Kommentar von Emma Page, Pyramid Analytics

Darum sollten Unternehmen Excel verbannen

| Autor / Redakteur: Emma Page / Nico Litzel

Die Autorin: Emma Page ist Director DACH beim BI-Softwareanbieter Pyramid Analytics
Die Autorin: Emma Page ist Director DACH beim BI-Softwareanbieter Pyramid Analytics (Bild: Pyramid Analytics)

Viele Unternehmen analysieren Daten nach wie vor ausschließlich mit Excel. Laut einer Umfrage des BARC-Instituts erstellen über 80 Prozent der befragten Mittelständler ihre Analysen und Reports mit Excel. Damit ist die Anwendung das populärste „BI-Tool“ weit und breit. Auf den ersten Blick scheint das legitim und plausibel: Die Microsoft-Software verfügt über vielfältige Funktionen. Auf den zweiten Blick gibt es jedoch sehr gute Gründe Excel als Werkzeug für die Datenanalyse endlich auszusortieren.

Wenn es um die professionelle Datenaufbereitung, -visualisierung und -kommunikation geht, kommt Excel schnell an seine Grenzen. Die Aufbereitung von historischen Daten ist kritisch. In Excel können diese schnell verloren gehen – mit ihnen verabschieden sich dann auch bereits errechnete Trends und Muster. Zudem sind Unternehmen vor allem darauf bedacht, die Größe ihrer Tabellen überschaubar zu halten und die darin enthaltenen Daten stetig zu aktualisieren. Tabellen werden daher oft überschrieben und eine fortschreitende, längerfristige Trendanalyse ist kaum möglich.

Auch bei der Datenvisualisierung geht dem Microsoft-Klassiker schnell die Puste aus. Der Begriff Datenvisualisierung steht für den Versuch, die Bedeutung von Daten zu verstehen, indem man diese grafisch darstellt. Muster, Trends und Korrelationen, die in textbasierten Daten unentdeckt bleiben, lassen sich mithilfe von Datenvisualisierungssoftware einfacher erkennen.

Heutige Datenvisualisierungs-Tools gehen über Standard-Diagramme und Grafiken von Excel-Tabellen weit hinaus. Sie stellen Daten auf anspruchsvollere Weise in Skalen, geografischen Karten, Wortgrafiken, Heatmaps und detaillierten Balken-, Kreis- und Fieberkurven dar. Die Bilder können interaktive Funktionen umfassen, sodass Anwender sie verändern oder zur Abfrage und Analyse auf die zugrundeliegenden Daten zugreifen können. Darüber hinaus können Indikatoren enthalten sein, die Benutzer benachrichtigen, wenn Daten aktualisiert worden sind oder vordefinierte Bedingungen auftreten.

Eine Zusammenarbeit ist kaum bis gar nicht möglich

Und auch die Datenkommunikation ist mit Excel eine Herausforderung. Insbesondere die unternehmensweite Zusammenarbeit in Echtzeit an Datensätzen, Analysen und Reports ist mit Excel kaum bis gar nicht möglich. Selbst beim Einsatz von Cloud-Computing-Lösungen ist es schwierig, eine Exceltabelle mit vielen Team-Mitgliedern zu teilen.

Und aufgrund der Möglichkeit, dass Daten versehentlich gelöscht oder geändert werden können, werden geteilte Tabellen selten „live“ oder in Echtzeit bereitgestellt. Bestenfalls werden sie einmal pro Woche per E-Mail verschickt – was das Problem, dass Informationen im Posteingang von Teammitgliedern verloren gehen bzw. bereits beim Versand veraltet sind, impliziert.

Excel ist nicht nutzerfreundlich

Unter Mitarbeitern eilt Excel ein schlechter Ruf voraus, vor allem bei denen, die es nicht tagtäglich nutzen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass das Tool wenig nutzerfreundlich, nicht selbsterklärend und zudem noch unübersichtlich ist. Viele Funktionen sind versteckt und nur geübte Excel-Nutzer wissen, wo sie zu finden sind.

Während ein Datenanalyst sich tagtäglich damit beschäftigt, sich entsprechend auskennt und in Excel einige nützliche Werkzeuge vorfindet, ist die gleiche Aufgabe für Mitarbeiter anderer Abteilungen oft ein Buch mit sieben Siegeln. Denn sie empfinden Analysen und Reports in Excel häufig als verwirrend oder gar einschüchternd. Meistens schlagen ihnen Tabellen mit Rohdaten entgegen, die nicht immer leicht zu analysieren und interpretieren sind. Dabei helfen auch nicht die wenigen Visualisierungstools, die Excel parat hat. Diese können zwar die wichtigsten Aspekte eines Datensatzes oder der Ergebnisse hervorheben, in einer Tabelle sind diese jedoch schwer zu eruieren. Man sieht förmlich den Wald vor lauter Bäumen nicht.

Eine BARC-Studie aus dem Jahr 2014 zum Thema „Excel als Planungstool“ unterstreicht diese Einschätzung. So gaben rund 83 Prozent der befragten ausschließlichen Excel-Anwender an, Probleme im Planungsprozess mit Excel zu haben. Diese reichen dabei von mangelnder Flexibilität bei den Planungswerkzeugen über unzureichende Datenqualität bis hin zu immensem Planungsaufwand. All das hat zur Folge, dass viele Reports und Analysen ungenutzt bleiben. Ein herber Verlust, wenn man bedenkt, wie wichtig datengestützte Entscheidungen heutzutage sind.

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