Kommentar von Gerrit de Veer, Signavio Erst analysieren – dann automatisieren

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Effiziente Geschäftsprozesse sind ein Fundament des Unternehmenserfolges. Zur Aufrechterhaltung und Verbesserung der Effizienz ist vor allem die Automatisierung von Prozessen von entscheidender Bedeutung. Vor der Automatisierung sollte ein Unternehmen die vorhandenen Prozesse allerdings zunächst analysieren.

Im Kontext permanenter Veränderungen bilden effiziente und effektive Abläufe die Basis eines erfolgreichen Unternehmens – schließlich können fehlende Dynamik und Geschwindigkeit in einem wettbewerbsintensiven Umfeld K.-o.-Kriterien sein. Immer mehr Aufgaben müssen in kürzerer Zeit erledigt werden. Wie kann ein Unternehmen dabei sicherstellen, dass die Mitarbeiter nicht überfordert werden und genügend Zeit für wertschöpfende Aufgaben haben? Wie kann es Unklarheiten und unnötigen E-Mail-Verkehr vermeiden? Die Prozessautomatisierung ist dabei ein wichtiges Hilfsmittel, mit dem gerade sich wiederholende Abläufe teamübergreifend optimal koordiniert werden können.

Voraussetzung für die effiziente Prozessautomatisierung ist die Analyse vorhandener Prozesse. An diesem Punkt kommt das Process Mining ins Spiel. In der Prozessanalyse ist das Process Mining derzeit ein Trendthema. In den letzten Jahren hat sich Process Mining rasant weiterentwickelt und inzwischen sind zahlreiche Software-Lösungen für Process Mining am Markt etabliert.

Process Mining bietet detaillierte Prozessanalyse

Eine Process-Mining-Lösung zeigt, wie ein Prozess tatsächlich im IT-System läuft. Für die Optimierung eines Geschäftsprozesses ist es zunächst zwingend erforderlich, den Unterschied zwischen dem Idealzustand eines Prozesses und seiner tatsächlichen Ausführung zu erkennen. Process Mining kann dazu beitragen, die Schwachstellen in den Geschäftsabläufen zu erkennen und vor allem die Gründe dafür zu ermitteln. Der Vorteil smarter Process-Mining-Tools liegt darin, dass Geschäftsprozesse mit Auffälligkeiten in den KPIs (Key Performance Indicators) auch über unterschiedliche IT-Systeme hinweg analysiert werden können, das heißt, es werden Datenspuren aus verschiedenen IT-Systemen zusammengeführt, um den Verlauf von Geschäftsprozessen auszuwerten.

Konkret ermöglicht Process Mining anhand transaktionaler Daten, einzelne Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen, etwa mit einer Untersuchung der Durchlaufzeiten und Performancewerte oder der Einhaltung von Vorgaben. Dadurch kann ein Nutzer Flaschenhälse und Compliance-Verstöße identifizieren.

Auf dieser Informationsbasis ist es möglich, den tatsächlichen Verlauf organisationsweiter Prozesse zu verbessern. Prozesse sind dabei auf verschiedene Weise optimierbar, zum Beispiel im Hinblick auf die Beschleunigung von Abläufen, die Reduzierung von Kosten oder die Minimierung des Ressourceneinsatzes. Auch die Prozesskonformität kann überprüft werden, also ob ein Prozess wirklich so abläuft, wie er ursprünglich modelliert wurde.

Das A und O für den Erfolg eines Automatisierungsprojekts lautet somit: Erst analysieren, dann automatisieren. Es ist entscheidend, dass auf der richtigen Grundlage, also auf Basis analysierter Prozesse automatisiert wird. Sind die Prozesse fehlerhaft, werden im schlimmsten Fall diese Fehler noch schneller umgesetzt. Reibungslose Prozesse sind die Voraussetzung, damit sich anvisierte Erfolge einstellen, der angestrebte Mehrwert erzielt wird und keine Mehrkosten entstehen. Die Prozessanalyse sollte somit immer an erster Stelle stehen.

Automatisierung spart Zeit und Geld

Dass an der Automatisierung von Geschäftsprozessen kaum ein Unternehmen mehr vorbeikommt, liegt auf der Hand: Schließlich können mit schwerfälligen und komplizierten Geschäftsprozessen und veralteten Systemen aktuelle Herausforderungen im Hinblick auf Agilität, Flexibilität und Geschwindigkeit nicht bewältigt werden. Unternehmen müssen in der Lage sein, schnell zu reagieren.

Die entscheidende Unterstützung liefern dabei moderne Lösungen für die Prozessautomatisierung: Sie verfügen über eine intuitive Benutzeroberfläche, über die Prozessmodelle innerhalb weniger Minuten in standardisierte Workflows transformiert und unternehmensweit genutzt werden können. Das heißt, Unternehmen können mit einer solchen Lösung automatisierte Arbeitsabläufe auf der Grundlage ihrer Prozessmodelle erstellen.

Die Vorteile der Automatisierung sind vielfältig: Zum einen vereinfacht die Koordination von Aufgaben, die Verfolgung von Tätigkeiten und die Sicherstellung von Verantwortlichkeiten durch zugewiesene Aktivitäten die Zusammenarbeit in erheblichem Maße. Zum anderen entfallen durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben unnötige Arbeiten, sodass die Mitarbeiter Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten erhalten. Nicht zuletzt können schnellere und effizientere Prozessdurchlaufzeiten auch zu einer Kostenreduzierung beitragen.

Prinzipiell ist eine Lösung für die Prozessautomatisierung der einfachste und effizienteste Weg, um zu erfassen, zu verbinden und zu kommunizieren, wie die tägliche Arbeit innerhalb einer Organisation erledigt wird. Die Lösung gibt also einen klaren Überblick darüber, wie ein bestimmter Prozess abläuft und was der nächste Schritt sein wird. Die Ergebnisse sind weniger Verzögerungen durch vergessene Aufgaben, mehr Sicherheit bei der Entscheidungsfindung und mehr Flexibilität bei der konsequenten Umsetzung von Prozessverbesserungen. Und ein positiver Nebeneffekt ist: Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird einfacher, da sie auf einen Blick sehen, was sie tun müssen und wo sie auf die benötigten Ressourcen zugreifen können.

Klar zeigen sich die Vorteile einer Lösung zur Prozessautomatisierung am Beispiel „automatisierte Genehmigungen“. Einer der häufigsten kritischen Punkte in jedem Workflow sind Freigaben – sie können nur von bestimmten Personen erfolgen, ehe der Prozess fortgesetzt werden kann. Bisher sind sie oft ein Grund für Workflow-Unterbrechungen. Mit einer Automatisierungslösung hingegen können an relevanten Stellen Entscheidungen eingefordert werden: So wird die betreffende Person automatisch per E-Mail benachrichtigt und fehlende Freigaben können rechtzeitig eskaliert werden. Damit wird nicht nur das Risiko von fehlenden Freigaben reduziert, sondern auch für die effiziente Durchführung des weiteren Prozesses gesorgt. Der automatisierte Freigabeprozess ermöglicht es, schnell auf Änderungen zu reagieren, um die Unternehmens-Compliance zu jeder Zeit zu wahren.

Schlägt ein Unternehmen den Weg der Prozessautomatisierung ein, sollte es auf jeden Fall mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Prozesse starten und anschließend die Optimierung in Angriff nehmen. Dann steht einer erfolgreichen und intelligenten Prozessautomatisierung nichts mehr im Wege. Und Unternehmen profitieren von der Sicherstellung der Einheitlichkeit ihrer Arbeitsabläufe, der Reduzierung der Durchführungszeiten von Aufgaben und der Entlastung der eigenen Mitarbeiter, die sich dann auf ihre Kernaufgaben fokussieren können.

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