Business Intelligence

So erarbeiten Sie eine BI-Strategie für den Mittelstand

| Autor / Redakteur: Frank Zedler / Nico Litzel

Von einer Business-Intelligence-Strategie profitieren auch mittelständische Unternehmen.
Von einer Business-Intelligence-Strategie profitieren auch mittelständische Unternehmen. (Bild: Olivier Le Moal_Fotolia.com_75571606)

Nicht nur einem Großunternehmen bringt der Einsatz von Business-Intelligence-Lösungen Vorteile. Eine BI-Strategie unterstützt auch mittelständische Unternehmen dabei, ihre Marktposition auszubauen und ihre Agilität zu erhöhen Doch damit eine BI-Strategie den erhofften Erfolg bringt und nicht zu einem Flop wird, sollten Mittelständler eine Reihe von Faktoren berücksichtigen.

Lange Zeit hatten Business-Intelligence-Lösungen den Ruf, nur etwas für „Große“ zu sein, etwa multinationale Konzerne und mächtige Unternehmen. Das hat sich mittlerweile geändert. Denn auch mittelständische Unternehmen sehen sich mit vergleichbaren Herausforderungen konfrontiert wie größere Firmen. Sie müssen beispielsweise in der Lage sein, sich schnell und effizient auf neue Geschäftsanforderungen einzustellen. Das gilt umso mehr, als kleinere und mittelständische Unternehmen über begrenzte Ressourcen und eine kleinere Produktpalette verfügen als ein Konzern. Ein Mittelständler kann sich daher kaum Fehleinschätzungen auf Basis unzureichender Informationen leisten.

Zudem stehen mittlerweile Technologien zur Verfügung, mit denen sich Datenbestände aus unterschiedlichen Quellen analysieren lassen. Big Data, In-Memory-Datenbanken und Predictive Analytics eröffnen im Bereich Business Intelligence neue Möglichkeiten – auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Um diese Optionen nutzen zu können, ist eine BI-Strategie erforderlich. Darunter ist eine zukunftsorientierte Gesamtplanung von BI-Initiativen und entsprechenden Projekten zu verstehen, die sich aus der Geschäftsstrategie eines Unternehmens ableiten.

Mittelstand weist spezifische Faktoren auf

Eine BI-Strategie für ein mittelständisches Unternehmen muss jedoch andere Aspekte berücksichtigen als die für einen Großkonzern. So sind KMU zwar in der Regel durch flexible und überschaubare Geschäftsprozesse geprägt, außerdem durch kurze Entscheidungswege. Im Gegensatz zu einem Großunternehmen sind jedoch die personellen Ressourcen in den Fachressorts und der IT-Abteilung stark begrenzt. Außerdem verfügen die Mitarbeiter in KMU meist über ein geringeres Know-how in Bezug auf BI-Methoden und entsprechende Instrumente.

Hinzu kommen weitere Hemmschwellen, die Planungsprozesse und das Reporting erschweren. Dazu zählen eine heterogene Software-Landschaft und eine oft unzureichende Datenintegration. Die Konsequenz: Business Intelligence reduziert sich in KMU häufig auf das Verwalten von Excel-Spreadsheets.

„Business Intelligence by Excel“ reicht nicht aus

Diese Faktoren führen dazu, dass in vielen mittelständischen Unternehmen nur rudimentäre BI-Funktionen zur Verfügung stehen. Laut einer Studie beklagen sich Mitarbeiter häufig über eine unzureichende Datenqualität, zu lange Antwortzeiten und zu komplexe Prozesse beim Erstellen von Berichten und Planungsvorgängen. Weitere Kritikpunkte sind eine mangelhafte fachliche Abdeckung von BI-Tools und der entsprechenden Reports. Hinzu kommt, dass in etlichen Unternehmen Kennzahlen gar nicht oder nicht einheitlich definiert wurden.

Einen Ausweg aus dieser unbefriedigenden Situation bietet die Entwicklung einer BI-Strategie. Allerdings verfügen nur wenige Mittelständler über die notwendige Erfahrung, um eine solche Strategie zu entwickeln. Daher bietet es sich an, auf die Hilfe von externen Spezialisten zurückzugreifen, beispielsweise von Fujitsu TDS.

BI-Strategie in sechs Schritten

TDS hat ein Vorgehensmodell entwickelt, das auf die Umsetzung einer BI-Strategie in mittelständischen Unternehmen zugeschnitten ist. Es besteht aus sechs Schritten.

Im ersten Schritt wird der Reifegrad der Organisation ermittelt und abgegrenzt, in der eine BI-Strategie umgesetzt werden soll. Dies erfolgt, ebenso wie bei den anderen fünf Schritten, anhand mehrerer Kriterien. Dies sind beispielsweise die Nutzung und die Akzeptanz von BI-Tools sowie die Art der Datenbewirtschaftung und das unternehmensweite Datenmanagement. Berücksichtigt werden zudem Faktoren wie die Anforderungen in Bezug auf Governance und Wirtschaftlichkeit sowie die Organisationformen, die im Unternehmen vorhanden sind.

Der zweite Schritt sieht vor, den zuvor abgegrenzten Betrachtungsbereich in typische Gestaltungsfelder zu unterteilen und eindeutig zu beschreiben. Solche übergeordneten Gestaltungsfelder sind beispielsweise die Fachlichkeit, Technik und Organisation. Anschließend werden die Bewertungskriterien sowie die Bewertungsskala definiert. Mit ihrer Hilfe lässt sich der Reifegrad in den einzelnen Gestaltungsfeldern ermitteln.

Reifegrad ermitteln und Maßnahmen ableiten

In der Praxis hat sich eine fünfstufige Skala bewährt. Diese Stufen („Reifegrade“) geben den vor Rahmen für die Bewertung der einzelnen Kriterien vor. Die Schritte vier und fünf bestehen darin, diese Bewertung durchzuführen und die Resultate zusammenzufassen.

Abschließend gilt es, aus den Resultaten Maßnahmen abzuleiten und eine BI-Roadmap zu entwickeln. In dieser ist beispielsweise festgelegt, wann bestimmte Komponenten einer BI-Lösung implementiert werden und welche Maßnahmen damit verbunden sind. Dazu zählen beispielsweise die Optimierung des Berichtswesens sowie die Schulung der Mitarbeiter.

Tipps für die erfolgreiche Umsetzung einer BI-Strategie

Damit die Planung und Umsetzung einer BI-Strategie in einem mittelständischen Unternehmen erfolgreich abläuft, gilt es mehrere „Dos“ und „Don'ts“ zu beachten. So ist es empfehlenswert, die BI-Strategie im Rahmen eines separaten Projekts zu erarbeiten. Außerdem sollte eine Roadmap erstellt werden, die klar regelt, wann welche Maßnahmen im Zusammenhang mit einer BI-Strategie umzusetzen sind.

Ein klassischer Fehler besteht darin, nur die IT-Abteilung mit der Einführung einer Business-Intelligence-Strategie zu betrauen. BI tangiert jedoch auch in hohem Maße die Fachabteilungen und Business-Entscheider. Diese sollten daher ebenfalls eingebunden werden. Das gilt umso mehr, als nach Erfahrungswerten von Fujitsu TDS vor allem eine pragmatische, von den Fachabteilungen forcierte BI-Strategie eine gute Wirkung zeigt. Es bietet sich daher an, eine „virtuelle“ Organisation im Unternehmen aufzubauen. Diese übernimmt die Umsetzung der BI-Strategie.

Fehler vermeiden

Allerdings gibt es auch eine Reihe von Faktoren, die zum Scheitern einer Business-Intelligence-Strategie führen können. Dazu zählt, ein entsprechendes Projekt ohne Unterstützung durch die Geschäftsführung oder Abteilungsleiter anzugehen. Fatal kann sich zudem auswirken, wenn nicht genügend Ressourcen für die Entwicklung einer BI-Strategie bereitstehen. „Mal eben schnell“ eine solche Aufgabe zu bewältigen, funktioniert in der Praxis nicht, vor allem angesichts der knappen Personalressourcen bei den meisten Mitteltändlern.

Zu den klassischen Fehlern zählt außerdem, eine Strategie zu entwickeln, ohne zuvor die Zielsetzung zu definieren. Notwendig ist vielmehr eine klare Abstimmung der Tragweite von fachlichen, technischen und organisatorischen Zielen. Umgekehrt sollte vermieden werden, allzu detaillierte Ist- und Soll-Analysen durchzuführen. Denn wenn sich ein Projekt zu lange hinzieht, besteht die Gefahr, dass die angestrebten Ziele nicht erreicht werden.

Ein weiterer Faktor, der sich negativ auf den Erfolg von BI-Initiativen auswirkt, ist eine unzureichende Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter. So reicht es nicht aus, die Mitarbeiter in die Bedienung von BI-Tools einzuweisen. Sie müssen zudem die strategische Bedeutung von Business Intelligence für das Unternehmen verstehen. Erst dann sind sie in der Lage und willens, BI zum Nutzen des Unternehmens einzusetzen.

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