Kommentar von Thomas Kessler, Locatee Daten als Basis einer validen Arbeitsplatzstrategie

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Ob Einzelhandel, Industrie oder schlicht in Bürogebäuden – Daten gewinnen in vielen Unternehmensbereichen nicht nur an Bedeutung, sondern werden zu einem essentiellen Faktor für den Erfolg oder Misserfolg. Doch gerade in bisher wenig digitalisierten Bereichen, wie beispielsweise dem Immobilien- bzw. Bürosektor gibt es nicht nur einen großen Aufholbedarf, sondern auch extrem großes Entwicklungspotenzial.

Klassische Fragen, die sich Immobilien-, Facility- oder Workplace-Experience-Manager in Unternehmen stellen, sind beispielsweise: Wie viel Platz wird benötigt? Ist ein zusätzliches Gebäude notwendig? Muss ein Mietvertrag verlängert oder ausgeweitet werden? Das sind Fragestellungen, welche ohne Zugriff auf eine valide oder nur unzureichende Datengrundlage schwer bis nahezu unmöglich zuverlässig und zukunftssicher getroffen werden können. Diese Entscheidungen beruhen meist auf eine Mischung aus Emotionen, dem altbewährten Bauchgefühl und rudimentären Daten zur Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und der zur Verfügung stehenden Raumgrößen.

Vor der Einführung von datenbasierten Workplace-Analytics-Lösungen wurde oftmals versucht, diese Probleme mit manuelle Zählstudien zu beheben, welche beispielsweise in Großunternehmen nur extrem ungenaue Daten und eine zeitlich sehr begrenzte Stichprobe liefern. Ein kontinuierliche Nutzung und Auswertung der Daten über einen längeren Zeitraum ist dabei fast unmöglich oder extrem aufwendig.

Eine weitere Möglichkeit, um die Nutzung von Gebäude- oder Büroflächen zu messen ist die Erfassung der Badging-Daten, sprich der Nutzung von Zugangskarten. Dieses System gelangt allerdings schon an seine Grenzen, wenn zwei Personen gleichzeitig durch eine Tür gehen und nur eine Schlüsselkarte benutzt wird. Darüber hinaus geben die Daten keinen Aufschluss darüber, wie das Gebäude tatsächlich genutzt wird, sondern nur, wo die Mitarbeiter entlanggehen.

Daten verschieben den Fokus der Aufmerksamkeit

Mit der Erkenntnis darüber, dass die bisherigen Ways of Working zu Fehlentscheidungen und unnötig hohen Kosten oder Ausgaben führen, haben Unternehmen damit begonnen, die jeweiligen Anwendungsfälle zu überdenken und die Herangehensweise zu verfeinern. Von einem punktuellen Ad-hoc-Bedarf zur Unterstützung der Entscheidungsfindung bis hin zu einer kontinuierlichen Erhebung und Auswertung von Daten wie beispielsweise für die Implementierung intelligenter Reinigungspläne, der Analyse von Raumzuweisungen an Teams oder über die Berichterstattung über die Belegung im gesamten Unternehmen, welche insbesondere in der Pandemie in größeren Unternehmen ein wichtiger Faktor zur Einhaltung der Belegungsgrenzen einzuhalten bzw. nachzuweisen.

Mit der Einführung von valideren Systemen zur Erfassung und Analyse der tatsächlichen Auslastung und Nutzung von Bürogebäuden haben sich auch die Fragestellungen, welche gelöst werden sollten, nachhaltig und grundlegend geändert. Aus der ursprünglichen Fragestellung „Wie viel Raum wird benötigt“ wurde durch die Datenerhebung- und Analyse „Wie wird der Raum von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genutzt?”. Der Schwerpunkt der Fragestellung hat sich also deutlich verändert. Während der ursprüngliche Fokus auf dem Raum und der benötigten Fläche lag, liegt er heute vielmehr darauf, wie der Raum genutzt wird. Sprich den Verhaltensweisen, Mustern und Vorlieben der Mitarbeiter.

Die nicht-binäre Bürowelt

Gleichzeitig haben Unternehmen im Zuge dieser Veränderung erkannt, dass eine valide Datenbasis viel mehr Antworten geben kann als ursprünglich gedacht. Die ursprünglichen Daten zu Bürobelegungen wurden meist binär gedacht – entweder eine 0 (nicht belegt) oder eine 1 (belegt). Doch nach und nach ist ein Verständnis für das Potenzial der Daten entstanden, denn die Daten zur Evaluation der Nutzung eine Gebäudes sind längst nicht nur binär und beschränken sich bei weitem nicht nur auf Anwesenheit oder Abwesenheit. Denn das Büro unterscheidet sich heutzutage kaum mehr vom E-Commerce. Es ist notwendig geworden ein grundlegendes Verständnis der Nutzer zu erhalten.

Dies führt dazu, dass Unternehmen heute nicht einfach nur singulär die Daten betrachten, wenn sie eine Entscheidung begründen müssen, sondern sie nutzen die Daten, um die Fragestellungen rund um die Zukunft des Büros zu definieren oder Experimente zur Raumgestaltung zu validieren, die sich aus diesen Fragen ergeben. Wenn sie sich beispielsweise Daten wie Unter- oder Überbelegungsmuster ansehen, legen sie Annahmen fest (z. B. „Diese Art von Raum ist bei Marketingmaßnahmen sehr beliebt – wir sollten mehr davon bereitstellen“), testen diese Annahmen anhand kleiner Stichproben (z. B. ein Stockwerk eines Gebäudes) und validieren diese Tests anhand der Daten.

New-Work-Modelle – ohne valide Datenbasis kaum umsetzbar

Mit dem Aufkommen der Pandemie und der damit einhergehenden Weiterentwicklung von New-Work-Modellen hat die Komplexität in der Analyse der Raumnutzung und der Analyse des grundlegenden Flächenbedarfs noch einmal deutlich zugenommen. Die Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Büros variiert stark nach der aktuellen Rechtslage, Inzidenzraten oder schlicht nach Wochentagen an denen gerne im Büro gearbeitet wird.

Darüber hinaus können Büros längst nicht mehr in dem gleichen Ausmaß genutzt werden, wie vor der Pandemie bzw. durch die Einführung von hybriden Arbeitsplatzmodellen ändert sich auch die generelle Nutzung von Büroräumen. Aktuell ist schon ein starker Trend erkennbar, dass sich das Büro in Zukunft von einem reinen Arbeitsort hin zu einer Begegnungsstätte für kollaboratives Arbeiten wandelt. Nicht zuletzt wird das Setup von Homeoffice und Büroarbeit durch weitere Möglichkeiten wie Coworking oder Flex Offices ergänzt. Eine wilde Mischung aus neuen Verhaltensweisen und Möglichkeiten, die die Analyse der Nutzung von Büroräumen vor ganz neue Herausforderungen stellt und eine kontinuierliche Datenerfassung unumgänglich macht. Denn die Kosten für Büros sind in Unternehmen nach Gehältern meist der zweitgrößte Ausgabenpunkt und damit ein essentieller Faktor für den Unternehmenserfolg.

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