Kommentar von Christian Ritosek, Candis Fokus Buchhaltung – die Zukunft der KI in sensiblen Unternehmensbereichen

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Der Gebrauch von Künstlicher Intelligenz (KI) in besonders sensiblen Unternehmensbereichen wie etwa der Buchhaltung ist für Finanzteams noch schwer vorstellbar. Denn aus der Produktion sind KI-Lösungen bereits bekannt, für die Verwaltungsprozesse sind sie für viele aber noch Neuland. Die automatisierten Prozesse erleichtern allerdings jetzt schon den Arbeitsalltag.

Die Administration durch KI spart nicht nur Zeit, sondern steigert auch die Qualität des Outputs. Zudem geht es nicht mehr darum, dass beispielsweise die Rechnungen automatisch bearbeitet werden. Vielmehr handelt es sich um den Einsatz von Software, die selbst ein Verständnis für die Buchungsvorgänge erlangt, um eigenständig Vorschläge einzuarbeiten oder die Bilanzierungshandbücher und allgemeine Rechnungslegungsvorschriften wie HGB und IFRS zu berücksichtigen.

Die wichtigste Quelle für Informationen ist für Unternehmerinnen und Unternehmer das betriebliche Rechnungswesen. Die Buchführung ist dabei von größter Bedeutung. Neben hoher Qualität ist nicht nur Schnelligkeit, sondern auch Effizienz entscheidend für den Erfolg. Mitarbeiter dieses Bereiches, die ihre Prozesse optimieren wollen, können das nun mithilfe von KI tun. Der Einsatz von Automatisierungsservices unterstützt maßgeblich, statt wie üblich angenommen, Arbeitskräfte gänzlich zu ersetzen. Die Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung ist erfolgversprechend, denn durch das maschinelle Lernen eignet sich das System gewisse wiederkehrende Muster an und ist somit in der Lage, in Zukunft der manuellen Eingabe vorwegzugreifen. Eingehende Rechnungen werden automatisch erfasst und geprüft.

Wichtig ist es, bei der Wahl der Software darauf zu achten, dass diese einen leicht verständlichen Überblick für alle Verantwortlichen verschafft. So sind die Einstellung individueller Nutzerrollen und Verantwortlichkeiten genauso wichtig wie tägliche Aufgabenübersichten für alle Mitarbeitenden. Ein automatischer E-Mail-Import ermöglicht es, relevante Inhalte zu archivieren und somit jederzeit griffbereit zu haben. Tools wie die OCR-Texterkennung lesen Rechnungsdaten automatisch mit höchster Präzision. KI kann anhand von Nutzerverhalten lernen und selbstständig Kontierungsdaten sowie Auswahlmöglichkeiten vorschlagen. Je mehr Belege verarbeitet werden, desto sicherer wird die intelligente Software. Die permanente Kontrollmöglichkeit liefert die nötige Sicherheit in den sensiblen Geschäftsbereichen.

Phänomenen wie dem Fachkräftemangel entgegenwirken

Ein weiterer wichtiger Faktor ist der Fachkräftemangel. Bisher hatten Unternehmen einen Teil der Buchhaltung in das Ausland verlegt, um Kosten zu sparen. Doch die Kontrolle aus der Hand zu geben, ist nicht einfach und zusätzlich entstehen Sprachbarrieren. Künstliche Intelligenz kann die Buchhaltung mittelständischer Unternehmen ohne Schwierigkeiten bewältigen. Die knappen Fachkräfte können die komplexeren und analytischen Aufgaben übernehmen und die Routineaufgaben der smarten Software überlassen. Cloud-Lösungen helfen dabei, Rechnungen schnell und einfach freizugeben, statt Kolleginnen und Kollegen den dicken Pendelordner hinterherzutragen. Im Zeitalter der globalen, digitalen Transformation ermöglichen Technologien ebenfalls, ortsunabhängig wichtige, sensible Tagesgeschäfte im Unternehmen zu meistern. Dazu kommt, dass keine aufwendigen Schulungen oder zeitraubende Einarbeitungsphasen mehr notwendig sind, um eine leistungsfähige Buchhaltung zu garantieren. Schon wenige Minuten können genügen.

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