Kommentar von Daniel Fallmann, Mindbreeze

So nutzen Unternehmen ihre Daten intelligent

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Mobile Clients erlauben den raschen Zugriff auf Unternehmensdaten zeit- und ortsunabhängig. Doch auch die Rechteverwaltung spielt eine tragende Rolle: Es ist zwingend erforderlich, dass die Enterprise-Search-Lösung die Suchabfrage gegen die bestehenden Rechte in den einzelnen Datenquellen prüft. So entfällt zusätzlicher Administrationsaufwand und es werden Compliance-Richtlinien eingehalten.

Die Praxis

Die Umdasch Group ist ein weltweit tätiger Konzern mit 180 Vertriebs- und Logistikstandorten in über 65 Ländern mit rund 7.200 Beschäftigten. Vor diesem Hintergrund war eine Enterprise-Search-Lösung für die strukturierten und unstrukturierten Inhalte in diesen Datenquellen gefragt – mit dem Ziel, die vorliegenden Informationen intelligent zu verknüpfen, die in vielen Datentöpfen (SharePoint 2013, EMC Documentum, Dateisystem usw.) gespeichert waren. Die Wahl des Konzerns fiel auf die Appliance-Lösung des österreichischen Anbieters Mindbreeze.

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Zunächst wurde gemeinsam ein Try & Buy der Lösung zum Test sämtlicher Funktionen, wie Suchanwendungen, semantische Anreicherung und dynamische Filter mit Echtdaten aufgesetzt. Dabei erhielt der Kunde eine Appliance-Box, die im Rechenzentrum des Kunden in die bestehende Infrastruktur (Serverrack, Strom, Netzwerk) integriert wurde, und es erfolgte die Konfiguration der Datenquellen.

Danach startet automatisch die Verarbeitung, Analyse und Indizierung der Informationen aus den Datenquellen. Mit den Daten aus dem Echtsystem erfolgte die Konfiguration der Anwendungsfälle wie gewünschte Suchreiter (Projekt, Kunde, Kommunikation) zur Vorselektion und Filter (Datum, Autor, Thema, etc.) zur weiteren Verfeinerung der Suche.

Jeder Treffer wird nach bestimmten Kriterien in der Ergebnisliste angezeigt und klassifiziert. Beispielsweise erscheinen bei der Suchabfrage Informationen zu einem konkreten Projekt im „Suchreiterprojekt“. Die einzelnen Treffer können nach beliebigen Kriterien wie Datum oder Autor weiter eingeschränkt werden. Nach dem „Go“ der Geschäftsführung startet der Produktivbetrieb innerhalb eines Monats – auf Basis der Testläufe mit der Appliance-Box aus der Try & Buy-Phase, weil die dort erarbeiteten Konfigurationen in den Produktivbetrieb übernommen werden.

Fazit

Am Ende des Einführungsprozesses steht nun eine Lösung zur Verfügung, die alle Informationen zu einer Frage anzeigt und deren Beziehungen zueinander übersichtlich darstellt. Mitarbeiter finden alle relevanten Daten aus den angebundenen Quellen, und zwar direkt in SharePoint, da die Lösung mittels Web Parts vollständig in die Plattform integriert wurde. Neben dem Kostenfaktor spielt auch die Bedienbarkeit eine wichtige Rolle: Intuitive Lösungen bringen auf lange Sicht den höheren Nutzen, zudem entfallen langwierige Einschulungsphasen bei neuen Mitarbeitern.

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