Innovationsmotor 6 Schritte zur produktiven KI

Ob bei der Antragsbearbeitung, in Bürgerportalen oder im Krisenmanagement – Künstliche Intelligenz (KI) kann die Verwaltung effizienter machen, Mitarbeitende entlasten und die Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern verbessern. Dennoch fällt der Einstieg in die KI vielen Behörden schwer. Dabei muss der Start gar nicht so kompliziert sein.

Was gestern noch als Spielwiese für Tech-Enthusiasten galt, hat heute schon im Berufsalltag einiger Verwaltungen Einzug gehalten: KI beschleunigt Prozesse, übernimmt Routineaufgaben und unterstützt so die Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit. Doch trotz aller Vorteile bleibt das Potenzial vielfach ungenutzt – gebremst von Datenschutzbedenken, fehlendem Verständnis für KI in der Belegschaft oder dem Mangel an klaren Strategien. Das Problem: Ohne konkreten Plan wird KI nicht flächendeckend genutzt und bleibt so weit hinter ihren Möglichkeiten zurück.

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Damit es nicht so weit kommt, ist ein strukturiertes Vorgehen erforderlich. Ebenso entscheidend: bei den Verwaltungsbeamten und -angestellten Begeisterung für KI zu entfachen. Denn wer erste Erfolge verzeichnet und so den Nutzen von KI-Tools erkennt, ist bereit, die Tools im Alltag einzusetzen und sich auch auf künftige Lösungen einzulassen. Die folgenden sechs Schritte zeigen, wie öffentliche Einrichtungen diesen Weg erfolgreich gestalten können.

Der Weg zur produktiven KI

Schritt 1: Starten statt warten

Bevor eine Investition in KI erfolgt, gilt es zu überlegen, wo und wie der Einsatz echten Mehrwert bringt. Das heißt aber nicht, dass alles von Anfang an perfekt durchdacht sein muss: Gerade für den Einstieg eignen sich kleine, konkrete Anwendungsfälle, mit denen sich schnell Effizienzpotenziale heben lassen.

In welche Richtung es gehen kann, lässt sich am besten anhand dieser Fragen klären:

• Welche Ziele sollen mit KI erreicht werden? (Mehr Effizienz, geringere Kosten oder bessere Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger?)

• In welchen Bereichen besteht Bedarf für Unterstützung durch KI?

• Welche Systeme und Daten stehen zur Verfügung?

• Ist intern KI-Know-how vorhanden?

Schritt 2: Potenziale in der eigenen Einrichtung evaluieren

Nicht jeder Prozess eignet sich für den Einsatz von KI. Deshalb gilt es, systematisch nach Bereichen zu suchen, in denen Automatisierung realistisch ist und einen deutlichen Mehrwert bringt. Doch anders als viele glauben, erfordert die Implementierung einer KI meist keine radikale Umstellung in allen Bereichen. Oft sind es gezielte Use Cases, die schnell Wirkung zeigen – wie etwa folgende:

• Digitale Antragsprüfung: Ob Elterngeld, Baugenehmigung oder Führerscheinantrag – KI kann die Bearbeitung spürbar beschleunigen. So etwa analysiert sie eingereichte Unterlagen und prüft sie auf Vollständigkeit. Fehlt ein Dokument, macht sie den Antragssteller direkt darauf aufmerksam.

• Bürgerportale mit Chatbots: KI-gestützte Assistenten beantworten häufige Fragen zu Verwaltungsleistungen in einfacher Sprache, in mehreren Sprachen und barrierefrei.

• Statistische Risikoanalyse: KI hilft dabei, Daten aus verschiedenen Quellen, wie beispielsweise aus Einsatzprotokollen oder Bürgermeldungen zu Ordnungsverstößen, zu kombinieren, um etwaige Risiken nicht nur zu erkennen, sondern auch entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

• Ressourcenplanung: KI entlastet Behörden intern bei der Ressourcen- und Dienstplanung, beispielsweise durch die transparente Darstellung und automatisierte Optimierung von Personal- oder Fahrzeugkapazitäten.

Schritt 3: Technische Voraussetzungen schaffen und Know-how für die Umsetzung sichern

Für die Implementierung von KI ist ein geeignetes Modell ebenso erforderlich wie passende Tools und das nötige Fachwissen, diese in die vorhandenen Systeme zu integrieren. Genauso wichtig ist eine IT-Landschaft, die eine nahtlose Integration in Prozesse, Tools und Datenquellen erlaubt. Für eine nachhaltige Nutzung braucht es zudem Flexibilität und Skalierungsmöglichkeiten, die es gestatten, mit wachsenden Anforderungen Schritt zu halten. In vielen Behörden und Ämtern sind die Voraussetzungen dafür noch nicht geschaffen – hier kann es sinnvoll sein, externe IT-Dienstleister hinzuzuziehen, die mit ausführlicher Beratung unterstützen.

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