Kommentar von Andreas Lechner, CNT Management Consulting S/4HANA – warum Unternehmen nicht mit dem Umstieg warten sollten

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Bereits vor fünf Jahren brachte SAP die Software-Generation S/4HANA auf den Markt. Seit dem Start der neuesten SAP-Generation 2015 müssen sich Firmen weltweit mit der Umstellung der auslaufenden R/3-Systeme befassen. Mit der neuen Software kann von der Materialwirtschaft über das Personal bis zu den Finanzen im Unternehmen alles gesteuert werden. Wer seine Digitalisierung vorantreiben möchte, kommt daran nicht vorbei.

Spätestens 2027 muss der Umstieg vollbracht sein, denn dann gibt es für die alten Systeme nur mehr eine eingeschränkte und teurere Variante der Wartung. Für Unternehmen auf der ganzen Welt wird ein Umstieg auf das neue System quasi Pflicht. Für das Update benötigen die meisten Unternehmen allerdings Unterstützung von externen Beratern und IT-Dienstleistern, denn ohne jahrelange Erfahrung ist die Integration der verschiedenen Lösungen kaum machbar.

Dabei könnte es nun zu Engpässen kommen, wie eine Studie unterstreicht. So machen 52 Prozent der Unternehmen derzeit erst eine Vorstudie zu S/4HANA, während 30 Prozent an einer ersten Strategie arbeiten. Dadurch entsteht eine Ausnahmesituation. Zum einen mischt sich aufgrund des Update-Zwangs aktuell der komplette Beratermarkt durch, da sehr viele Unternehmen zur gleichen Zeit auf die Dienstleiter angewiesen sind. Zum anderen bedarf der Umstieg auf das neue System ein Vielfaches der üblichen Beratungstage.

Corona sollte die Digitalisierung nicht bremsen

Um die neue SAP-Software-Generation einzuführen, müssen Unternehmen ihre bestehende Systemlandschaft nicht gänzlich neu aufbauen. Mit dem sogenannten Brownfield-Ansatz können Geschäftsprozesse, die über viele Jahre optimiert wurden, auf den neuesten Stand der Digitalisierung gebracht werden. Dabei wird das bestehende R/3-System, so wie es ist, nach S/4 HANA gebracht. Der Brownfield-Ansatz kann mit einem traditionellen Software-Upgrade verglichen werden, die Software wird aktualisiert, Daten transformiert und Geschäftsprozesse angepasst.

Der Greenfield-Ansatz verfolgt hingegen eine komplette Neuimplementierung des Systems und bietet Gelegenheit, Prozesse neu zu definieren sowie veraltete Systeme wieder auf SAP Standard zu bringen. Dieser Ansatz ist disruptiv und kostspielig, er bietet aber auch die Möglichkeit, das System komplett aufzuräumen und nur die Funktionen bereitzustellen, die man auch wirklich braucht. Welcher Ansatz für ein Unternehmen der richtige ist, hängt maßgeblich von Faktoren wie Unternehmensstrategie, Ausgangssituation der IT oder der Unternehmensgröße ab.

Beratungshäuser versuchen ihre Kunden vor allem dabei zu unterstützen, ihre bisher reibungslos funktionierenden Prozesse zu erhalten und mit S/4HANA weiter zu optimieren. Dazu werden eigene Paketlösungen entwickelt, die das bereits laufende zentrale ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Unternehmens auf S/4HANA bringen. Zudem wird so eine Basis für nachfolgende kleinere und größere Innovationsprojekte geschaffen.

Aufgrund der Corona-Krise mit der Umstellung zu warten ist kritisch: Unternehmen sollten nicht zu lange in einer Corona-Schockstarre verharren. In absehbarer Zeit wird der Beratermarkt wie leergefegt sein, weil viele Dienstleister schlicht nicht in der Lage sind den hohen Bedarf an Beratungsleistung zu decken. Neben den Experten der SAP-Basis braucht es außerdem Berater in den Bereichen Finance und Logistik, sowie Entwickler, die die SAP-Programmiersprache ABAP und SAP Fiori beherrschen. ABAP steht für Advanced Business Application Programming. Die hauseigene und von SAP selbst entwickelte Programmiersprache zur Programmierung kommerzieller Anwendungen im SAP-Umfeld kommt zum Einsatz, wenn es um die Entwicklung von kundenindividuellen Lösungen geht. SAP Fiori wird verwendet, um eine völlig neue Benutzererfahrung, egal auf welchem Gerät, zu ermöglichen.

Zertifizierte Pakete sollen bei der Auswahl helfen

Um die Unternehmen bei der Umstellung zusätzlich zu unterstützen, zertifiziert SAP qualifizierte Partnerpaketlösungen. Die in Zusammenarbeit mit erfahrenen Beratern geschnürten Pakete dienen quasi als Standardwerkzeuge. So sollen vor allem Risiko und Preis für die Unternehmen gering gehalten werden. Gleichzeitig können sich Unternehmen auf das Fachwissen und das jeweilige Branchen-Know-how verlassen und System-Umstellungen sind besser planbar. Denn bereits am Beginn werden Ziel, Zeitspanne und der genaue Preis definiert. Ein Beispiel für solch ein standardisiertes Paket ist „runS24“.

Die Laufzeit der Projekte geht dabei von vier Monaten bei einfachen Updates, sogenannten „Conversions“, bis zu zwei Jahren oder mehr bei wirklich komplexen Projekten. Unternehmen können in eigenen Vorprojekten prüfen, ob die Voraussetzungen für S/4HANA erfüllt sind und damit die Komplexität der Conversion reduzieren. Neben Schaffung der richtigen Voraussetzungen für eine Conversion müssen sich Unternehmen vorab einige weitere Fragen stellen, wie zum Beispiel, was mit der Transition erreicht werden soll. Gleichzeitig sollten sich Unternehmen darauf einstellen, dass durch einen Wechsel auf die S/4HANA-Datenbank der Bedarf an Hardware steigt und diese vorab entsprechend vergrößern. Mit dem Tool „Readiness Check“ kann der Bedarf an Hardware genau ermittelt werden, außerdem können Unternehmen im Check prüfen, ob System und Add-ons mit S/4HANA bereits kompatibel sind oder ob eine Anpassung nötig ist.

Schneller von Innovationen profitieren

Durch die Standardisierung können Prozesse grundsätzlich schneller und ohne lange Abschaltzeiten auf das neue SAP-System übersiedelt und die innovativen Funktionen von S/4HANA direkt genutzt werden. Da es sich dabei um eine reine Conversion handelt, ist der Zeitplan äußerst kompakt gestaltet, bietet aber trotzdem ausreichend Raum für notwendige Korrekturen, Test- und Trainingseinheiten. Es ist für Unternehmen dennoch ratsam, die Voraussetzungen in eigenen Vorprojekten zu schaffen, um die Komplexität in der Conversion zu reduzieren. Je früher der ohnehin obligatorische Wechsel passiert, desto eher können Unternehmen auch von den digitalen Innovationen profitieren und eventuell einen Vorsprung gegenüber den Mitbewerbern gewinnen.

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