Kommentar von Michael Märtin, Atlantis Media

Mitarbeiter sind der Schlüssel zur Digitalisierung

| Autor / Redakteur: Michael Märtin / Nico Litzel

Der Autor: Michael Märtin ist geschäftsführender Gesellschafter der Atlantis Media GmbH
Der Autor: Michael Märtin ist geschäftsführender Gesellschafter der Atlantis Media GmbH (Bild: Atlantis Media)

Digitale Technologien sind in den meisten Unternehmen angekommen, doch um wirklich datengetrieben – und damit erfolgreich – arbeiten zu können, fehlen vielen die strategische Planung und der nötige lange Atem. Der technologische Fortschritt allein generiert weder spürbare Wettbewerbsvorteile noch kann er den Gewinn langfristig steigern. Stattdessen sollten Unternehmen strategisch vorgehen und ihre Unternehmenskultur so anpassen, dass sie auch zukünftig wettbewerbsfähig sind.

Die Entwicklung zur datengetriebenen Organisation erfordert eine entsprechende Anpassung der Geschäftsmodelle und Arbeitsprozesse. Neben den strukturellen und technologischen Veränderungen sollten Unternehmen vor allem die Mitarbeiter in das Zentrum einer neuen, datengetriebenen Arbeitsweise stellen.

Unternehmen brauchen eine Datenstrategie

Wie wertvoll Daten als Handlungsgrundlage im Geschäftsumfeld sind, hat sich längst herumgesprochen. In Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung fallen jeden Tag riesige Datenmengen an und Unternehmen scheuen keine Mühe, so viele Daten wie möglich zu sammeln. Schließlich funktioniert dieser Teil des datenbasierten Arbeitens mit der entsprechenden Softwareunterstützung quasi von alleine.

Weitaus schwieriger ist es, aus den erhobenen Daten Erkenntnisse zu gewinnen, auf deren Basis Unternehmen einen wirklichen Mehrwert generieren können. Hierfür ist die Übersetzung von Daten in Wissen entscheidend. Den unformatierten Datenstrom in aktuelle, qualitativ hochwertige, kontextbezogene und nützliche Informationen – sogenannte Smart Data – zu transferieren und diese zur Grundlage von Entscheidungen zu machen, ist die eigentliche Herausforderung einer datengetriebenen Arbeitsweise. Unternehmen bewältigen sie nur, wenn alle Bereiche – von der Geschäftsführung bis in die einzelnen Fachabteilungen – den Wert von Daten erkennen und sie als Ausgangspunkt sämtlicher Aktivitäten akzeptieren.

Strategisch und agil vorgehen

Unstrukturierte Informationen in Smart Data zu überführen, ist ein sehr komplexer Prozess, der ein strategisches Vorgehen erfordert. Ansonsten laufen Unternehmen Gefahr, Technologien und Methoden einzuführen, die sich im Geschäftsbetrieb als unbrauchbar erweisen. Stattdessen sollten sie die Rahmenbedingungen, Wege und Ziele des Digitalisierungsprozesses vorab genau durchdenken und in Form einer Datenstrategie festlegen, worin der Königsweg besteht. Am besten gehen sie dabei agil vor, denn die avisierten Ziele zu erreichen, sollte immer Vorrang vor einem starren Festhalten an Konzept und Methoden haben.

Oftmals lohnt es sich, frühzeitig einen externen Dienstleister hinzuzuziehen, der auf eine agile Projektentwicklung und -durchführung spezialisiert ist. Er kann Best-Practice-Methoden und individuelle Schritte so kombinieren, dass die Strategie zu jeder Zeit gegen den Stand der digitalen Entwicklung abgleich- und gegebenenfalls entsprechend anpassbar ist.

Flache Hierarchien und schlanke Prozesse für schnelle Entscheidungen

Wenn Unternehmen die Herausforderung der digitalen Transformation meistern wollen, besteht die größte Anstrengung darin, sich mit der eigenen Organisations- und Unternehmenskultur auseinanderzusetzen. Traditionell waren datenbasierte Erkenntnisse den Führungskräften vorbehalten und wurden auf Anfrage über den Umweg der IT-Abteilung erstellt. Eine derartige Komplexität können sich Unternehmen heute nicht mehr leisten. Zu lange und zu umständlich ist der Weg, bis sich auf Basis analysierter Rohdaten fundierte Entscheidungen treffen lassen.

Aus Datenanalysen gewonnene Erkenntnisse müssen schnellstens in den Workflow eingebracht werden. Infolgedessen ist es problematisch, die Entscheidungskompetenz allein bei der Führungsebene zu belassen. Es braucht einen Wandel der Unternehmensstruktur: hin zu flachen Hierarchien mit weitreichender Entscheidungsbefugnis für Fachabteilungen und eigenverantwortlichen Mitarbeitern, die notwendige Handlungen unmittelbar und schnell einleiten. Nur so können Unternehmen mit dem Tempo der Digitalisierung Schritt halten.

Insbesondere empfiehlt es sich, die neuen datenbasierten Denk- und Lösungsansätze in den Planungs- und Durchführungsprozessen organisatorisch zu verankern, beispielsweise mit einer Stabsstelle für die digitale Unternehmensentwicklung. So lassen sich nicht nur Verantwortlichkeiten eindeutig festlegen, sondern auch die so notwendige enge Zusammenarbeit von Geschäftsführung, Fachabteilungen und IT ist zentral koordinierbar. Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen ihr Geschäftsmodell kritisch hinterfragen.

Datenanalysen für eine verbesserte Customer Experience

Da im Zentrum aller digitalen Geschäftsmodelle die Kunden und ihre Bedürfnisse stehen, müssen Organisationen auf das veränderte Kunden- und Nutzerverhalten reagieren. Indem sie mit einer optimierten Customer Experience einen Mehrwert für den Kunden schaffen, können sie sich von ihren Wettbewerbern positiv abheben: Etwa, indem sie ihren Kunden in allen Kommunikations- und Vertriebskanälen relevante Inhalte bieten, die mit aktuellen und persönlichen Attribute aufwarten. Der Kunde von heute erwartet individuelle Serviceleistungen und kurze Antwortzeiten, sonst bricht er den Kaufprozess ab.

Um bessere Services und einzigartige Nutzungserfahrungen bieten zu können, müssen die Mitarbeiter mithilfe von Datenanalysen und möglichst in Echtzeit auf jegliche Anforderung reagieren können. Ein kritischer Faktor für datengetriebenes Arbeiten besteht deshalb darin, alle entscheidungsrelevanten Daten für jeden Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort bereitstellen zu können. Um das zu bewerkstelligen, kommen Unternehmen um eine Überprüfung ihres Datenmanagements nicht herum.

Daten konsolidieren und zentralisieren

Bei der Analyse der vorhandenen Prozesse und Technologien stellen die Verantwortlichen oftmals fest, dass die meisten Daten über verschiedene Systeme verteilt und in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Über Jahre sind Datenredundanzen sowie -inkonsistenzen – und damit ineffiziente Insellösungen– entstanden. Um Daten zusammenzuführen und zu vereinheitlichen, sollten Unternehmen parallel zur Entwicklung geeigneter Workflows ein bedarfsgerechtes Datenmanagementsystem einführen.

Der sichere Weg zu verlässlichen Zahlen und Daten führt über eine Datenintegrationssoftware. Mithilfe darin enthaltener ETL-Tools (Extrahieren – Transformieren – Laden) sammeln und vereinheitlichen diese Lösungen heterogene Daten aus unterschiedlichsten Quellen sowie IT-Systemen und laden die Informationen wahlweise im Echtzeit-, Änderungserfassungs- oder Batch-Verfahren in ein Data Warehouse. Hier liegen sie dann in einheitlichem Format vor und stehen für die Weiterverarbeitung in anderen Systemen zur Verfügung. Änderungen von Inhalten oder Quellen wirken sich unmittelbar aus, sodass die Daten stets vollständig und konsistent vorliegen.

Agile Data-Warehouse-Lösungen mit äußerst flexiblen Datenbankarchitekturen sind auf dem Vormarsch. Sie passen sich an den Wandel von Prozessen und Systemen an und lassen sich gemäß neuer Anforderungen agil weiterentwickeln. Immer öfter kommen auch cloudbasierte Lösungen zum Einsatz. Sie senken die Kosten signifikant, da Unternehmen keine eigene Infrastruktur aufbauen müssen, werfen aber einige Fragen hinsichtlich Performance und Sicherheit auf.

Von Big Data zu Smart Data

Ganz egal, ob Unternehmen Data-Warehouse-Lösungen on-Premises oder in der Cloud nutzen – es geht immer darum, aus bereitgestellten Daten die richtigen Handlungen abzuleiten. Um mit Smart Data arbeiten zu können, müssen sich Unternehmen im nächsten Schritt mit effektiven Analyse-Werkzeugen verstärken. Idealerweise statten sie die Mitarbeiter in ihren Fachabteilungen mit einer Self-Service Business-Intelligence-Lösung (SSBI) aus. SSBI-Tools befähigen die Fachanwender, ohne Umwege über die IT-Abteilung eigene Datenanalysen durchzuführen und daraus eigenständig und schnell datengetriebene Handlungen abzuleiten.

Der Umgang mit SSBI-Werkzeugen ist auch ohne technische Fachkenntnisse leicht zu erlernen, da sie üblicherweise intuitiv bedienbar sind. Im Idealfall können die Mitarbeiter sofort mit der SSBI-Lösung arbeiten – ohne langwierige Einarbeitung. Über einen einzigen Desktop und per Drag-and-drop ist es ihnen möglich, in Sekundenschnelle komplexe Auswertungen zu erstellen und diese als Tabellen oder Diagramme in übersichtlichen Dashboards zu visualisieren. Das versetzt Anwender in die Lage, auf Kundenbedürfnisse in Echtzeit zu interagieren und so die Customer Experience spürbar zu optimieren. So kommen Unternehmen dem Wunsch der Kunden nach persönlicher Ansprache und individuellem Service noch besser nach.

Unterstützung durch Digitalstrategie und Dienstleister

Was die Entscheidung für ein SSBI-Tool und ein System zur Datenintegration angeht, stehen Unternehmen einer Vielzahl an Angeboten auf dem Markt gegenüber. Darum ist es keine einfache Aufgabe, die passende Lösung für die eigenen Anforderungen zu finden. In dieser Phase des Digitalisierungsprojekts lohnt es sich, erneut auf den Dienstleister zurückzugreifen, der bereits in die Entwicklung der Digitalstrategie involviert war. Er ist mit der vorhandenen Situation und den strategischen Ziele vertraut und kann den Bedarf deshalb gut erkennen. Meistens gibt es kein universelles System, das alle Ansprüche erfüllt. An dieser Stelle unterscheidet sich ein guter von einem sehr guten Dienstleister: Indem er verschiedene Tools miteinander kombiniert, entwickelt er eine maßgeschneiderte technologische Lösung, die sich schnell und einfach in die vorhandene IT-Landschaft integrieren lässt.

Mitarbeiter sind entscheidend für erfolgreiche Digitalisierung

Auch wenn die Digitalisierung eines Unternehmens den Wandel der gesamten Organisation bedeutet – der Weg führt hauptsächlich über das Bewusstsein, den Willen und die Unterstützung der Mitarbeiter. Zwar verarbeiten Maschinen riesige Datenmengen, aber Chancen erkennen und Risiken abwägen – das kann alleine der Mensch. Er bestimmt die Art und Weise der Analysen und legt fest, welche Veränderungen daraus resultieren. Damit sind Mitarbeiter die treibende Kraft für die Entwicklung und Etablierung einer digitalen Unternehmenskultur. Befähigt durch Know-how und ausgestattet mit entsprechenden Entscheidungsbefugnissen, verwandeln sie Daten in Erkenntnisse und machen digitale Geschäftsmodelle erfolgreich.

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