Definition Was ist eine Pivot-Tabelle?

Eine Pivot-Tabelle strukturiert in Tabellenform vorliegende Daten, fasst sie zusammen und ermöglicht ihre Auswertung. Die Tabellenart gehört zu den Grundfunktionen aller gängigen Tabellenkalkulationsanwendungen. Für die Erstellung einer Pivot-Tabelle sind nur wenige Grundbedingungen zu erfüllen. Komplexe Formeln oder das Anwenden von SQL-Datenbankabfragen sind dank Pivot-Tabellen zum Teil überflüssig.

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Die Pivot-Tabelle ist eine spezielle Tabellenart, mit der sich in Tabellenform vorliegende Daten mit geringem Aufwand strukturieren, verdichten und analysieren lassen, ohne die Ausgangsdaten zu verändern. Die ursprünglichen Daten können in der Pivot-Tabelle je nach vorliegenden Analyse-Anforderungen in verschiedenen Darstellungen zusammengefasst und angezeigt werden. Die Darstellung gewinnt gegenüber der Ursprungstabelle an Übersichtlichkeit, büßt aber Detailinformationen ein.

Die Bezeichnung Pivot-Tabelle stammt aus dem Jahr 1991 und leitet sich von dem Produktnamen DataPivot des US-amerikanischen Unternehmens Brio Technology ab. Brio Technology war eines der ersten Unternehmen, das die Bezeichnung Pivot-Tabelle für das Konzept der Aggregation von Tabellendaten verwendete.

Heute beherrschen alle gängigen Tabellenkalkulationsanwendungen wie Microsoft Excel, OpenOffice oder LibreOffice das Konzept der Pivot-Tabelle. Die Programme erlauben es mit wenigen Klicks, unterschiedliche Auswertungen der Ausgangsdaten vorzunehmen. Pivot-Tabellen können das Erstellen komplexer Verknüpfungen oder Formeln innerhalb von Tabellen überflüssig machen. Sie ersetzen unter Umständen auch die Erstellung einfacher Datenbanken und die Nutzung von SQL-Abfragen. Änderungen in einer Pivot-Tabelle haben in der Regel keine Aktualisierung der Originaldaten zur Folge. Auf Basis von Pivot-Tabellen sind Daten oftmals mit interaktiven Pivot-Diagrammen visualisierbar.

Die Anwendung von Pivot-Tabellen

Der Einsatz von Pivot-Tabellen ist immer dann sinnvoll, wenn eine große Tabelle mit vielen Daten ausgewertet werden soll und nicht alle Spalten hierfür benötigt werden. Die Pivot-Tabelle macht das Kopieren der benötigten Daten in eine neue Tabelle oder das Einfügen von Verknüpfungen und Formeln überflüssig. Pivot-Tabellen kommen ohne den Einsatz von Formeln aus und belassen alle Ursprungsdaten in der Ausgangstabelle.

Die typischen Merkmale einer Pivot-Tabelle

Pivot-Tabellen besitzen typische Merkmale. Allen Pivot-Tabellen liegt eine größere Tabelle mit den Ausgangsdaten zugrunde. Sämtliche Daten stammen aus der Ursprungstabelle. Pivot-Tabellen fassen Daten zusammen und stellen sie in aggregierter Form dar. Ihre Struktur besteht aus mehreren Bereichen. Diese Bereiche können beliebige Felder der Ausgangstabelle aufnehmen. Der Anwender bestimmt, nach welchen Feldern gruppiert wird und welcher Felder angezeigt werden sollen. Eine Pivot-Tabelle besitzt die Besonderheit, dass sie sich nicht nach jeder Änderung der Ausgangsdaten aktualisiert. In den Tabellenkalkulationsanwendungen gibt es in der Regel die Möglichkeit, dass der Anwender bei Bedarf die Aktualisierung manuell anstößt.

Die verschiedenen Feldtypen einer Pivot-Tabelle

Eine Pivot-Tabelle besitzt verschiedene Feldtypen. Diese Feldtypen sind:

• Zeilenfelder

• Spaltenfelder

• Datenfelder

• Seitenfelder

Zeilenfelder und Spaltenfelder gruppieren die Ausgangsdaten nach dem jeweils ausgewählten Feld. Die Gruppierung erfolgt entweder zeilen- oder spaltenbasiert. Datenfelder stellen die Informationen an den Schnittpunkten von Zeilen und Spalten dar. Über Funktionen wie das Aufsummieren oder Zählen der Datensätze erfolgt die Ermittlung des Datenwerts. Mit Seitenfeldern ist das Einschränken von Datensätzen auf bestimmte Werte möglich.

Voraussetzungen für das Erstellen einer Pivot-Tabelle

Um eine Pivot-Tabelle zur erstellen, sind einige wenige Voraussetzungen zu erfüllen. Die Ausgangsdaten für eine Pivot-Tabelle liefern Listen oder Tabellen. Wichtig ist, dass jeder Datensatz in einer eigenen Zeile steht. In der obersten Zeile müssen die Spaltentitel als Beschriftungen eingetragen sein. Jede Spalte sollte einen eigenen Titel haben. Damit die Tabellenkalkulationsanwendung die Zusammenhänge zwischen den Daten versteht, sind Leerzeilen innerhalb der Listen oder der Tabellen zu vermeiden.

Vergleich von Pivot-Tabellen mit den Möglichkeiten von SQL-Datenbankabfragen

Mit einer Pivot-Tabelle lassen sich verschiedene Auswertungen direkt innerhalb des Tabellenkalkulationsprogramms ausführen. Diese Auswertungen sind mit einfachen, per SQL durchgeführten Datenbankabfragen vergleichbar. So entsprechen beispielsweise die Spalten- und Zeilenfelder einer Pivot-Tabelle der sogenannten Group-by-Klausel einer SQL-Abfrage. Der Select-Anteil der SQL-Abfrage mit seinen Aggregationsfunktionen korrespondiert mit den Datenfeldern der Pivot-Tabelle. Die Where- oder Having-Klauseln einer SQL-Abfrage bilden die Pivot-Seitenfelder ab.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Pivot-Tabellen nur einen geringen Teil der Möglichkeiten von SQL-Abfragen bieten. Allerdings benötigen Pivot-Tabellen weniger spezifisches Datenbankwissen oder SQL-Kenntnisse und sind komfortabler zu erstellen.

Vorteile durch den Einsatz von Pivot-Tabellen

Durch den Einsatz von Pivot-Tabellen ergeben sich zahlreiche Vorteile. Die wichtigsten sind:

• Übersichtliche und strukturierte Darstellung der Ausgangsdaten,

• schnelle und einfache Zusammenfassung und Auswertung großer Datenmengen ohne spezifische Datenbank- oder SQL-Kenntnisse,

• einfache Analysemöglichkeiten ohne Daten in andere Tabellen umzukopieren oder komplexe Formeln und Bezüge zwischen Feldern und Tabellen anzuwenden darüber hinaus sind sie

• flexibel an viele verschiedene Auswertungsanforderungen anpassbar.

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