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Kommentar von Tim Lindemann, Board Deutschland Integrierte Business-Planung – agil auf Herausforderungen reagieren

| Autor / Redakteur: Tim Lindemann / Nico Litzel

Sich verändernde Märkte, neue Technologien, globale Krisen: Unternehmen stehen heute vor wachsenden Herausforderungen. Deshalb ist es von Vorteil, wenn Unternehmen eine gute Planung haben, wie sie den Markt bedienen können. Noch besser ist es, wenn die Planung agil und flexibel ist, sodass Unternehmen schnell und zuverlässig auf neue Parameter reagieren können.

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Der Autor: Tim Lindemann ist Lead Advisor Digital Transformation bei Board
Der Autor: Tim Lindemann ist Lead Advisor Digital Transformation bei Board
(Bild: Gaby Gerster 2019)

Wir leben in interessanten, aber auch herausfordernden Zeiten. Angestammte Märkte ändern sich schneller als je zuvor durch neue Wettbewerber, neue Vertriebswege oder neue Erwartungen der Kunden. Klar gibt es technologische Antworten auf die immer neuen Herausforderungen. Doch auch die digitale Transformation fordert von Unternehmen neue Fähigkeiten und eine veränderte Arbeitsweise. Wenn dann noch aktuelle globale Themen wie Brexit, Coronavirus oder politische Spannungen in bestimmten Regionen dazukommen und z. B. bestehende Lieferketten stören, Lieferwege abschneiden oder Absatzmärkte bedrohen, dann ist das Management gefordert, schnell die richtigen Maßnahmen einzuleiten, um das Unternehmen auf Kurs zu halten.

Statt Entscheidungen aus dem Bauch heraus zu treffen, ist es für alle Entscheidungsträger deutlich entspannter effizienter und zielführender, wenn sie in der Lage sind, ihre Entscheidungen fundiert, auf Basis aktueller Zahlen und Fakten zu fällen. Die Grundlage dafür liefert die Integrierte Business-Planung (IBP). Sie verzahnt die Planungsprozesse in den verschiedenen Unternehmensbereichen und führt strategische Planung, operative Planung und als Kern die Finanzplanung zusammen. So lassen sich auch schnell Lücken zwischen Zielvorgaben, Forecasts und Ressourcenzuweisung schließen.

Schnelle Reaktion auf neue Herausforderungen

Natürlich planen Unternehmen schon immer ihren Absatz, ihre Produktion, ihre Lieferkette. Allerdings wird allzu häufig in Silos gearbeitet. Jeder Bereich plant nach bestem Wissen und Gewissen, basierend auf seinen Daten und Informationen. Das „große Ganze“, also die Gesamtplanung, ist für die beteiligten Abteilungen nicht transparent, weil sie in der Regel nicht wissen, mit welchen Daten und Prämissen andere Abteilungen arbeiten.

Plant der Vertrieb den Aufbau neuer Vertriebskanäle oder die Erschließung neuer Märkte? Müssen in der Produktion neue Vorprodukte integriert werden, weil ein neuer Zulieferer an Bord kommen soll? Erst wenn alle Abteilungen ihre Planungen bei der Unternehmensleitung abgeliefert haben können sie dort zusammengeführt und abgeglichen werden. Gibt es dann Diskrepanzen werden mehrere Schleifen notwendig, bis alle Pläne aufeinander abgestimmt sind. Ein langwieriger Prozess, der Ressourcen bindet und zum bekannten Planungsfrust führt.

Immer mehr erfolgreiche Unternehmen setzen daher auf Integrierte Business-Planung. Diese berücksichtigt alle Bereiche und Aspekte einer Organisation. Da alle Bereiche Zugriff auf die wichtigen Daten und Informationen haben, schafft IBP unternehmensweite Transparenz bereits mit Beginn der Planungsphase. Mögliche Problemfelder werden sofort sichtbar und können bereits im frühen Planungsstadium zwischen den Bereichen diskutiert und gelöst werden. Silodenken und Bereichsegoismen werden so von vorneherein vermieden und durch ein partnerschaftliches Miteinander abgelöst. Denn kein Bereich will und kann es sich leisten, als Blockierer oder Bremser der Anderen dazustehen.

Integrierte Business-Planung ist zudem rollierend angelegt, also als fortlaufender Prozess, der kontinuierlich überprüft und angepasst wird. Die operativen Elemente aus Budgetierung und Forecast liefern dabei wichtige Daten und Indikatoren zur aktuellen Situation des Unternehmens und deren Entwicklung, z. B. aktuelle und prognostizierte Verkaufszahlen oder Produktions- und Personalengpässe. Ändern sich Prämissen oder Parameter, so kann die rollierende Planung direkt angepasst werden. Damit sind die Unternehmen in der Lage, schnell, agil und flexibel auf neue Situationen zu reagieren, egal ob es eine Krise ist oder die Möglichkeit, eine sich auftuende Opportunität zeitnah und schneller als der Wettbewerb zu bedienen.

Planung und Entscheidungen wirkungsvoll unterstützen

Moderne Entscheidungsplattformen unterstützen diese Art der Planung und Entscheidungsfindung, in dem sie alle Zahlen und Daten zusammenführen, über die das Unternehmen verfügt. Alle beteiligten Bereiche, vom Finanzcontrolling, über Supply Chain, Logistik, Produktion bis hin zum Vertrieb oder Marketing können auf einer gemeinsamen Plattform planen. Die Planungszahlen der einzelnen Bereiche können in Zusammenhang gebracht und Abhängigkeiten direkt aufgezeigt werden. So beeinflusst ein Lieferengpass in der Lieferkette natürlich die Produktion und diese wiederum den Vertrieb. All diese Zusammenhänge werden in der Integrierten Business-Planung deutlich und alle beteiligten Verantwortlichen bekommen die Auswirkungen direkt vor Augen geführt.

Dank dieser Transparenz kann das Management der einzelnen Bereiche Verantwortung übernehmen und selbst richtige Entscheidungen für eine erfolgreiche Gesamtplanung treffen. Dabei hilft es beispielsweise verschiedene Szenarien zu simulieren, um Auswirkungen der wichtigen Treiber auf das Geschäft fundierter abschätzen zu können. Durch Vergleich kann dann das Planungsszenario gefunden werden, das sich am positivsten auf die Unternehmensziele auswirkt. Dies gilt dann nicht isoliert für einzelne Bereiche, sondern übergreifend für das gesamte Unternehmen, da immer die Daten und Treiber aller Abteilungen in die einzelnen Szenarien einfließen und berücksichtigt werden.

Integrierte Business-Planung implementieren

Wie können Unternehmen vorgehen, wenn sie Integrierte Businessplanung bei sich einführen möchten? Zunächst sollten sie sich ihre aktuelle Prozesslandschaft anschauen. Wo gibt es Systembrüche und Schnittstellen in der Systemlandschaft und wo können Prozesse in Abteilungen und in der IT-Landschaft verschlankt werden? Dadurch lässt sich schon in der Vorbereitung der Einführung ein hohes Potenzial heben, was die Planungen im Unternehmen deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Danach gilt: Einfach starten und dann agil weiterentwickeln! Unternehmen sollten sich einen Bereich suchen, in dem es am meisten brennt und dort mit Integrierte Business Planung beginnen. Von hier aus kann sich IBP dann kontinuierlich weiterentwickeln. Wer sich das nicht selbst zutraut, sollte sich externe Hilfe holen, spätestens bei der Analyse von Big Data. Dies kann gerne auch schon früher geschehen, denn die externe Sichtweise auf ein Unternehmen ist immer anders als die interne und hilft, bereits im frühen Stadium die richtigen Weichen zu stellen.

Die Planung sollte dann auf einer Plattform entwickelt werden, die zum Unternehmen passt. Hier ist z. B. zu klären, welche Datenquellen anzubinden sind. Müssen viele Daten aus SAP-Anwendungen angebunden werden, sollte ein bewährter Connector verfügbar sein. Plattformen, die sich programmierfrei durch den Fachanwender anpassen lassen, bieten in der Regel eine deutlich höhere Agilität und sind im laufenden Betrieb sehr viel preiswerter als Plattformen, in denen jeder Report und jede Variante extra programmiert werden muss.

Für Business Intelligence, Performance Management, Advanced Analytics, Simulation und Reporting sollten entsprechende Funktionen integriert sein, um die Planung und daraus abzuleitende Entscheidungen möglichst umfassend zu unterstützen. Wenn die Plattform dann noch nutzerfreundlich zu bedienen ist, lassen sich auch die Mitarbeiter leicht einbinden und überzeugen, Integrierte Business Planung auch zu leben.

Ziele erfolgreich umsetzen

Unternehmen, die Integrierte Business Planung als Planungsinstrument entdecken und einsetzen, profitieren von der Zusammenführung ihrer strategischen, finanziellen und operationalen Ziele. Der integrierte Planungsansatz führt Mitarbeitern vor Augen, mit welchen operativen Maßnahmen gesetzte strategische Ziele erreicht werden können und wie die einzelnen Bereiche zum Unternehmenserfolg beitragen. Auf diese Weise wandeln sich Bereichsleiter in strategische Businesspartner, die eigenständig Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und aktiv dazu beitragen, vereinbarte Ziele zu erreichen.

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