Definition Was ist TCO (Total Cost of Ownership)?

Total Cost of Ownership, abgekürzt TCO, ist eine ganzheitliche Kostenbetrachtung von Produkten, Gütern oder Services, die nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch laufende direkte und indirekt Kosten über den kompletten Lebenszyklus hinweg berücksichtigt. Die Kostenbetrachtung bietet wichtige Hilfestellungen zur Beantwortung betriebswirtschaftlicher Fragestellungen wie Investitionsentscheidungen.

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Die Abkürzung TCO steht für Total Cost of Ownership. Es handelt sich um ein Kostenbetrachtungsverfahren für gekaufte Produkte, Güter oder Services, das nicht nur die Anschaffungskosten, sondern die gesamten Kosten der Investition inklusive laufender indirekter oder direkter Kosten, die mit der Nutzung verbunden sind, zu berücksichtigen versucht. Erste Betrachtungen dieses Themas sind bereits seit den 1920er-Jahren bekannt.

Geprägt hat den Begriff Bill Kirwin im Jahr 1987, als er im Auftrag von Microsoft für die Gartner Group ein Verfahren entwickelte, das die durch IT-Investitionen verursachten Belastungen ermitteln sollte. Insbesondere im IT-Umfeld stellen die Anschaffungskosten für Hard- und Software oft nur einen Bruchteil der nachfolgenden Betriebs- und Nutzungskosten dar. Mittlerweile existieren verschiedene TCO-Modelle zur Bestimmung der Gesamtkosten. Hilfreich sind die TCO-Betrachtungen zur Beantwortung betriebswirtschaftlicher Fragestellungen wie Investitionsentscheidungen, Auswahlentscheidungen für Lieferanten oder Rentabilitätsberechnungen.

Unterscheidung zwischen direkten und indirekten Kosten

Es existiert kein einheitliches Modell für die TCO-Berechnung. Die verschiedenen Modelle und Konzepte verfolgen oft einen Best-Practice-Ansatz, bezogen auf den jeweiligen Anwendungsbereich. Alle Modelle unterscheiden jedoch grundsätzlich zwischen sogenannten direkten und indirekten Kosten.

Direkte Kosten fallen für gewöhnlich bei der Beschaffung, Nutzung und der Betreuung der Produkte oder Güter an. Typisch für diese Kostenart ist, dass sie gut budgetierbar ist und sich direkt dem betrachteten Produkt zuordnen lässt. Zu diesen Kosten gehören beispielsweise Anschaffungskosten und Abschreibungen für Soft- und Hardware, Lizenzgebühren, Kosten für Wartungsverträge, eingekaufte Dienstleistungen, Trainingskosten für IT-Personal oder Anwender und Arbeitskosten der betreuenden Mitarbeiter.

Indirekte Kosten sind nicht unmittelbar einem bestimmten Produkt zuzuordnen. Sie können beispielsweise durch die Störung von Arbeitsabläufen oder die unproduktive Nutzung durch Anwender entstehen. Die Messbarkeit dieser indirekten Kosten ist relativ schwierig. Sie können einen hohen Anteil der Gesamtkosten betragen. Beispiele für indirekte Kosten sind Arbeitsausfälle durch Selbsthilfe oder Unterstützung ungeübter Anwender, Produktionsausfälle durch Nichtverfügbarkeit von Systemen oder allgemeine Aufwände für das Management von Daten in Umfeld des betrachteten Produkts.

Sinnvolle TCO-Anwendungsbereiche für betriebswirtschaftliche Fragestellungen

Die Kostenbetrachtung Total Cost of Ownership ist für die Beantwortung vieler betriebswirtschaftlicher Fragestellungen und Entscheidungen in einem Unternehmen hilfreich. TCO kommt beispielsweise zum Einsatz bei:

• Kauf- und Investitionsentscheidungen

• Vergleich von Lösungen

• Auswahl eines Lieferanten

• Rentabilitätsberechnungen

• Rationalisierungsentscheidungen

• Kostenmanagement

• Entscheidung für Kauf-, Verleih- oder Mietmodelle

Was es im IT-Umfeld bei TCO-Betrachtungen zu berücksichtigen gilt

Die Kostenbetrachtungsmethode Total Cost of Ownership wurde von Gartner speziell für das IT-Umfeld entwickelt. Gerade in der Informations- und Kommunikationstechnik ist es wichtig, alle entstehenden Kosten für den Betrieb einer Lösung zu betrachten, da die Anschaffungskosten für Hard- und Software oft nur einen Bruchteil der Gesamtkosten ausmachen. So kommt beispielsweise oft Open Source Software zum Einsatz, die kostenfrei erhältlich ist, aber Folgekosten durch die Betreuung und Anpassung verursacht. Auch die Hardwarekosten für Server sind im Vergleich zu den Gesamtkosten für den Betrieb eines Services verschwindend gering. TCO erhebt den Anspruch, alle Kosten zu erfassen, die durch die Anschaffung, den Betrieb und die Nutzung von Hardware, Software oder kompletter Systeme und ihrer Infrastruktur entstehen.

Die Kosten für die Beschaffung und Implementierung sowie die hierfür notwendigen Beratungs- und Betreuungsleistungen sind in der Regel recht einfach zu bestimmen. Hinzu kommen weitere direkt und indirekte Kosten, die es ebenfalls zu berücksichtigen gilt. Typische Kostenblöcke im IT-Umfeld sind beispielsweise:

• Anschaffungskosten der Hardware

• Anschaffungskosten der Software

• Lizenzkosten für Hard- und Software

• Energiekosten für den Betrieb der Hardware

• Raumkosten für das Rechenzentrum

• Implementierungskosten der Systeme

• Aufwände für die Netzwerkintegration

• Kosten für Internetzugänge

• Aufwände für die Implementierung der Security

• Bereitstellungs- und Managementkosten für die benötigten Daten

• osten für individuelle Entwicklungen oder Änderungen

• Kosten für das Asset Management der verschiedenen Komponenten

• Wartungsverträge

• Supportkosten für Hard- und Software

• Kosten für das Systemmanagement

• Versicherungskosten

• Reparaturkosten

• Schulungskosten

• Kosten für Arbeitsausfälle durch individuelle Einarbeitung, Selbsthilfe und Selbsttraining

• durch Störungen verursachte Produktionsausfälle

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