Data Governance in SAP-BI-Systemen Schnelle, abbruchsichere Datenladeprozesse bei Randstad

Die meisten Unternehmen meinen, sie seien bei der Daten-Governance in SAP-Systemen gut aufgestellt. Aber der Schein trügt. Denn sie haben zwar die Datenbewirtschaftung im Griff, aber bei der Performance und Ausfallzeit der Systeme stoßen sie an ihre Grenzen – meist aufgrund von wachsenden Datenmengen und mangelndem Datenmanagement in den Systemen.

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Für die Unternehmen bleibt es eine große Herausforderung, SAP NetWeaver Business Intelligence (SAP BI) leistungsstark zu betreiben. So war das auch bis vor kurzem beim Personaldienstleister Randstad. Mittlerweile hat das Unternehmen die Systemressourcen besser verteilt und die Datenladeprozesse optimiert.

Mit rund 63.000 Mitarbeitern und 500 Niederlassungen ist die Randstad-Gruppe der führende Personaldienstleister in Deutschland. Randstad bietet Unternehmen unterschiedlicher Branchen umfassende Personalservice-Konzepte. Neben der klassischen Zeitarbeit gehören zum Portfolio von Randstad unter anderem die Geschäftsbereiche Professional Services, Personalvermittlung, HR-Lösungen und Inhouse Services.

Historisch gewachsene Prozessketten, eine immer größer werdende Datenmenge sowie ein geschäftsbedingt hoher Anteil an Stammdaten führten im Unternehmen zu langsamen und instabilen Ladeprozessen im SAP-BI-System. Wichtige Geschäftsdaten des Vortags oder der Vorwoche standen oft nicht rechtzeitig zur Verfügung. Auch entscheidungsrelevante Controlling-Daten waren zum Stichtag nicht immer abrufbereit, sodass Entscheidungen vertagt werden mussten.

Optimierte Verteilung von Systemressourcen

Der Personaldienstleister suchte deshalb nach einer Lösung, die es zum einen ermöglicht, die Verteilung der Systemressourcen zu optimieren. Zum anderen wollte das Unternehmen schnelle und abbruchsichere Datenladeprozesse sicherstellen. Um dieses Projekt zu unterstützen, wurde Datavard als Partner hinzugezogen.

Vor der Optimierung des SAP-BW-Systems waren die Datenladeprozesse nicht vor 9 Uhr am nächsten Morgen abgeschlossen. Teilweise führten Abrisse der Prozesskette sogar noch zu weiteren Verzögerungen. Ziel von Randstad war es, die Datenladeprozesse bis 7 Uhr sicher abzuschließen.

Der Personaldienstleister suchte dafür nach den richtigen Tools. Die Wahl fiel auf das Toolset von Datavard bestehend aus dem BW Fitness Test, der Datenmanagement-Lösung OutBoard (NLS) und dem projektbezogen eingesetzten Monitoring-Tool CanaryCode. Die Lösungen ermöglichten es, in kürzester Zeit problematische Bereiche innerhalb der komplexen Systemlandschaft ausfindig zu machen und Verbesserungsvorschläge zu entwickeln.

Ursachen identifizieren und beheben

Zunächst wurde die Nearline-Storage-Lösung Datavard OutBoard im Bereich der DataStore-Objekte eingeführt, um das System schnell zu verkleinern. Anschließend kam mit Datavard BW Fitness Test für das SAP Business Warehouse ein weiteres Tool zum Einsatz. Bereits nach einer Woche konnten mithilfe des Analyse-Tools zwei Stunden Datenladezeit eingespart und die Abbruchfrequenz deutlich gesenkt werden.

In einem dritten Schritt analysierten die Berater von Datavard den kritischen Pfad des nächtlichen Datenladeprozesses und führten mit CanaryCode eine Ursachenanalyse durch. Dabei wurden zum Beispiel die am längsten laufenden Change Runs überprüft: Sie konnten um 1,5 Stunden verkürzt werden.

Ein weiterer „Langläufer“ waren die Stammdaten-Uploads aus dem Customer Relationship Management (CRM) und dem Enterprise Resource Planning (ERP). Hier mussten jeden Tag rund 600.000 Datensätze im BW geändert werden, obwohl aus der Business-Logik klar war, dass es nicht jeden Tag so viele Änderungen in den Stammdaten geben konnte.

Die Ursache dafür wurde im Monitoring-Tool identifiziert und anschließend beseitigt. Jetzt kann Randstad alle SAP-Systeme jederzeit von einem zentralen Punkt aus im Blick behalten. Auftretende Probleme werden in Echtzeit beziehungsweise vorzeitig entdeckt, gemeldet und protokolliert.

Sieben Stunden gewonnen

Der Einsatz von Datavard CanaryCode, Verbesserungen der internen Prozesse sowie die Optimierung der Extraktoren aus den Quellsystemen führten in den Folgewochen sogar zur deutlichen Übererfüllung der vereinbarten Ziele. Mittlerweile stehen die Daten des Vortags bereits um 2 Uhr zur Verfügung.

„CanaryCode hat uns geholfen, die Datenladeprozesse sinnvoll zu parallelisieren. Dadurch haben wir hinsichtlich der Datenabbrüche deutlich an Reaktionszeit gewonnen und können nun rechtzeitig eingreifen“, erläutert Steffen Müsel, Manager Development & Integration bei Randstad Deutschland.

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Der Autor:

Joseph O'Leary

Joseph O’Leary ist Produktmanager beim Software- und Beratungsunternehmen Datavard, wo er die Lösungen für Information Lifecycle Management (ILM) und Performance-Optimierung verantwortet. Zuvor war er im Business Development für Mittelstandslösungen bei SAP Deutschland und in der Produktionslogistik eines Wellpappenherstellers tätig.

Résumé

Die Datenladeprozesse konnten um 64 Prozent verbessert werden. Das Fazit fällt daher sehr positiv aus. „Unsere Datenladeprozesse sind jetzt auf einem Top-Stand. Das verschafft uns für die nächsten Jahre Ruhe und wir können uns ganz auf das Reporting konzentrieren“, erläutert Müsel.

Sehr zufrieden ist der IT-Manager auch mit der Zusammenarbeit zwischen Datavard und den Spezialisten von Randstad. „Der enge Austausch zwischen den Teams und die fruchtbaren Diskussionen haben innerhalb kürzester Zeit zu optimalen Lösungen geführt“, so Müsel. Das Projekt war nicht nur ein voller Erfolg, sondern hat die gesetzten Ziele noch deutlich übertroffen.

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