Kommentar von Christian Floerkemeier, Scandit Smart Data Capture – Bestandsdaten in Echtzeit sind kein Hexenwerk

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Unternehmen hängen zunehmend von Daten ab, doch geht es um die Datenerfassung bei physischen Objekten, tun sie sich oft schwer. Sie scannen Waren, Bauteile oder Pakete einzeln oder arbeiten gar noch mit Stift und Papier. Das Resultat: ungenaue und veraltete Informationen, die keine guten Entscheidungen erlauben. Dabei lässt sich die Datenerfassung inzwischen durchaus smart gestalten.

In Daten steckt ein enormes Potenzial für die Optimierung von Prozessen, Produkten und Geschäftsmodellen. Das haben die meisten Unternehmen inzwischen verstanden und versuchen, Entscheidungen vornehmlich datenbasiert zu fällen und nicht nach Bauchgefühl oder vermeintlichen Erfahrungswerten. In vielen Unternehmensbereichen sind dafür geeignete Daten vorhanden, doch überall dort, wo physische Objekte involviert sind, herrscht häufig noch großer Nachholbedarf.

Das betrifft vor allem Branchen wie Einzelhandel, Logistik, Industrie sowie Kurier-, Express- und Paketdienste (KEP), die tagtäglich mit unzähligen physischen Objekten hantieren. Dort müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter teilweise hunderte Barcodes von Waren, Bauteilen oder Paketen einzeln einscannen oder – schlimmer noch – Artikel manuell zählen und in Listen eintragen.

Das alles ist nicht nur äußerst ineffizient und für die Mitarbeiter höchst belastend, sondern führt auch zu fehlerhaften und nicht aktuellen Bestandsdaten. Auf deren Basis lassen sich dann keine guten Entscheidungen treffen – weder in den Führungsetagen noch in den Geschäften, Lagern und Produktionsumgebungen. Den Unternehmen fehlt es schlicht an verlässlichen Echtzeiteinblicken in Bestände und Warenflüsse, sodass sie unter anderem Trends verschlafen oder Engpässe zu spät erkennen. Dabei gibt es mit Smart Data Capture durchaus eine Technologie, Daten intelligent zu erfassen und die Digitalisierung in vielen Bereichen entscheidend voranzubringen.

Was ist Smart Data Capture?

Während beim klassischen Barcode-Scanning nur ein einzelner Barcode erfasst wird, verarbeitet Smart Data Capture verschiedene Datenquellen und stellt direkt am Ort der Datenerfassung wertvolle Informationen bereit, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Entscheidungen unterstützen oder bei der Automatisierung von Workflows helfen. Als Datenquellen kommen bei fortschrittlichen Lösungen, die Computer Vision, Machine Learning und Künstliche Intelligenz nutzen, neben Barcodes auch Texte, Ausweise und Objekte in Frage. Nach dem Scan eines Barcodes könnten dann Informationen zur Verfügbarkeit des Produkts im Lager angezeigt werden, nach dem Scan eines Ausweises eine Echtheitsbestätigung oder nach dem Scan eines Regals ein Hinweis zu falsch platzierten oder falsch ausgezeichneten Produkten.

Da die Intelligenz in der Software steckt, taugt im Prinzip jedes digitale Gerät mit einer Kamera für Smart Data Capture. Künftig sind daher auch Roboter und Drohnen vorstellbar, die die Bestände in großen Lagern im Vorbeifahren oder im Vorbeifliegen erfassen. Derzeit kommt die Technik allerdings vor allem auf Smartphones zum Einsatz, die sie in extrem leistungsfähige Datenerfassungsgeräte verwandelt – Geräte, die deutlich mehr Funktionen als dedizierte Scanner bieten, weil sie auch für den Zugriff auf Business-Anwendungen taugen und für die Kommunikation eingesetzt werden können.

Darüber hinaus haben führende Lösungen für Smart Data Capture keine Schwierigkeiten mit schlechten Lichtverhältnissen, beschädigten Barcodes und Etiketten oder ungünstigen Scan-Winkeln und größeren Scan-Entfernungen. Letzteres wird wichtig, wenn sich die zu scannenden Objekte an schlecht erreichbaren Orten wie hohen Regalen befinden oder in einer ungünstigen Position, also etwa nicht mit dem Label exakt nach vorn ausgerichtet. Die Lösungen ersparen es den Mitarbeitern dann, Leitern zu besteigen, schwere Objekte zu bewegen oder sich für den Scan bücken zu müssen. Zudem kennen sich heute eigentlich alle Menschen mit Smartphones aus, sodass sie intuitiv mit den Geräten zurechtkommen und lediglich eine Einweisung für die Software benötigen. Je nach Strategie des Unternehmens können sie auch ihr eigenes Smartphone nutzen, was vor allem in Bereichen mit vielen Saisonkräften oder hoher Fluktuation gern gemacht wird.

Speziallösungen erhöhen die Effizienz

Mit Smart Data Capture lassen sich leicht fortschrittliche Lösungen für Anwendungsfälle umsetzen, bei denen sehr viele Barcodes gefunden, gescannt oder gezählt werden müssen. Zu diesen Anwendungsfällen zählen unter anderem die Kommissionierung von Bestellungen, das Prüfen von Wareneingängen und die Suche nach Produkten oder Paketen. Hier nutzt man die Fähigkeit der smarten Software, nicht nur einen einzelnen Barcode im Kamerabild zu erkennen, sondern alle. Führende Anbieter von Smart Data Capture bieten dadurch die Möglichkeit, mit einem einzigen Scan herauszufinden, ob eine Lieferung alle Artikel erhält oder wo in einem Regal oder Lieferwagen sich eine bestimmte Sendung befindet. Via Augmented Reality wird im Live-Bild auf dem Smartphone-Display angezeigt, ob alles passt beziehungsweise die gesuchte Sendung markiert.

Solche Lösungen für Multi-Scanning nehmen den sogenannten Frontline Workern im Verkauf, im Lager, in der Produktion und der Paketzustellung viel Arbeit ab und machen sie deutlich effizienter. Zudem erhalten sie eine direkte Rückmeldung zu ihren Scans, sodass auch sie von den erfassten Daten profitieren und nicht allein die Business-Entscheider in den Hierarchieebenen über ihnen. Insbesondere bei Inventuren, die in vielen Unternehmen einen enormen Aufwand verursachen und bisweilen ganze Teams über Tage beschäftigen, führen spezialisierte Apps zu einer deutlichen Zeitersparnis und genaueren Daten.

Die Apps scannen mehrere Artikel in einem Rutsch, zählen mit und liefern Echtzeit-Hinweise, wenn etwas schiefgegangen ist. Die Hinweise helfen den Mitarbeitenden, Zähl-Workflows korrekt abzuschließen und Doppelzählungen, das Überspringen von Artikeln und das Zählen falscher Produkte zu vermeiden.

Letztlich sorgt Smart Data Capture für effizientere Abläufe im Handel, in der Logistik, Industrie und in der KEP-Branche. Die Technologie erleichtert Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Arbeit und verbessert die Datenlage der Unternehmen, indem sie Anwendungen für Warenwirtschaft, Lagerverwaltung und Bestandsmanagement mit aktuellen und korrekten Daten versorgt. Erst mit den zuverlässigen Echtzeitinformationen können Datenauswertungen dann Verbesserungspotenziale aufzeigen, weil genau nachvollziehbar ist, wie sich Bestände entwickeln oder wo in einer Prozesskette sich Waren, Bauteile oder Pakete gerade befinden.

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