenbanken. Einen großen Namen dafür hat sich SAP mit der In-Memory-Datenbank SAP HANA gemacht. Die Walldorfer sind aber nicht der einzige Hersteller eines Produkts mit diesen Fähigkeiten. Andere Beispiele sind IBM DB2 Blu und Oracle Database 12c. Scheer ist zwar ein langjähriger SAP-Partner, aber eine Prozessberatung sei auch möglich, wenn Produkte anderer Hersteller zum Einsatz kommen, erläutert Baldi und nennt als Beispiel die Microsoft Azure Cloud.

Die Cloud ist kein Hindernis mehr für Agilität

Neben der Echtzeit-Datenverarbeitung betrachtet Baldi die Cloud als Enabler der Digitalisierung. Die Befürchtung einiger Unternehmen, dass die Cloud die Individualisierung von Geschäftsprozessen bremse, weil sich ERP-Systeme dort weniger stark anpassen lassen als beim Inhouse-Betrieb, teilt der Scheer-CEO nicht: „Die cloudbasierten Prozesse für Einkauf, Vertrieb, Finanzbuchhaltung und Qualitätssicherung sind bereits heute sehr stark und sie lassen sich in verschiedenen Variationen ausführen. Sollte sich mal tatsächlich ein Teilschritt in der Public Cloud nicht abbilden lassen, kann man diesen immer noch in eine Private Cloud auslagern und das Ergebnis dann an das Hauptsystem in der Public Cloud zurückspielen.“ 95 bis 98 Prozent des Systems verblieben dabei in der Public Cloud. Die geringeren Kosten und die schnellere Implementierung würden Unternehmen von diesem Betriebsmodell überzeugen.

Ein Mediator bringt IT und Fachabteilung ins Gespräch

Wie bereits bei der Prozesssteuerung müssen auch bei der Digitalisierung Fachabteilung und IT eng kooperieren. Altbekannt dabei ist die Hürde, dass beide Abteilungen sich nur schwer verstehen, weil sie unterschiedliche Sprachen sprechen. Zur Überwindung dieses Grabens gibt es laut Baldi inzwischen eine etablierte Methode, nämlich einen Mediator: „Es handelt sich um eine Art Anwalt, der sowohl eine hohe IT Kompetenz hat, als auch ein ausgeprägtes Verständnis für die Bedürfnisse der Fachabteilung. Er vermittelt zwischen den beiden Welten und generiert mit beiden Seiten zusammen einen Bebauungsplan für die IT. Derartige Positionen richten aktuell vor allem große Unternehmen ein.“

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