Bessere Datenqualität in Forschung und Lehre

Universität Konstanz setzt auf BI-Lösung von Yellowfin

| Autor / Redakteur: Martina Müller / Nico Litzel

Die Universität Konstanz hat mithilfe von Yellowfin-BI eine einheitliche Datenbasis für fundiertere Entscheidungen geschaffen.
Die Universität Konstanz hat mithilfe von Yellowfin-BI eine einheitliche Datenbasis für fundiertere Entscheidungen geschaffen. (Bild: Universität Konstanz)

Die Universität Konstanz, 1966 als eine Reformuniversität gegründet, hat über 11.000 Studierende aus 100 Ländern. Sie betreibt darüber hinaus 220 Partnerschaften mit vielen angesehenen Hochschulen, darunter die Yale University, die Johns Hopkins University und die Universität Zürich. Die Universität verfügt über viele wertvolle Daten. Hierzu gehören Daten aus den Bereichen Finanzen, Personal, Drittmittel, Forschungsprojekte, Anzahl der Promovierenden und Studierenden. Jedoch waren diese Daten auf einzelne Abteilungen und Fakultäten verteilt und dort in separaten Systemen gespeichert.

Eine Zusammenführung war nicht möglich, einen Gesamtüberblick über alle Daten gab es somit nicht. Zentrale Datenanalysen, welche die Universität als Ganzes abbilden, waren mühevoll und nur unter erheblichen Zeitaufwand zu erstellen.

Vor diesem Hintergrund hat sich die Universität Konstanz das Ziel gesetzt, den Informationsgehalt einzelner Daten besser auszuschöpfen und die Daten insgesamt besser zu nutzen. Ein Business-Intelligence-Projektteam wurde gegründet. Dieses hatte die Aufgabe, ein professionelleres Datenmanagement zu etablieren. Es sollte eine verlässliche Datenbasis geschaffen werden, auf die Fachbereiche jederzeit und von überall Zugriff haben. Individuelle Berichte sollten schneller und einfacher erstellt werden können. Das Projektteam nahm seine Aufgabe Ende 2012 auf und war auf der Suche nach einer Business-Intelligence-Lösung, die folgende Features bietet:

  • Einen rollenbasierten Datenzugriff, um die Informationssicherheit zu gewährleisten.
  • Ein benutzerfreundliches Front-End, mit dem es möglich ist, ohne Kenntnisse in SQL Berichte zu erstellen.
  • Eine Auswahl an intuitiven Visualisierungsmöglichkeiten, um anschauliche Analysen erstellen zu können.
  • Die Möglichkeit des Zugriffs auf die im BI-System gespeicherten Daten von außerhalb des BI-Tools: Einbetten von Berichten und Dashboards in webbasierte Plattformen von Drittanbietern.
  • Zugriff auf die im BI-System gespeicherten Informationen über mobile Endgeräte.

Das Projektteam recherchierte 20 unterschiedliche Anbieter von Business-Intelligence-Lösungen und Datenmanagement-Tools und ließ sich entsprechende Angebote machen. Nach der Prüfung aller 20 Angebote schaute sich das Team mehrere Lösungen näher an. Die Wahl fiel auf Yellowfin. Der australische Anbieter überzeugte durch sein flexibles Lizenzmodell, seine einfache Bedienbarkeit und seine guten Visualisierungsmöglichkeiten.

Unbegrenzte Nutzerzahl

Beim Kauf einer Yellowfin-Server-Lizenz ist die Nutzerzahl unbegrenzt. Das war für die Universität ein wichtiger Punkt, da viele Nutzer mit der Lösung arbeiten würden und so die Lizenzkosten im Rahmen blieben. Da viele unterschiedliche Anwender mit dem Tool arbeiten würden, von der Sekretärin bis zum Professor, war eine einfache Bedienbarkeit essentiell. Auch an diesem Punkt überzeugte Yellowfin durch seine intuitive Benutzerführung und Flexibilität.

Die Universität startete im Jahr 2013 mit einer kostenlosen Testlizenz. Nachdem die Lösung im Test überzeugte, hat die Universität Konstanz Yellowfin implementiert, sodass die Software gegen Ende 2013 live gehen konnte. Bei der Implementierung gab es keine Probleme. Die Controlling-Abteilung der Universität Konstanz trieb das Projekt voran und kam hier ohne umfangreiche IT-Kenntnisse aus. Seit 2014 wird die Lösung stets erweitert und es werden zusätzliche Berichtsbereiche ins Berichtswesen integriert.

Aktuell haben alle Mitarbeiter der Universität, darunter der Kanzler, die Mitglieder des Senats, die Abteilungsleiter, die Fakultätsdekane, die Mitarbeiter der Verwaltung sowie die Wissenschaftler über alle Fachbereiche hinweg mit der Yellowfin-Lösung Zugriff auf die Daten. 453 Nutzer haben sich bereits eingeloggt und nutzen das Controlling-Datenportal. Folgende Ergebnisse wurden erzielt:

Ergänzendes zum Thema
 
Das Controlling-Datenportal und Zahlen & Fakten der Universität Konstanz:

Die Ergebnisse

  • Die intuitive BI-Lösung von Yellowfin ermöglicht es den Entscheidungsträgern der Universität, auf eine zentrale, verlässliche Datenquelle zuzugreifen. Die Daten können jederzeit und von jedem Gerät aus abgerufen und analysiert werden.
  • Benutzerdefinierte Berichte und Dashboards können schnell erstellt und angepasst werden.
  • Die Universität kann die internen und externen Anforderungen an Berichterstattung und Analyse effektiver und mit weniger Ressourcenaufwand erfüllen.
  • Die Yellowfin-Lösung hat dazu beigetragen, dass zusätzliche Möglichkeiten der Datennutzung identifiziert wurden, wie beispielsweise die Übersicht über die Raumnutzung und das Monitoring der Mitarbeiterentwicklung.
  • Durch die einheitliche Datenbasis hat sich die Zusammenarbeit der unterschiedlichen Abteilungen verbessert.
  • Die bessere Datenqualität hat die Entscheidungsqualität insgesamt verbessert.
  • Anträge für Forschungszuschüsse können mit weniger Aufwand als zuvor erstellt werden.
  • Bei Universitäts-Ranking-Organisationen und der Exzellenzinitiative des Bundes und der Länder zur Förderung von Wissenschaft und Forschung an deutschen Hochschulen können qualitativ bessere Daten eingereicht werden.
  • Die Erkenntnisse, die mithilfe der Daten aus der Yellowfin-BI gewonnen werden, fließen in das Qualitätsmanagement aller Leistungsbereiche der Universität ein.

Die verbesserte Datenqualität hat sich auf alle Bereiche der Universität positiv ausgewirkt. Abschließend ist hervorzuheben, dass Yellowfin weltweit eine aktive Community hat. Hier tauschen sich Anwender über ihre Erfahrungen mit Yellowfin und über neue Funktionen aus. Es gibt hierfür einen Youtube-Kanal und ein Wiki.

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