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Kommentar von Ulrike Kogler, Mindbreeze Unternehmensweites Wissen ist Macht

Autor / Redakteur: Ulrike Kogler / Nico Litzel

Das klassische volkswirtschaftliche Modell beschreibt Arbeit, Boden und Kapital als die drei wesentlichen Produktionsfaktoren – Wissen könnte das traditionelle Modell jetzt um einen vierten Faktor ergänzen. Es handelt es sich um eine Ressource, die zu mehr als 60 Prozent für die Gesamtwertschöpfung eines Unternehmens verantwortlich ist.

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Die Autorin: Ulrike Kogler ist Trendscout und Wissensmanager bei Mindbreeze
Die Autorin: Ulrike Kogler ist Trendscout und Wissensmanager bei Mindbreeze
(Bild: Mindbreeze)

Damit Wissen zum Unternehmenserfolg beitragen kann, müssen die Daten zielgerichtet aufbereitet, analysiert, selektiert und an den richtigen Stellen im Unternehmen verteilt werden. Ein nicht zu unterschätzender Aspekt ist, dass die Mitarbeiter motiviert sind, ihr Wissen zu teilen und fremdes Wissen ohne Einschränkungen zu nutzen.

Soweit die Theorie. In der Praxis sieht es oft so aus, dass Abteilungen den Spruch „Wissen ist Macht“ insofern nutzen, als sie ihre Position im Unternehmen durch ein eigenwilliges Wissensmanagement zu stärken suchen. Es werden Informationen geblockt und versteckt – einzelne Mitarbeiter wollen sich auf diese Weise unersetzlich machen.

Keine Blöße geben

Auch wollen sich viele Mitarbeiter Unwissenheit nicht eingestehen, daher werden Experten nur bedingt bemüht – und das obwohl einerseits Prozesse und Produkte immer komplexer werden und das allgemeine Wissen etwa über Märkte oder Technologien exponentiell steigt. Spezialisten gibt es zwar noch immer, der „Alleswisser“ vergangener Jahrzehnte, der nicht selten in den staubigen Keller-Archiven zu finden war, ist jedoch schon längst ausgestorben.

Eine weitere Bremse in Sachen unternehmensweiter Wissensverteilung ist technologischer Natur. Die Bestandteile, aus denen Informationen und Wissen bestehen, sind in der Regel in Datensilos verteilt: ERP, CRM, Dokumente, die in Dropbox & Co abgelegt sind – die Liste ließe sich endlos weiterführen. Auch wenn Schnittstellen zwischen den genannten Systemen existieren: Das unternehmensweit verstreute Wissen zu einem bestimmten Thema zusammenzutragen, ist meist Sisyphusarbeit..

Ein Fall aus der Praxis

Die Umdasch Group, ein weltweit tätiger Konzern mit 180 eigenen Vertriebs- und Logistikstandorten in über 65 Ländern und rund 7.200 Mitarbeitern, stand bis vor Kurzem genau vor diesem Problem. Die Daten sind hier in drei Silos gespeichert: Microsoft SharePoint 2013, EMC Documentum und einem umfangreichen Dateisystem. Das Suchen und Finden von gespeicherten Inhalten – strukturiert und unstrukturiert – war für den Betrieb, der mit zu den traditionsreichsten und größten in Familienbesitz befindlichen Holz verarbeitenden Betrieben in Österreich gehört, eine echte Herausforderung.

Das Unternehmen versuchte zunächst, das Problem mit SharePoint selbst zu lösen. Man wollte einerseits alle relevanten Daten im Unternehmen möglichst eng verknüpfen, egal, in welchem Silo diese gespeichert sind. Andererseits sollten alle Informationen, die aus der Verknüpfung der Daten entstehen, den Mitarbeitern möglichst einfach und rasch zur Verfügung gestellt werden, egal wann und egal wo sich die Mitarbeiter während ihrer nationalen oder internationalen Tätigkeit gerade aufhalten.

Abbruch nach vier Monaten

Nach vier Monaten hat Umdasch das SharePoint-Projekt noch während der Entwicklungsphase aus zeitlichen und budgetären Gründen abgebrochen. Umdasch wählte daraufhin eine Alternative zur Microsoft-Lösung und setzte auf Enterprise Search. Eine Lösung, die alle benötigten Business-Daten aus den unterschiedlichsten Quellen erschließt.

Die Lösung wird als Appliance bereits vorkonfiguriert geliefert. Damit ist sichergestellt, dass die Integration in die Unternehmens-Infrastruktur rasch über die Bühne gehen kann – bei Umdasch war es die Einbettung in das vorhandene Microsoft SharePoint-Portal. Nach bereits drei Tagen konnten die Mitarbeiter beginnen, unternehmensweite Suchabfragen über alle Fachbereichs- und Applikationsgrenzen hinweg zu starten – und das direkt aus SharePoint heraus.

Die Enterprise Search Appliance ging nach einer erfolgreichen Testphase in den Produktivbetrieb über – innerhalb von einem Monat. Den Mitarbeitern stehen nun rund fünf Millionen indizierte Dokumente aus den drei Datentöpfen Microsoft SharePoint 2013, EMC Documentum und dem Dateisystem jederzeit und überall zur Verfügung. Kommen neue Dokumente hinzu, werden diese automatisch indiziert und dem Info-Pool zugeführt.

Wissen generieren, Mehrwerte schaffen

Enterprise Search bedeutet viel mehr als die Suche auf höchstem Niveau. Zum einen bietet die Lösung echte Portal-Technologie, weil hier alle unternehmensweiten Informationsfäden zusammenlaufen. Dank der mehr als 450 Konnektoren kann eine Appliance alle gängigen Applikationen mit in die Suche einbinden – das Web inklusive. Darüber hinaus holt sie sich Informationen aus den unterschiedlichsten Content-Formaten, egal ob die Daten strukturiert oder unstrukturiert vorliegen. Bei Umdasch sind das 15 Content-Typen.

Soweit die Technik. Den eigentlichen Mehrwert einer Enterprise-Search-Lösung genießen die Mitarbeiter in der täglichen Arbeit. Wird ein „Alleswisser“ gebraucht, ist es nicht mehr wie früher notwendig, in die Katakomben des Unternehmens hinzusteigen, um den weißhaarigen Herren zwischen den Aktenbergen zu konsultieren, bei dem traditionellerweise alle Informationsfäden zusammengelaufen sind. Heute reicht es, seine favorisierte Applikation zu öffnen und von dort aus eine unternehmensweite Suche zu starten.

Mit Enterprise Search werden auch jene Probleme obsolet, die mit einem falsch verstandenen „Wissen-ist-Macht“-Ansatz einhergehen. Dank der zukunftsweisenden Technologie läuft die Verknüpfung von Information jenseits der politischen Ebene ab – die Voraussetzung dafür, dass aus den einzelnen Informationen Wissen entsteht.

Das bedeutet jedoch nicht, dass jeder Mitarbeiter automatisch alles wissen muss. Mit einer professionellen Enterprise-Search-Lösung lassen sich bequem Rechte vergeben, die dafür sorgen, dass kritische Informationen dort bleiben, wo sie hingehören.

Fazit

Entscheidend ist, dass Enterprise Search die Entwicklung von unternehmensweiten Wissen zum vierten Produktionsfaktor tatkräftig unterstützt, beschleunigt und in vielen Fällen erst ermöglicht. Ziel ist es, das bereits vorhandene Wissen im Unternehmen in einen Wettbewerbsvorteil zu verwandeln.

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