Kommentar von Daniel Fallmann, Mindbreeze So nutzen Unternehmen ihre Daten intelligent

Autor / Redakteur: Daniel Fallmann / Nico Litzel

International tätige Unternehmen stehen sehr oft vor der Herausforderung, vorhandenes Know-how über Kontinente, Zeitzonen und verschiedenste Sprachen hinweg zu finden und intelligent zu verknüpfen. Enterprise-Search-Lösungen wurden genau für diese Einsatzszenarien entwickelt.

Der Autor: Daniel Fallmann ist Gründer und Geschäftsführer der Mindbreeze GmbH
Der Autor: Daniel Fallmann ist Gründer und Geschäftsführer der Mindbreeze GmbH
(Bild: Mindbreeze)

In einem ersten Schritt werden die Daten mithilfe von Konnektoren aus den unterschiedlichsten Datenquellen verarbeitet und die vielen verschiedenen Formate von Filtern in einen homogenen Datenstrom verwandelt. Dabei ist es egal, aus welcher Quelle diese Daten stammen und welches Format sie besitzen: ein Word-Dokument, ein E-Mail-Attachment im PowerPoint-Format, aber auch Bild- oder Videodateien. Heutige Lösungen unterstützen 500 und mehr Dateiformate. Die so vorbereiteten Informationen werden dann semantisch analysiert und indiziert.

Im Gegensatz zu klassischen Wissensmanagement-Systemen, die auf Basis von zusätzlichen Datenbanken mit Drittanwendungen erstellt und durch Personen gewartet werden, bereiten Suchmaschinen die Daten und Informationen auf, die bereits im Unternehmen existieren, und strukturieren selbst Textinformationen völlig automatisch. Die meisten Unternehmen nutzen heute weniger als ein Prozent ihrer verfügbaren Informationen – eine Investition in entsprechende Suchtechnologien würde sich nicht nur auszahlen, sondern ist laut der Studie „Analytics pays back $10.66 for every dollar spent“ von Nucleus Research [PDF] zwingend nötig, will das Unternehmen auch zukünftig noch wettbewerbsfähig sein.

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Selbstlernende Systeme erstellen Wissenspool

Heute müssen Informationen von einer Suchlösung verstanden und im richtigen Zusammenhang angezeigt werden, damit Fragen auch versteckte, nicht offensichtliche Zusammenhänge zum Vorschein bringen. Eine einfache Stichwortsuche reicht aber dafür nicht aus. Daher werden semantische Analysen und Suchverfahren dem „Trendreport 2020“ des eco-Verbands der deutschen Internetwirtschaft e. V. zufolge zunehmend die klassische Stichwortsuche ablösen.

Bei der Anwendung semantischer Verfahren werden die Daten intelligent verknüpft – beispielsweise ein Projektname mit einer Materialliste, einem Projektplan und der Kommunikation im Projektteam – und das über alle Abteilungs- und Applikationsgrenzen hinweg, egal ob die Information strukturiert oder unstrukturiert vorliegt. Das dabei erworbene Wissen wird auf nachfolgende Datenströme angewendet: Auf diese Weise verbessert das selbstlernende System laufend die Qualität der Analyse. Am Ende des Prozesses steht dann ein unternehmensweiter Wissenspool mit dem Ziel, verfügbare Informationen zu verdichten und relevante Informationen schnell bereitzustellen.

Mobile Clients erlauben den raschen Zugriff auf Unternehmensdaten zeit- und ortsunabhängig. Doch auch die Rechteverwaltung spielt eine tragende Rolle: Es ist zwingend erforderlich, dass die Enterprise-Search-Lösung die Suchabfrage gegen die bestehenden Rechte in den einzelnen Datenquellen prüft. So entfällt zusätzlicher Administrationsaufwand und es werden Compliance-Richtlinien eingehalten.

Die Praxis

Die Umdasch Group ist ein weltweit tätiger Konzern mit 180 Vertriebs- und Logistikstandorten in über 65 Ländern mit rund 7.200 Beschäftigten. Vor diesem Hintergrund war eine Enterprise-Search-Lösung für die strukturierten und unstrukturierten Inhalte in diesen Datenquellen gefragt – mit dem Ziel, die vorliegenden Informationen intelligent zu verknüpfen, die in vielen Datentöpfen (SharePoint 2013, EMC Documentum, Dateisystem usw.) gespeichert waren. Die Wahl des Konzerns fiel auf die Appliance-Lösung des österreichischen Anbieters Mindbreeze.

Zunächst wurde gemeinsam ein Try & Buy der Lösung zum Test sämtlicher Funktionen, wie Suchanwendungen, semantische Anreicherung und dynamische Filter mit Echtdaten aufgesetzt. Dabei erhielt der Kunde eine Appliance-Box, die im Rechenzentrum des Kunden in die bestehende Infrastruktur (Serverrack, Strom, Netzwerk) integriert wurde, und es erfolgte die Konfiguration der Datenquellen.

Danach startet automatisch die Verarbeitung, Analyse und Indizierung der Informationen aus den Datenquellen. Mit den Daten aus dem Echtsystem erfolgte die Konfiguration der Anwendungsfälle wie gewünschte Suchreiter (Projekt, Kunde, Kommunikation) zur Vorselektion und Filter (Datum, Autor, Thema, etc.) zur weiteren Verfeinerung der Suche.

Jeder Treffer wird nach bestimmten Kriterien in der Ergebnisliste angezeigt und klassifiziert. Beispielsweise erscheinen bei der Suchabfrage Informationen zu einem konkreten Projekt im „Suchreiterprojekt“. Die einzelnen Treffer können nach beliebigen Kriterien wie Datum oder Autor weiter eingeschränkt werden. Nach dem „Go“ der Geschäftsführung startet der Produktivbetrieb innerhalb eines Monats – auf Basis der Testläufe mit der Appliance-Box aus der Try & Buy-Phase, weil die dort erarbeiteten Konfigurationen in den Produktivbetrieb übernommen werden.

Fazit

Am Ende des Einführungsprozesses steht nun eine Lösung zur Verfügung, die alle Informationen zu einer Frage anzeigt und deren Beziehungen zueinander übersichtlich darstellt. Mitarbeiter finden alle relevanten Daten aus den angebundenen Quellen, und zwar direkt in SharePoint, da die Lösung mittels Web Parts vollständig in die Plattform integriert wurde. Neben dem Kostenfaktor spielt auch die Bedienbarkeit eine wichtige Rolle: Intuitive Lösungen bringen auf lange Sicht den höheren Nutzen, zudem entfallen langwierige Einschulungsphasen bei neuen Mitarbeitern.

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