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Kommentar von Matt Tuson, Conga Mit einer Data-First-Strategie die Digitalisierung meistern

| Autor / Redakteur: Matt Tuson / Nico Litzel

In Zeiten von Big Data sitzen Unternehmen auf einem enormen Informationsschatz. Doch viele ihrer Mitarbeiter können noch nichts damit anfangen. Ein Grund dafür ist, dass viele Firmen Fehler beim Erfassen, Verwalten und Analysieren von Datenbeständen machen. Solche Defizite lassen sich mithilfe einer „Data-First“-Strategie beseitigen. Doch ein solcher Ansatz erfordert nicht nur die passenden Tools, sondern auch einen Wandel der Unternehmenskultur.

Der Autor: Matt Tuson ist Senior Vice President & Managing Director EMEA bei Conga
Der Autor: Matt Tuson ist Senior Vice President & Managing Director EMEA bei Conga
(Bild: Conga)

Mit jedem Jahr nimmt der Zuwachs an Daten weltweit zu. Auch, wenn dieser wachsende Datenschatz bei entsprechender Auswertung einen positiven Einfluss auf wichtige Unternehmensstrategien hat, besteht ein großes Problem darin, dass Mitarbeiter damit überfordert sind, mit dieser Informationsflut zu arbeiten und die Daten zu interpretieren. Das bestätigt die Studie „The Human Impact of Data Literacy“, welche die Unternehmensberatung Accenture zusammen mit dem Data-Analytics-Spezialisten Qlik erstellte. Ihr zufolge fühlen sich in Deutschland nur 17 Prozent der Mitarbeiter in der Lage, Daten zu erfassen, zu verstehen und mit ihnen zu arbeiten. Kurzum: Es fehlt den Beschäftigten an Datenkompetenz.

Bewusstsein für den Wert von Daten schärfen

Im Unternehmen muss eine „Data-First“-Kultur geschaffen und Mitarbeiter mit dieser vertraut gemacht werden, um Daten erfolgsversprechend in den Mittelpunkt von Digitalisierungsprojekten zu rücken. Data First bedeutet, dass alle Mitarbeiter ein Bewusstsein dafür entwickeln, welchen Nutzen Daten und darauf basierende Erkenntnisse für die Geschäftstätigkeit bringen. Das gilt für die Entwicklung neuartiger Geschäftsmodelle, Produktangebote und neue Formen zur Interaktion mit Kunden und Partnern. Es handelt sich somit um einen kontinuierlichen Prozess, der mit einem Innovationsmanagement verknüpft ist.

Eine Data-First-Strategie umsetzen

Wer einen Data-First-Ansatz erfolgreich umsetzen möchte, sollte zunächst folgende Punkte klären:

  • Wie das Unternehmen mit Daten umgeht,
  • ob alle Mitarbeiter Zugriff auf die Daten haben, die sie benötigen,
  • ob solche Informationen in Dokumenten enthalten sind und somit aus diesen extrahiert und allgemein zugänglich gemacht werden sollten und
  • ob die Geschäftsführung und Fachabteilungen durch die Nutzung dieser Daten einen besseren Einblick in geschäftsrelevante Vorgänge erhalten.

Nach dieser Bestandsaufnahme ist es notwendig, die Mitarbeiter für das Thema Data First zu sensibilisieren und zu schulen. Hilfestellung geben dabei Best Practices und Workshops. Wichtig ist, dass alle Abteilungen und Mitarbeiter mit einbezogen werden, vom Geschäftsführer bis zum Facharbeiter. Solche Schulungen erhöhen die Datenkompetenz der Mitarbeiter und beseitigen Vorbehalte gegen neue Tools wie ein automatisiertes, digitales Dokumenten- und Vertragsmanagement.

Zudem sollten Führungskräfte immer wieder kommunizieren, welch wichtige Rolle eine daten- und informationsorientierte Arbeitsweise spielt. Auch in diesem Fall ist es hilfreich, wenn dies anhand von Praxisbeispielen erfolgt. Eine durchgängige und transparente „Daten-Pipeline“ vermeidet beispielsweise, dass sich fehlerhafte Angaben in Verträge, Auftragslisten und Frachtpapiere einschleichen. Das wiederum vermeidet Fehlplanungen in Produktionsumgebungen und verhindert, dass gegen Compliance-Vorschriften verstoßen wird.

Prozesse und Technologien auf den Prüfstand stellen

Zudem empfiehlt es sich, die Arbeitsabläufe und Technologien zu prüfen, die bislang beim Umgang mit Daten zum Einsatz kamen. Ein typischer Schwachpunkt ist, dass in Unternehmen voneinander abgeschottete Datensilos vorhanden sind. Statt beispielsweise alle Vertragsdokumente, Klauseln, Produktinformationen und Kundendaten in einem zentralen System abzulegen, verwalten Abteilungen solche Informationen oft in separaten Datenbanken. Das erschwert den Informationsaustausch und führt dazu, dass andere Abteilungen keinen Zugang zu wertvollen Daten haben. Dies bestätigt auch die Studie „The State of Digital Document Transformation“ von Conga: Ihr zufolge betrachten es 41 Prozent der Unternehmen als gravierendes Problem, dass Dokumente und die darin enthaltenen Daten auf unterschiedlichen Plattformen gespeichert werden, also in Silos.

Ein weiteres Manko sind ineffiziente Prozesse. So ist es in vielen Unternehmen üblich, Daten per Copy & Paste von einem Dokument in ein anderes oder in ein CRM-System zu übertragen. Diese manuellen Vorgänge nehmen Zeit von Fachleuten in Anspruch, die an anderer Stelle fehlt. Ein Ziel eines Data-First-Ansatzes ist daher, solche Abläufe mithilfe von Automatisierung zu beseitigen.

Tipps für die Umsetzung von datenorientierten Strategien

Um einen datenorientierten Ansatz implementieren, bietet sich für Unternehmen daher eine Vorgehensweise in drei Schritten an:

  • 1. Alle Dokumente im Unternehmen erfassen: Der Grund ist, dass ein beträchtlicher Teil der geschäftsbezogenen Daten in Dokumenten enthalten ist. Ein guter Startpunkt sind beispielsweise Unterlagen, welche die Vertriebsabteilung erstellt hat und an Kunden übermittelt hat. Dazu zählen unter anderem Angebote, Verträge und Produktunterlagen. Die Informationen, die sie aus solchen Dokumenten extrahieren, helfen Abteilungen dabei, Geschäftsunterlagen zu optimieren und Compliance-Risiken zu vermeiden. Ein Beispiel: Eine Lösung für das Vertrags- und Klausel-Management stellt sicher, dass Interessenten und Kunden nur Vertragsentwürfe erhalten, welche die Rechtsabteilung freigegeben hat und dadurch Daten enthalten, die für die jeweilige Kundengruppe von Belang sind.
  • 2. Geschäftsprozesse optimieren und automatisieren: Das lässt sich mithilfe einer Lösung für das digitale Vertragsmanagement erreichen. Eine solche Lösung befüllt beispielsweise Dokumente automatisch mit Daten. Dies können die Kontaktdaten von Kunden und Geschäftspartnern sein, die im CRM-System abgelegt sind. Außerdem beschleunigt eine auf Daten basierende Arbeitsweise Freigabeprozesse durch Vorgesetzte und Rechtsspezialisten. So kann ein Unternehmen im Vertrags- und Dokumentenmanagementsystem festlegen, welche Mitarbeiter bestimmte Vertragsunterlagen und Angebote an Kunden oder Partner weitergeben dürfen. Das System prüft automatisch, ob die Freigabeprozeduren eingehalten und die richtigen Klauseln eingefügt wurden.
  • 3. Dokumente mit Daten und Intelligenz ausstatten: Dies ist die Voraussetzung dafür, um Wachstumspotenziale zu erkennen und die Performance aller Unternehmensbereiche zu erhöhen, vom Vertrieb über das Beschaffungswesen bis zur Human-Resources-Abteilung. Hilfestellung geben KI-Algorithmen, die Unterlagen analysieren. Auf KI basierende Lösungen sind in der Lage, Dokumente nach einer enormen Menge an Schlüsselbegriffen aus dem Vertragsrecht und Business-Kontext zu durchsuchen. Solche Unterlagen können als Word-Dokument, Ausdruck, Scan-File oder als Foto vorliegen. Auf diese Weise kann ein Unternehmen aus solchen Unterlagen Informationen herausziehen, analysieren und die interpretierten Resultate in Reportings einbinden.

Fazit: Data First zahlt sich aus

Eine Data-First-Strategie ist im Zeitalter der Digitalisierung somit kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Erfahrungswerte von Unternehmen, die bereits einen solchen Ansatz umgesetzt haben, sparen Kosten, erfahren eine höhere Kundenzufriedenheit und profitierten von einer höheren Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter. Das sind Vorteile, auf die kein Unternehmen verzichten kann, das sich im globalen Wettbewerb behaupten muss.

Artikelfiles und Artikellinks

Link: Conga im Web

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