Zeitersparnis dank künstlicher Intelligenz Mit KI und Automatisierung: zeitraubenden Papierkram erledigen

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Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung steigern die Arbeitszufriedenheit und Produktivität, indem sie Mitarbeitenden zeitaufwändige und meist zugleich ungeliebte Tätigkeiten abnehmen. Unternehmen können diese gezielt in ihrer zentralen Arbeitsumgebung einsetzen.

Es ist ein Dilemma, das nicht nur der Wirtschaft, sondern auch der mentalen Gesundheit schadet: Die Deutschen arbeiten weniger produktiv, dafür umso mehr. Das zeigt eine Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) aus dem ersten Quartal 2023. Ein guter Teil des Aufwandes dürfte auf administrative Aufgaben fallen. Egal, ob es sich um die zeitraubende Suche nach Informationen, Chats in Fremdsprachen oder das Verfassen von Protokollen handelt: Viele Mitarbeitende wünschen sich, zeitraubende Nebeneffekte ihrer eigentlichen Arbeit, die sogenannte „work for work“, loszuwerden. Sie alle binden Kapazitäten.

Fachkräfte bleiben, wenn sie zufrieden sind

Keine dieser Tätigkeiten zahlt direkt auf ein produktives Ergebnis ein. Dennoch kosten sie Zeit, häufig auch mal Nerven – und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bleibt weniger Raum für ihre eigentlichen Ziele. Sie verderben zudem die Lust an der Arbeit und wirken damit unmittelbar auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ein – ein wichtiger Faktor in Zeiten des Fachkräftemangels.

KI und Automatisierung stellen eine gute Lösung dar, die Mitarbeitenden hier deutlich zu entlasten. Sie können viel der zeitraubenden Beinarbeit übernehmen. Beide Technologien schaffen Transparenz, machen Wissen zugänglich, bringen Tempo und sorgen für Freiräume am Arbeitsplatz. Das Auffinden von Informationen, das Anstoßen von Prozessen oder die Übertragung von Daten in andere Formate – all das lässt sich mit Technologie schneller lösen. Zeit, die frei wird, um sich Themen zu widmen, die Technologie nicht bearbeiten kann. Am besten gelingt das, wenn Unternehmen KI und Automatisierung an der Stelle einsetzen, an der Arbeit geschieht: Direkt in ihrer Arbeitsumgebung, im besten Fall auf einer zentralen Plattform für Zusammenarbeit.

Plattformzentriert denken

Unternehmen sollten mit funktionsfähigen Tools und effizienten Prozessen sicherstellen, dass ihre Teams in der Lage sind, ihre Kernaufgaben effizient und erfolgreich zu bewältigen. Eine klare Strategie für KI und Automatisierung ist hier unerlässlich. Gerade an diesem Punkt haben Unternehmen oft Schwierigkeiten. In Produktivitätsplattformen wie Slack sind diese Technologien bereits integriert, was einen großen Vorteil bietet: Einerseits sind sie in die vertraute Arbeitsumgebung eingebettet, was mögliche Nutzungshürden senkt.

Andererseits erleichtert die Bündelung oder nahtlose Integration der Technologien auf einer Plattform den Arbeitsalltag erheblich. Mentale und mediale Brüche entfallen, und Mitarbeitende verlieren keine Zeit mehr dabei, zwischen verschiedenen Tools zu wechseln, oder diese manuell zu verknüpfen. Zudem kann KI so auf den gesamten Kontext und Datenschatz des Unternehmens zugreifen und noch effektiver arbeiten. Gerade das ist ein entscheidender Punkt: KI-Lösungen müssen auf die Daten des Unternehmens zugreifen können. Automatisierungslösungen müssen in der Lage sein, möglichst viele Schritte eines Prozesses abwickeln zu können.

An beiden Stellen ist es also erforderlich, jede gewählte Lösung in die eigenen Systeme und die eigene Arbeitsumgebung integrieren zu können. Die Features innerhalb einer zentralen Plattform gewährleisten das direkt – andere müssen erst implementiert oder über APIs angebunden werden.

Jede Automatisierung schafft Effizienz

Automatisierung erhöht die Produktivität, weil sie Zeit spart. 77 Prozent der für den State of Work 2023 Report von Slack Befragten sagen, dass die Möglichkeit, Routineaufgaben zu automatisieren, ihre Produktivität erheblich verbessern würde. Bei denen, die bereits Automatisierung nutzen, sind es 3,6 Stunden.

Ein paar Beispiele, die zeigen, dass jedes Unternehmen hier Potenziale heben kann: Mit nur wenigen Klicks können sogar IT-Fachfremde auf einer zentralen Plattform selbst Prozesse automatisieren. Das reicht von einfachen Anwendungsfällen wie der automatischen Statusänderung bei Urlaub oder Krankheit bis hin zur automatischen Erinnerung an Arbeitszeitnachweise, Urlaubstage oder die Reisekostenabrechnung.

Für IT-Abteilungen ergibt eine Automatisierung für die Ticketerstellung Sinn. Personio von Slack profitiert beispielsweise von einem Bot, der darauf hinweist, wenn nicht-inklusive Sprache verwendet wird. Das spart zum einen Arbeit und entkoppelt zum anderen Kritik noch stärker von Personen. Dass der Kreativität kaum Grenzen gesetzt sind, zeigt zudem das Beispiel unseres Kunden Jägermeister: Nachrichten in Channels werden mithilfe einer DeepL-Integration automatisch übersetzt. Das beschleunigt die Kommunikation und sorgt besonders in internationalen Teams für Transparenz. Diese steigert wiederum sowohl die Zufriedenheit als auch die Produktivität.

Automatisierung komplexer Vorgänge entlastet Fachkräfte

Aber auch in komplexen Produktionsumgebungen, in denen jede Sekunde Geld bedeutet, schafft Automatisierung Effizienz – und den Fachkräften Luft für anspruchsvollere Tätigkeiten. So nutzt das Schweizer Unternehmen Novoplast Automatisierung in Slack, um die Befüllung von Kunststoffsilos zu überwachen. Sobald der Lieferant mit der Befüllung beginnt, wird automatisch ein Signal an Slack gesendet. So bleiben Start und Ende des Vorgangs jederzeit transparent.

Bei einem Testlauf mit einem Roboter für den Warentransport in derselben Firma konnte dieser mithilfe einer integrierten Kamera Störungen, wie zum Beispiel Hindernisse auf dem Weg, erkennen und die Informationen per Automatisierung direkt via Slack an die Mitarbeitenden weiterleiten.

Meetings verschlanken

Meetings sind wichtig, um in persönlicher Verbindung miteinander neue Ideen zu entwickeln. Sie können aber auch zum Zeitfresser werden, wenn sie schlecht vorbereitet sind – und manchmal sind sie per se der falsche Prozess für eine Aufgabe.

Mit einem automatisierten Prozess lassen sich im Vorfeld die relevanten Themen abfragen, Vorschläge von autonomen Anwendungen, sogenannte Agenten, einbinden und direkt auf die zum Meeting gehörenden Informationen verweisen. So vorbereitete Meetings sind deshalb produktiv, weil alle die Möglichkeiten haben, ihre Themen einzubringen und ebenso alle auf demselben Informationsstand sind.

KI bringt zusammen, was zusammengehört

Produktivität entsteht außerdem durch die Verknüpfung von Wissen und persönlicher Arbeitsweise. Oft kommt es jedoch vor, dass wichtige E-Mails nicht an alle relevanten Personen weitergeleitet werden, wodurch der Überblick verloren geht. Sofern jedoch alle relevanten Informationen in einem gemeinsamen Channel auf einer zentralen Plattform dokumentiert sind, können Teammitglieder mit KI jederzeit darauf zugreifen, unabhängig von der Verfügbarkeit einzelner Personen.

Die Technologie verbindet strukturierte mit unstrukturierten Daten, Dokumente und Protokolle mit GIFs, Emojis und Sprachnachrichten. Auf diese Weise lässt sich in kürzester Zeit die Information so destillieren, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Tätigkeiten schnell und in hoher Qualität umsetzen können. Etwa, die zentralen Daten zu einem Kunden oder die wichtigsten Informationen aus der Kommunikation zu einem IT-Incident schnell und komprimiert zu erhalten, um auskunftsfähig zu sein.

Produktivität dort zelebrieren, wo Arbeit stattfindet

In einer Zeit, in der Mitarbeitende immer schneller arbeiten und mehr Informationen verarbeiten müssen, brauchen Unternehmen Strategien zur Entlastung ihrer Teams. Der erste Ankerpunkt kann das sein, was in der analogen Welt als Papierkram gilt. KI und Automatisierung nehmen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen Teil dieser Arbeit ab, was ihnen Zeit für wichtige Tätigkeiten schenkt und sie somit nicht nur produktiver, sondern auch zufriedener macht. Nutzen Unternehmen die in ihrer zentralen Arbeitsplattform integrierten Tools, profitieren sie doppelt: Technologische und mentale Brüche entfallen, und die zeitaufwändige Suche nach neuen Tools wird überflüssig.

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