Kommentar von Adi Elliot, Epiq Systems Business Intelligence bei eDisclosure – worauf es ankommt

Business Intelligence gibt es seit mehreren Jahren auf verschiedenen Ebenen des Geschäftslebens – von Marketing-Teams, die Click-Through-Raten verwenden, um den Erfolg von Kampagnen zu beurteilen, bis hin zu Vertriebsteams, die den Effekt von Individuen oder Werbeaktionen auf die Einnahmen einschätzen wollen. Im Kern bezieht sich BI auf die Analyse von Daten einer Organisation, um die Entscheidungsfindung zu beeinflussen. Somit kann das Unternehmen intern effizienter arbeiten und extern Wettbewerbsvorteile gegenüber Mitbewerbern ausbauen.

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Mit dem Anstieg des Datenvolumens am Arbeitsplatz hat auch die Bedeutung der Datenanalyse für Geschäftsentscheidungen exponentiell zugenommen. Daten entstehen heutzutage aus E-Mail-Konten, Smartphones, Tablets, sozialen Netzwerken und Suchmaschinen. Daten überqueren Grenzen, nehmen neue Gestalten an und leben in virtuellen Clouds. Jeder Mitarbeiter sendet und empfängt zahllose E-Mails am Tag. Und jede E-Mail passiert wahrscheinlich die Bildschirme von Dutzenden, wenn nicht Hunderten von Personen. In diesem Zeitalter von Big Data gibt es Werkzeuge, Anwendungen und Methoden, die Unternehmen dabei helfen, interne und externe Informationen zu sammeln, sie für die Analyse vorzubereiten und Abfragen durchzuführen, um Geschäftsentscheidungen voranzutreiben.

Neue Wege gehen

Der Rechtssektor hat sich die Business Intelligence Tools nur zögerlich zunutze gemacht. Dennoch gibt es das Potenzial dafür, vor allem im Bereich der eDisclosure – ein Prozess, bei dem elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) abgefragt, lokalisiert, gesichert und mit der Intention durchsucht werden, sie als Beweismittel in einem zivil- oder strafrechtlichen Verfahren zu verwenden. Wenn über Geschäftseinblicke gesprochen wird, dann sind meistens E-Mail-Threading oder Predictive Coding gemeint. Während das wichtige und wesentliche Aspekte sind und bleiben, bieten sie keinen umfassenden Einblick in alle verfügbaren Daten über die Sammlung, Verarbeitung, Überprüfung und Produktion hinweg. Es ist möglich, noch tiefer in die Datenanalyse vorzudringen.

Nehmen wir zum Beispiel ein Unternehmen, das eine hauseigene Rechtsabteilung oder eine Anwaltskanzlei zu Rate zieht, um ihm bei einem Gerichtsverfahren zur Seite zu stehen. Zudem wird eine externe Organisation eingesetzt, um das Daten- und Prozessmanagement zu unterstützen. Ein Teil des Offenlegungsprozesses besteht darin, herauszufinden, wie die Daten des Unternehmens auf bestimmte Personen innerhalb von bestimmten Zeitfenstern eingegrenzt werden können. Rechtsanwälte können diese Dokumente dann betrachten und entscheiden, ob sie relevant oder privilegiert sind, bevor sie der anderen Seite weitergegeben werden.

Derzeit wird jedes einzelne dieser Projekte als eine eigenständige Aufgabe behandelt, obwohl ein Unternehmen Hunderte Male im Jahr in sehr ähnliche Projekte involviert sein könnte. Es gibt oft gute Gründe dafür, einschließlich der Tatsache, dass verschiedene Personen aus der externen Organisation oder Anwaltskanzlei Spezialfälle bearbeiten können, aber im Endeffekt sind Unternehmen nicht in der Lage, Trends in Verfahren zu identifizieren oder die Dienste und Effizienz der verschiedenen Anbieter zu vergleichen.

Wenn ein Unternehmen 20 Mal im Jahr wegen Arbeits- und Beschäftigungsfragen verklagt wird, wird es davon profitieren, zu wissen, was die übergreifenden Trends sind. Es muss wissen, von welchen Unternehmen Klagen kommen, wie viele Menschen gewöhnlich beteiligt sind und wie viele Unterlagen gewöhnlich der anderen Seite überreicht werden müssen. Sagen wir, das Unternehmen stellt drei verschiedene Anwaltskanzleien ein, um es in 20 Verfahren zu repräsentieren – welche geht am effizientesten mit Daten um? Welche sammelt die wenigsten Daten und welche hat die beste Quote bezüglich der Relevanz der Daten?

Antworten und Lösung

Die Antworten auf diese Fragen können helfen, die effizientesten und kostengünstigsten Anwaltskanzleien zu identifizieren. Ferner können sie Organisationen eine bessere Vorstellung davon verschaffen, wie viel solche Verfahren kosten. Es könnten auch mögliche potenzielle zugrundeliegende Probleme im Geschäft identifiziert werden, deren Behebung die Anzahl der Verfahren reduzieren könnte. Ein erfahrener externer Dienstleister mit erstklassigen Software-Kenntnissen kann Organisationen die Macht verleihen, mehr Einblicke zu gewinnen, sowohl im Einzelfall als auch allgemein. Dieser von Business Intelligence getriebene Ansatz, mehrere Fälle überprüfen zu können und nicht jeden einzeln anschauen zu müssen, stattet Organisationen mit lebenswichtigen Statistiken aus, die sie andererseits nicht hätten. Sie können mit dem Material beginnen, das sie der anderen Seite ausgehändigt haben, und Trends innerhalb des Verfahrens entdecken, was normalerweise nicht möglich ist. Aber das wirkliche Potenzial liegt darin, Trends über Verfahren hinweg auszumachen, sodass Budget mit höherer Genauigkeit zugewiesen werden kann sowie strategische Änderungen vorzunehmen, um effizienter handeln zu können.

Das Potenzial der Business Intelligence nutzen

Der Rechtsbereich steht derzeit am Anfang, was den Einsatz von eDisclosure angeht. Die Verbreitung wird allerdings zunehmen, sobald ein Bewusstsein für das Potenzial der Business Intelligence in diesem Feld entsteht. Eine Reihe von speziellen Fähigkeiten ist notwendig, um das zu erreichen und es erfordert einigen Aufwand, um diese zu gewährleisten. Aber es gibt bereits vorausdenkende Experten mit einem detaillierten Verständnis für die Einführung von Business Intelligence, die Organisationen bei diesem Prozess zu unterstützen.

Langfristig wird die Anwendung von Business Intelligence bei eDisclosure zur Standardpraxis für Rechtsteams werden, genauso wie Business Intelligence von anderen Teilen der Organisationen genutzt wird. Kein Marketing-Experte würde heute für eine Kampagne werben und keine A/B-Tests und Klick-Raten sehen wollen oder mehrere radikal verschiedene Kampagnen starten und nicht wissen wollen, welche am besten funktioniert. Business Intelligence ist ein Teil des täglichen Lebens in Organisationen. Das wird in Zukunft auch für eDisclosure gelten.

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