Kommentar von Tobias Ambrosch, Selectline Software

Die optimale Warenwirtschaft in Zeiten der Digitalisierung

| Autor / Redakteur: Tobias Ambrosch / Nico Litzel

Der Autor: Tobias Ambrosch ist Manager Marketing Communications bei Selcectline Software
Der Autor: Tobias Ambrosch ist Manager Marketing Communications bei Selcectline Software (Bild: Selcectline Software)

Die Digitalisierung bietet eine Menge Möglichkeiten, Abläufe in Unternehmen zu vereinfachen. Manuelle Prozesse werden so immer mehr durch digitale Lösungen ersetzt, die Vorteile für alle Unternehmensbereiche schaffen können. Mithilfe einer Warenwirtschaft können viele Arbeitsschritte automatisiert und so beispielsweise Onlineshops noch einfacher und effizienter betrieben werden.

Eine Warenwirtschaft, kurz WaWi genannt, ist ein System zum Controlling und zur Steuerung von Materialbewegungen in einem Unternehmen. Mithilfe dieser Software ist es möglich, einen Überblick über den Warenbestand im Lager zu behalten, Bestellungen effizient abzuwickeln sowie Abläufe, Kunden- und Warendaten zu steuern. Durch die Verfügbarkeit von Daten können zudem Statistiken erstellt und die Inventur noch unkomplizierter durchgeführt werden. Auch die Rechnungslegung und das Mahnwesen sind dank Warenwirtschaft sehr einfach möglich.

In Warenwirtschaftssystemen werden alle Stamm- und Bewegungsdaten eines Unternehmens erfasst. Zu den Stammdaten zählen u. a. Informationen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder auch Interessenten. Allen gemein ist, dass sie für einen längeren Zeitraum unverändert bleiben. Im Gegensatz dazu befinden sich Bewegungsdaten im ständigen Wandel, sie umfassen z. B. Rechnungen, Bestellungen und Angebote.

Offen, geschlossen oder integriert – welche Unterschiede gibt es?

Es gibt drei Arten von Warenwirtschaftssystemen: offene, geschlossene und integrierte Systeme. Werden alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben, also Lager, Einkauf, Produktion und Vertrieb von einem System abgedeckt, spricht man von einer geschlossenen Warenwirtschaft. Sobald eine dieser Aufgaben jedoch durch ein anderes System übernommen wird, ist es eine offene WaWi. Bietet diese noch zusätzlich zu den Merkmalen des geschlossenen Systems Anbindungen an externe Dienstleister wie Banken, Verkaufsplattformen oder Lieferanten, handelt es sich um eine integrierte Warenwirtschaft. Diese bietet daher besonders gute Voraussetzungen zur Anbindung eines Onlineshops.

Welche Automatisierungen sind möglich?

Wie bereits angesprochen, bietet eine Warenwirtschaft zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten, welche gerade im E-Commerce im heutigen digitalen Zeitalter Vorteile bringen. Mit solch einer Softwarelösung werden die Warenströme gemanagt, die Produktdaten gepflegt sowie die Zahlen zu den vorhandenen Produkten im Bestand automatisch aktualisiert. Kundendaten und Lieferantenübersichten können zudem dank WaWi übersichtlich dargestellt werden. Aber auch wichtige Vorgänge in der Buchhaltung werden erfasst.

WaWis liefern beispielsweise Informationen zum Zahlungsverkehr und ermöglichen Reportings zu Umsätzen, Reklamationen, Bestellungen und allgemeinen Geschäftszahlen. Belege wie Lieferscheine und Rechnungen können darüber automatisch erstellt werden. Außerdem bieten sie Schnittstellen an größere Händler wie Ebay und Amazon, sodass zusätzlich weitere Marktplätze erschlossen werden können.

Eine Anbindung an den eigenen Onlineshop ist natürlich ebenfalls möglich. Bestellungen, die über den Shop getätigt werden, können so direkt in der eigenen WaWi verbucht werden. Warenwirtschaftssysteme vereinfachen die Arbeitsabläufe und verbinden gleichzeitig die unterschiedlichen Unternehmensbereiche durch einheitliche Datensätze in einem System.

Für folgende Abteilungen bietet die WaWi deshalb einen entscheidenden Vorteil:

  • Finanzbuchhaltung
  • Lager und Versand
  • Controlling
  • Vertrieb
  • Einkauf
  • Marketing
  • Geschäftsleitung

Zeit und Kosten sparen mit einer Warenwirtschaft

Werden manuelle Prozesse durch Automatisierungen einer Warenwirtschaft ersetzt, erspart man sich eine aufwendige Datenpflege und vermeidet Fehler. Dadurch gewinnt ein Unternehmen Zeit und kann gleichzeitig davon ausgehen, dass sämtliche Daten durch die regelmäßige Synchronisation aktuell und zuverlässig für alle relevanten Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Diese Automatisierung verhindert zudem, dass es zu Überverkäufen kommt. Das schafft wiederum Vertrauen bei den Kunden, da sie keine lange Wartezeit, durch die fehlerhafte Darstellung der Artikelverfügbarkeit, erleiden.

Welche Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung?

  • Stamm- und Bewegungsdaten
  • Bestellte und eingegangene Waren
  • Lagerbestände
  • Daten zur Rechnungslegung
  • Kundenbezogene Daten

Ein weiterer großer Vorteil ist die Kostenersparnis. Arbeitet man mit einem geschlossenen oder integrierten WaWi-System, sind keine weiteren Systeme nötig, um alle Prozesse abdecken zu können. Dank der Schnittstellen, die eine integrierte Warenwirtschaft zudem bietet, können die eigenen Produkte selbst auf großen E-Commerce-Plattformen angeboten werden. So kann die Bekanntheit des eigenen Onlineshops gesteigert und durch eine erhöhte Reichweite mehr Kunden angesprochen werden.

Da die Produkt- und Kundendaten immer aktuell vorliegen, können Angebote, Aufträge und Rechnungen unkompliziert erstellt werden. Auch so können Zeit gespart und die Kunden zufrieden gestellt werden. Da alle Unternehmensbereiche mit einer WaWi verbunden werden, erhalten die Manager eines Unternehmens außerdem einen ganzheitlichen Überblick über die Geschäftsprozesse und Kennzahlen ihrer Firma.

Kontrolle für mehr Leistungsfähigkeit: Reporting für das Management

Um das eigene Unternehmen stetig optimieren zu können, sind für das Management die Auswertung der Daten zu Ein- und Verkauf, Logistik sowie Disposition unerlässlich. Diese werden von einer WaWi als übersichtliche und zusammengefasste Informationen geliefert, z. B. als Statistik über die am häufigsten gekauften Produkte. Um die Werte vergleichen zu können, sind regelmäßige, leicht lesbare und aussagekräftige Reportings sinnvoll. Nur so kann die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens kontrolliert und verbessert werden. Durch die große Transparenz der aktuellen Kennzahlen, die Geschäftsführer und andere Entscheidungsträger durch eine Warenwirtschaft erhalten, können z. B. unnötige Ausgaben reduziert und noch besser am Erfolg des eigenen Unternehmens gearbeitet werden.

Fazit: Mit einer Warenwirtschaft die Vorteile der Digitalisierung nutzen

In heutigen Zeiten kann auch das eigene Unternehmen einfach von den Vorteilen profitieren, die durch die Digitalisierung gegeben werden – indem man beispielsweise mit einer Warenwirtschaft arbeitet. Warenwirtschaften sorgen dafür, dass Warenbewegungen erfasst, überwacht und optimiert werden. Sie dienen zur Pflege von Kundenkontakten, vereinfachen das Erstellen von Angeboten und Rechnungen sowie Erleichterung der Inventur. Durch WaWis sind die Daten immer auf dem aktuellsten Stand, sie können kurzfristig abgerufen werden, denn durch diese Softwarelösung sind sie jederzeit verfügbar. Gerade im E-Commerce ist Automatisierung wichtig, die ein Warenwirtschaftssystem bietet, da so viel Zeit und Ressourcen gespart werden können. Vorteile sind:

  • Einheitliche und effiziente Datenpflege
  • Aktualität der Daten
  • Zeit- und Kostenersparnis
  • Fehlerreduzierung
  • Transparenz
  • Überblick über alle Systeme
  • Kontrolle durch Reportings

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