Kommentar von Gregor Knipper, Jabra Drei KI-Vorsätze für 2026, die die Zusammenarbeit wirklich verbessern

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ChatGPT hat vor rund drei Jahren die kritische Masse erreicht und generative KI damit in die Breite getragen. 2026 geht es deshalb nicht mehr um die Frage, ob wir Künstliche Intelligenz (KI) nutzen, sondern wie wir sie nutzen. Gregor Knipper, President Central Region bei Jabra, zeigt anhand von drei einfachen Vorsätzen, wie der Schritt von bloßer Adaption hin zu echter Integration gelingt.

Im Frühjahr sind die meisten Neujahrsvorsätze bereits aufgegeben. Was zu Jahresbeginn noch mit Klarheit und Energie formuliert wurde, verliert im Alltag schnell an Momentum. Bei der Anwendung Künstlicher Intelligenz sollten wir uns diesen Gewöhnungseffekt jedoch nicht erlauben. Denn anders als der Vorsatz, mehr Sport zu treiben, sich gesünder zu ernähren oder weniger Zeit am Handy zu verbringen, betrifft die Verwendung von KI nicht nur individuelle Disziplin, sondern verändert grundlegend die Struktur unserer Zusammenarbeit.

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Fest steht: KI ist für die meisten längst Bestandteil des Arbeitsalltags. In vielen Unternehmen zeigt sich jedoch ein heterogenes Bild im Umgang damit. Um ihre Chancen verantwortungsvoll und wirksam zu nutzen, reicht Experimentierfreude allein nicht mehr aus. Notwendig sind klare Rahmenbedingungen und niedrigschwelliger Kompetenzaufbau.

Vorsätze helfen dabei, neue Technologien bewusst einzusetzen, statt sich von ihnen treiben zu lassen. Führungskräfte setzen dabei den Rahmen und geben Impulse, sodass Mitarbeitende sie weitertragen und sich gegenseitig im Alltag unterstützen können. Damit KI funktionieren kann, braucht es neben klaren Regeln für ihren Einsatz auch ein gemeinsames Verständnis ihrer Funktionsweise – und ihrer Grenzen.

Vorsatz 1: KI nicht mehr nur einführen, sondern einbetten

Viele Organisationen haben in den vergangenen Jahren KI-Tools eingeführt. Pilotprojekte wurden gestartet, Lizenzen beschafft, erste Schulungen durchgeführt. Doch Einführung ist nicht gleich Integration. Wer KI-Tools ohne klaren Anwendungsfall wahllos in alle Arbeitsabläufe integriert, verfehlt den eigentlichen Nutzen. Wirkung entsteht vor allem durch passgenaue Anwendung. Das bedeutet: KI dort einzubetten, wo sie realen Mehrwert schafft. Denn nur wenn sie praktische Probleme löst, ohne zusätzliche Komplexität zu erzeugen, wird sie zu einem selbstverständlichen Bestandteil der Zusammenarbeit.

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Wie diese Einbettung konkret aussehen kann, zeigt sich vor allem an der Schnittstelle zwischen Mensch und System. Integration neuer Technologien betrifft nicht nur Prozesse, sondern auch die Art, wie wir mit KI arbeiten. Eine gemeinsame Untersuchung von Jabra und der London School of Economics zeigt, dass bereits 14 Prozent der Wissensarbeiter Sprachbefehle gegenüber Texteingaben bevorzugen. Fachleute erwarten zudem, dass Sprach-KI in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen und sich bis 2028 zu einem zentralen Interface für generative KI entwickeln wird.

Im Arbeitsalltag heißt das vor allem: KI-gestützte Tools müssen sich unkompliziert einfügen. KI unterstützt Vertriebsmitarbeiter dabei, Kundentermine in Echtzeit zu dokumentieren. Projektleiter erstellen aus automatisch generierten Meeting-Transkripts strukturierte Status-Updates. Teams können bereits während des Meetings Aufgaben priorisieren. Sprache fungiert hierbei als eine besonders einfache Form der Interaktion. Gerade in Zeiten digitaler Überlastung kann das spürbar entlasten.

Gleichzeitig ist wichtig, die Möglichkeiten und Grenzen realistisch zu betrachten. KI ist besonders effektiv, wenn es darum geht, Informationen zu bündeln, Muster zu erkennen und Vorschläge zu machen. Kontextwissen und Verantwortung ersetzt sie nicht. Immer dort, wo Entscheidungen weitreichende Folgen haben oder sensible Kommunikation gefragt ist, bleibt menschliches Urteil maßgeblich. Ein verantwortungsvoller Einsatz bedeutet daher, klar zu definieren, wofür KI genutzt wird – und wofür nicht.

Vorsatz 2: KI zur gemeinsamen Teamressource machen

Eine weitere oft unterschätzte Entwicklung betrifft die Art und Weise, wie KI im Arbeitsalltag eingesetzt wird. Denn KI wird in vielen Fällen individuell statt kollaborativ genutzt. Dass sich dabei bestehende Ungleichheiten im Nutzungsverhalten fortschreiben, zeigt auch eine aktuelle Umfrage von Jabra und YouGov: 35 Prozent der Erwerbstätigen geben an, mindestens einmal pro Woche im Job KI um Rat zu fragen. Doch die Nutzung ist ungleich verteilt: Während 43 Prozent der Gen Z und Millennials wöchentlich auf KI-Ratschläge zurückgreifen, sind es bei Generation X und den Babyboomern lediglich 26 Prozent.

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Ohne gemeinsame Standards kann das zu Reibung führen. Formulierungen und Detailgrade bei der Prompt-Erstellung erzeugen unterschiedliche Ergebnisse. Sind Inputs uneinheitlich oder unvollständig, dauern Rückfragen und Abstimmungen länger. Die Technologie, die Koordination reduzieren soll, produziert dann zusätzlichen Klärungsbedarf. Gemeinsame Leitlinien helfen hier Orientierung zu geben, sollten aber nicht einschränken. Teams brauchen weiterhin die Freiheit, neue Tools und Anwendungen auszuprobieren und funktionierende Ansätze in gemeinsame Ressourcen zu übersetzen.

Damit KI ein Teil verbindlicher Kollaborationsstandards im Team wird, sind zunächst grundlegende Anwendungsfragen zu klären: Wie werden Anforderungen vorstrukturiert? Welche Qualitätsmaßstäbe gelten für KI-gestützt erstellte Zusammenfassungen, Aufgabenlisten oder Entscheidungsvorlagen? Wie stellen Teams sicher, dass alle mit denselben Vorlagen, Begriffen und Workflows arbeiten? Wie werden Feedbackschleifen und kontinuierliches Lernen aus KI-Ergebnissen organisiert? Und vor allem: Wer verantwortet die Qualitätssicherung der Standards?

Vorsatz 3: Mit KI hybride Arbeit reibungsloser gestaltet

Hybride Arbeit bleibt Realität und mit ihr strukturelle Ungleichgewichte. Sichtbarkeit, auch im physischen Sinne, spielt dabei eine zentrale Rolle. Fehlende visuelle Präsenz erschwert häufig nicht nur die zwischenmenschliche Wahrnehmung, sondern beeinflusst auch Beteiligung und Wirkung in der Zusammenarbeit. Schon mit der richtigen Meetingtechnologie lassen sich Remote- und Vor-Ort-Teilnehmende meist besser gleichstellen.

KI kann helfen, diese Dynamiken zusätzlich auszugleichen. Richtig genutzt, hat sie das Potenzial, strukturelle Asymmetrien physischer Präsenz zu relativieren. Wenn Entscheidungen transparent dokumentiert und ihre Entstehung nachvollziehbar gemacht werden, löst sich der Einfluss ein Stück weit von bloßer physischer oder situativer Anwesenheit. Kontext wird damit zugänglich und Argumente bleiben sichtbar – auch für diejenigen, die nicht im Raum waren oder am Meeting teilnehmen konnten.

In global verteilten Teams kann KI unterstützend eingesetzt werden, um mehr digitale Sichtbarkeit zu erzeugen: Beiträge aus Chats oder Status-Updates werden einfach nachvollziehbar festgehalten. Leisere Stimmen gehen nicht unter, zeitliche Synchronität verliert an Bedeutung und aktuelle Arbeitsstände bleiben für alle anschlussfähig.

Der entscheidende Punkt bleibt jedoch: KI verstärkt Muster. Bleibt sie rein individuelles Werkzeug, verstärkt sie bestehende Unterschiede. Wird sie jedoch kollaborativ und systematisch genutzt, kann sie Transparenz schaffen und Beteiligung erleichtern –– unabhängig vom Standort oder Arbeitsmodus.

Fazit

Am Ende geht es nicht nur um Technologie, sondern um die Haltung. KI ist weder Heilsversprechen noch bloß ein weiteres Häkchen auf der Tool-Liste. Sie kann Arbeit erleichtern und Abläufe transparenter machen. Verstehen wir sie als unterstützendes Instrument und prüfen ihre Ergebnisse kritisch, entsteht vor allem eines: Zeitgewinn. Zeit für Verantwortung, klare Orientierung und werteorientierte Führung.

Wenn wir diese Vorsätze also ernst nehmen und konsequent verfolgen, wird KI zu mehr als einem Effizienztreiber. Sie kann zu einem stabilen Fundament moderner Organisationen werden. Doch dafür braucht es vor allem Durchhaltevermögen. Gerade im oftmals ohnehin stressigen und toolgetriebenen Arbeitsalltag braucht es die Bereitschaft, Routinen zu etablieren und KI dauerhaft als festen Bestandteil professioneller Arbeitsweisen zu verankern.

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