Business Intelligence in der Verwaltung Die Herausforderung, Daten zum Reden zu bringen

Autor / Redakteur: Robert Schmitz* / Susanne Ehneß

Pünktlich zum zehnjährigen (!) Jubiläum von Twitter legte sich das Bundesinnenministerium einen Account bei dem Kurznachrichtendienst zu. Ein Zeichen, dass „digital“ nun vollständig in der Verwaltung angekommen ist? Nicht ganz: Digitalisierung ist in Deutschlands Behörden weiterhin keine Selbstverständlichkeit – trotz aller Ansätze, Big Public Data zu nutzen.

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(Bild: © freshidea - Fotolia)

Die Realität steht teilweise in krassem Gegensatz zu vieldiskutierten Schlagworten wie „Smart Government“: Deutschlands Behörden liegen bei der Digitalisierung ganz hinten – sagt Accenture . Die Unternehmensberatung hatte im vergangenen Jahr 6.600 Bürger verschiedener Länder zu ihrer digitalen Interaktion mit den Behörden befragt.

Doch digitale Transformation hat mehrere Seiten – eGovernment und die Schnittstelle zum Bürger ist nur eine davon. Genauso wichtig ist die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse und die Effizienz, die durch durchgängige Workflows, Datenaustausch und -auswertung gewonnen werden kann.

Noch geben Behörden Daten oft manuell ein und viele Akten werden weiterhin auf Papier geführt. Doch das soll sich ändern. Digitalisierung, also die durchgängige und automatisierte Weiterleitung, Bearbeitung und Archivierung steht ganz oben auf der Prioritätenliste der Öffentlichen Verwaltung selbst, so die Studie „Zukunftspanel Staat & Verwaltung 2016“.

Von digitalen Informationen zu digitaler Erkenntnis

Die im Verwaltungsbereich ersehnte Digitalisierung schafft einen Schatz an Informationen, der zur Optimierung interner Prozesse gut eingesetzt werden kann. Entsprechend investieren Verwaltungen aller Ebenen vermehrt in intelligente Datenanalysen.

Hinter dem anspruchsvollen Namen „Verwaltung 4.0“ verbirgt sich eine nicht minder anspruchsvolle Vision: über die Digitalisierung von Dokumenten, Akten, Prozessen und Services hinaus sollen genau diese Informationen interoperabel und teilweise auch online verfügbar gemacht werden. Mehr noch, zentrale Aufgaben der Informationsverarbeitung und Entscheidungsfindung werden automatisiert, um Anträge, Rechnungen, Genehmigungen schneller und in größerer Masse bearbeiten zu können.

Diese Automatisierung macht Schluss mit papierbasierter Aktenhaltung. Und sie ermöglicht es auch, den Bürgern Verwaltungs-Services über Portale zur Verfügung zu stellen.

Ziel ist die langfristige Entlastung der Haushaltskassen von Bund, Ländern und Kommunen, aber auch die generelle Beschleunigung und Optimierung von Verwaltungsprozessen – so wie das auch im eGovernment-Gesetz des Bundes vorgesehen ist. Diesen Chancen stehen jedoch einige Herausforderungen gegenüber.

Hindernisse und Prozessbremsen

In Estland funktioniert Verwaltung schon fast ganz elektronisch – von der Meldung einer Geburt über die Steuererklärung bis hin zu den Sterbepapieren erledigen die Bürger alles online. In Deutschland liegt die Sache anders.

Auch wenn ein höherer Digitalisierungs- und Vernetzungsgrad in der Öffentlichen Verwaltung viele Vorteile bringt: der Sorge der Bürger vor vollständiger Durchleuchtung ist schwer zu begegnen. Dazu kommt die Sorge um die Datensicherheit: Eine komplett vernetzte Verwaltung erhöht die Angriffsmöglichkeiten.

Neben diesen Ängsten bremst auch die Realität. Die Öffentliche Verwaltung in Deutschland denkt nicht nur in Behörden, sie denkt in Bereichen. Bereichsübergreifende Auswertungen sind heute noch ein Problem. Datenaustausch? Das scheitert oft schon an den unterschiedlichen Verfahren und Berichtswesen. Es gibt nur einzelne, auf einen Zweck fokussierte Applikationen mit Daten, die nur selten außerhalb der Applikation übergreifend verfügbar sind – auch wenn sich das auf eine Optimierung der Abläufe und vor allem auf die Kostenstrukturen positiv auswirken würde.

Doch immerhin: Vorreiter wie der „ZUGFeRD“-Standard für elektronische Rechnungen machen Mut.

Bei so vielen Formaten funktioniert Datenanalyse mit Excel natürlich nur schwierig. Und das macht vor allem mehrere Bereiche umfassende Erkenntnisse zur Mangelware, die mit Verspätung geliefert wird – und leider auch nur an wenige Personen.

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Chancen für BI

Wieviel effizienter wäre es doch, jedem für seinen Verantwortungsbereich die Möglichkeit zu geben, Daten zu analysieren und beispielsweise Kosten in Bezug zueinander zu setzen oder zumindest transparent zu machen. Natürlich muss klar definiert sein, wer Zugriff auf welche Daten hat, wie weit dieser Zugriff geht und in welcher Form mit den Daten gearbeitet werden darf. Ein flexibles Policy-basiertes Governance Framework bedeutet: Anwender fahren ihre Analysen auf einer soliden und sicheren Grundlage – und können ihre Daten trotzdem flexibel auswerten.

Visuelle Datenanalyse mit Dashboards bietet vollkommen andere Möglichkeiten als eine Excel-Oberfläche, auf der manuell Daten kopiert und mühselig in Diagramme verpackt werden. Das Berichtswesen muss diejenigen Daten selbst in Bezug zueinander setzen, bei denen vorher keine Beziehungen oder Querverweise analysiert werden konnten.

Durch diese Zeit- und Ressourceneinsparungen gelingt es Kommunen und Städten, dem Kostendruck und Personaleinsparungen zu entgegnen. Durch automatisierte Auswertungen sinkt auch das Fehlerrisiko, Optimierungspotenziale werden deutlich und sogar Betrugsfälle (etwa im Sozialsystem) können leichter entdeckt werden.

Die Einsatzbeispiele sind vielfältig

Bei verwaltungsinternem Einsatz lässt sich mit intelligenten Auswertungen und modernen BI-Lösungen sehr viel erreichen. So findet die Frage nach wirtschaftlich effizientem Handeln in der Verwaltung eine Antwort: Eine laufende Überwachung der Ein- und Auszahlungen liefert Hinweise auf die Wirksamkeit des Liquiditätsmanagements einer Behörde und Wirtschaftlichkeit im Ressourceneinsatz. Dabei ermöglicht der intensive Blick auf die Daten eine Vielfalt neuer Erkenntnisse.

Aber auch Sachziel-Controlling ist eine interessante Möglichkeit:

  • Wie zufrieden sind Bürger beispielsweise mit der Lebensqualität?
  • Welche Faktoren spielen hier eine Rolle?
  • Welchen Einfluss hatte beispielsweise die Schaffung von weiteren Kindergartenplätzen?
  • Wie sieht es in anderen Kommunen aus, welche Verteilschlüssel gibt es dort?

Der Autor: Robert Schmitz, Qlik
Der Autor: Robert Schmitz, Qlik
(Bild: Qlik)

Die Daten liegen oft vor, es fehlt nur die ämterübergreifende Analyse.

Einsatzmöglichkeiten für BI in der Verwaltung gibt es viele – und die Vorteile überwiegen bei weitem die Hindernisse. Denn schneller und besser heißt auch intelligenter. Was helfen Mengen von digitalen Daten und optimierten Workflows, wenn daraus nicht auch neue Erkenntnisse gezogen werden? Und das quasi in Echtzeit, über alle Datenquellen hinweg, einfach in der Anwendung und so visualisiert, dass man es sofort versteht. Alles Chancen also für Self-Service Business Intelligence.

* Robert Schmitz ist als Country Manager D/A/CH beim Visual Analytics-Anbieter Qlik für Deutschland, Österreich und die Schweiz verantwortlich. www.qlik.com./de

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