Kommentar von Wieland Volkert, UKG Analytics als Schlüsselfaktor für strategische HR

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Globalisierung und Digitalisierung verändern nachhaltig die Arbeitswelt – und die HR spielt dabei eine zentrale Rolle. Zugleich arbeiten viele Personalabteilungen noch mit Mitteln und Methoden des letzten Jahrhunderts – heißt: analog. Dabei ist das Erheben, Analysieren und Verknüpfen von Daten Grundvoraussetzung für eine moderne, strategische HR, die durch die ständige Optimierung der Employee Experience Arbeitskräfte gewinnt und bindet und damit als essenzieller Partner der Geschäftsführung zum Unternehmenserfolg beiträgt.

In der Welt von heute beantworten Chatbots rund um die Uhr Routineanfragen von Kunden. Software-Roboter im Controlling ziehen kontinuierlich Daten aus diversen Quellen und erstellen aus diesen automatisiert Monats- und Jahresberichte. Eine KI überwacht den Zustand der Server, während sich IT-Mitarbeitende um individuelle Problemfälle kümmern. Das Marketing initiiert auf Basis von Datenanalysen Kampagnen, die exakt die relevanten Zielgruppen ansprechen. Ob eine Maßnahme funktioniert oder nicht, ist schnell erkennbar; es kann direkt gegengesteuert werden.

In der HR-Abteilung erfolgt die Kommunikation und Anfragenbearbeitung oft weiterhin papierbasiert oder per Telefon, E-Mail oder Kontaktformular. Dadurch beansprucht die Beantwortung, vor allem von wiederkehrenden Fragen, Unmengen an Zeit. Daten liegen bestenfalls in Form von Strichlisten oder manuell geführten Tabellen vor, zum Beispiel über die Zahl der Beschwerden in einem Monat. In so einem digitalen Brachland lassen sich kaum systematisch Erkenntnisse über das eigene Schaffen gewinnen.

Dieser Umstand steht im starken Kontrast zur zentralen Bedeutung der HR: Der bestehende Fachkräftemangel wird sich laut Experten zukünftig weiter intensivieren, die Ansprüche der Mitarbeiter an Arbeitsplatz und Arbeitgeber werden weiter steigen. Im War for Talents gewinnt das Unternehmen, das seinem Personal die beste Employee Experience bietet, also sicherstellt, dass Mitarbeiter in höchstmöglichem Maß zufrieden und arbeitsfähig sind. Nur so lassen sich neue Fachkräfte gewinnen und halten.

Die Digitalisierung der HR ist daher Grundvoraussetzung: Unternehmen können ihrem Personal so eine durchgängig positive Employee Experience bieten, auf Basis moderner, digitaler HR-Services - die Akzeptanz und Zustimmung bei den Mitarbeitern finden. Eine smarte Digitalisierung in der Personalabteilung steigert die Effizienz der HR-Prozesse, wodurch Personaler mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben haben.

Gleichzeitig bilden digitale Prozesse die Grundlage für die Erhebung relevanter Daten, die HR-Mitarbeiter analysieren und daraus entsprechende Maßnahmen ableiten können.

Digitalisierung der HR: Akzeptanz messbar machen

Nicht zuletzt die Covid-19-Pandemie hat in vielen Unternehmen die Digitalisierung von HR-Prozessen angestoßen. Damit steht das Personalwesen vor ähnlichen Herausforderungen wie andere Abteilungen bei einer Umstellung bzw. Neueinführung von neuer Technologie und einer Veränderung von Prozessen.

Grundlage für eine erfolgreiche Transformation ist die Akzeptanz der Neuerungen durch die Anwender. Selbst die modernste Lösung bringt nichts, wenn sie nicht benutzt wird. Will eine HR-Abteilung zum Beispiel die Unterschrift auf Papier durch elektronische Signaturen ablösen, um Dokumente auch auf dem digitalen Übermittlungsweg rechtsverbindlich unterschreiben lassen zu können, muss das von entsprechendem Changemanagement begleitet werden. Für die Personalabteilung ist die Lösung sinnvoll, da Mitarbeiter, die im Home Office oder im Außendienst arbeiten, nicht extra für eine Unterschrift ins Büro kommen müssen. Wenn die Kollegen jedoch die neue Lösung ablehnen, etwa weil sie diese nicht verstehen oder Bedenken haben, bedarf es geeigneter Kommunikationsmaßnahmen. Und hier kommen Daten ins Spiel.

Eine systematische Erhebung und Auswertung der im Prozess anfallenden Informationen ermöglicht es Personalern, die Akzeptanz eines neuen Instruments oder Prozesses seitens der Mitarbeiter zu messen und Abläufe gegebenenfalls zu optimieren. Doch: Je größer das Unternehmen desto schwieriger und unübersichtlicher wird eine manuelle Datenerhebung für HR-Teams. Digital kann hingegen zum Beispiel erfasst werden, welche Abteilung die elektronische Signatur am häufigsten nutzt. Oder wie lange dauert es, bis ein Dokument elektronisch unterschrieben wird – im Vergleich zum ehemals analogen Prozess.

Auch andere Fragen der digitalen Transformation können über entsprechende KPIs festgelegt und evaluiert werden – Analytics liefern dann zu jeder Zeit einen klaren und detaillierten Einblick: Wie viele Dokumente werden monatlich archiviert? Gibt es Anomalien im Prozess – Mitarbeiter, die den digitalen Unterschriftenprozess ablehnen und umgehen? Häufen sich Abweichungen, lassen sich auf Basis der gesammelten Daten gezielt Maßnahmen im Sinne des Changemanagements ergreifen, um den Wandel durchgängig zu implementieren.

Absicherung der Compliance und effizienzsteigernder Maßnahmen

Auch in Sachen Compliance unterstützen Daten und Analytics: So ist zum Beispiel die Sicherstellung, dass alle wichtigen Informationen in einer papierbasierten Personalakte vorhanden sind, weitaus aufwendiger bei einem entsprechenden Mitarbeiterstab als über eine digitale Lösung. Digitale Personalunterlagen können nach Dokumententypen katalogisiert und diese maschinell lesbar gemacht werden. Wenn durch eine Gesetzesänderung ein neues Dokument mit der Unterschrift des Mitarbeiters für die Datenverarbeitung benötigt wird, kann das System analysieren, bei welchen Kollegen ein solches noch fehlt. Die HR kann diese dann gezielt im Rahmen einer gesetzten Deadline nachordern – idealerweise mit elektronischer Unterschrift.

Auch bei anderen ablaufenden Fristen helfen die Daten: Der Personaler bekommt rechtzeitig einen Reminder, wenn etwa ein neuer Führerscheinnachweis für den Dienstwagen eines Mitarbeiters fällig wird. Alternativ müsste er diese Informationen durch händisches Durchsehen der Personalakten heraussuchen und sich notieren. Diese manuelle Arbeit frisst Zeit und bietet wenig Übersichtlichkeit.

Auf Basis von Daten kann die HR gemeinsam mit der Rechts- und Compliance-Abteilung individuelle Dashboards erstellen und weitere Analysefunktionen für tiefergehende Erkenntnisse nutzen. So sind HR-Abteilungen nicht nur jederzeit auf dem neuesten Datenstand, sondern können das Risiko menschlichen Versagens reduzieren und eventuelle Strafzahlungen aufgrund von Compliance-Verstößen vermeiden.

Ein anderes Mittel, um sowohl Analysen zu ermöglichen als auch die Anfragelast deutlich zu reduzieren, sind Wissensdatenbanken: Mitarbeiter können auf typische Fragen an die HR im Self-Service individuell relevante Antworten finden – abgestimmt auf die Rolle des Mitarbeiters. Die HR kann auch hier mithilfe von Analytics erfahren, ob das Tool den Bedarf deckt und wonach Mitarbeiter am meisten suchen. Beantwortet die Wissensdatenbank tatsächlich alle grundsätzlichen Fragen? Welche Informationen werden am häufigsten angefragt? Welche Formate – Video, Text, Slide Shows – kommen am besten an? Sind die Gestaltung und inhaltliche Aufbereitung der Informationen verständlich? Durch Analytics erhalten HR-Teams Antworten auf diese Fragen. Sie können die am häufigsten verwendeten Suchbegriffe von Mitarbeitern identifizieren und entsprechende Themen aktiv in der Wissensdatenbank positionieren.

Eine Basis für die langfristige Entwicklung der Employee Experience

Was jüngst noch als „Arbeitsplatz der Zukunft“ galt, muss schon heute umgesetzt werden. Die Entwicklung von modernen Arbeitsplatzkonzepten und Arbeitsbedingungen, die die Erwartungen einer neuen Arbeitnehmergeneration berücksichtigen, wird Personaler immer mehr beschäftigen. Manuell arbeitende HR-Abteilungen laufen Gefahr, in einer sich rasant verändernden Arbeitswelt abgehängt zu werden. Den Job des reinen Verwalters, der für die Geschäftsführung nur ein Cost-Center darstellt, muss die HR hinter sich lassen.

Eine zukunftsorientierte Personalabteilung kann langfristige, strategische Ziele effizient verfolgen, indem sie die Employee Experience in den Mittelpunkt rückt. Dafür braucht sie abgesicherte, datenbasierte Erkenntnisse über den Erfolg von Maßnahmen wie auch über die Mitarbeiterzufriedenheit im Allgemeinen. Der Einzug von Analytics in die Personalabteilung fördert die strategische Gestaltung der Employee Experience seitens der HR. So wandelt sich die HR vom reinen Verwalter zum Profitcenter, das der Unternehmensführung und den Mitarbeitern echte Mehrwerte liefert und zum langfristigen Unternehmenserfolg beiträgt.

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