Mustererkennung, Automatisierung, Sprachsteuerung

Künstliche Intelligenz im Unternehmenseinsatz

| Autor / Redakteur: Dr. Jörg Haas / Florian Karlstetter

Der Einsatz und die Vorteile von Künstlicher Intelligenz in Unternehmenssoftware.
Der Einsatz und die Vorteile von Künstlicher Intelligenz in Unternehmenssoftware. (Bild: © santiago silver - stock-adobe.com)

Künstliche Intelligenz steuert nicht nur Roboter und Produktionsstraßen, macht Häuser smart oder lässt Autos autonom fahren. Sie übernimmt auch immer mehr Aufgaben in Dienstleistungsunternehmen oder in der Unternehmensadministration.

Wo Künstliche Intelligenz (KI) in Unternehmen zum Einsatz kommt, was sie kann und wie sie funktioniert, ist vielfältig und reicht von der Prozessautomatisierung über die Sprachsteuerung bis hin zu komplexen Assistenzsystemen. KI verändert auch die Rolle von Unternehmenssoftware: Sie wird zunehmend vom „Werkzeug“ zum Assistenten und digitalen Begleiter. Sie erleichtert den Arbeitsalltag, entlastet von Routinen und hilft bei der unternehmerischen Entscheidungsfindung.

Die Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen Einsatz von KI ist jedoch, dass geschlossene Systeme geöffnet und Daten-Silos abgeschafft werden. Nur dann lassen sich verschiedene interne Geschäftsbereiche wie Marketing, Vertrieb, Finanzen und Controlling integrieren, ihre Daten übergreifend auswerten und zentrale Geschäftsprozesse im Verkauf, Projektmanagement, der Buchhaltung oder den Finanzen abbilden und automatisieren.

Routinen abschaffen: KI als Automatisierer

Viele Bereiche und Prozesse in Unternehmen sind sehr regelhaft und folgen einer vorgegebenen Routine. Ein ideales Beispiel hierfür ist die Buchhaltung: Monatlich wiederkehrende gleichartige Rechnungen, etwa von Telekommunikationsanbietern, müssen immer auf dieselbe Weise auf dasselbe Konto verbucht werden. Auch die Miete, der Fuhrpark sowie Löhne und Gehälter sind wiederkehrende Positionen.

Moderne, künstlich-intelligente Software kann derartige regelhafte Geschäftsprozesse automatisieren. Dazu muss die Software im Vorfeld einmalig jedes Dokument – also seine Struktur und seinen Aufbau - „lernen“. Dies erfolgt per manueller Zuordnung der einzelnen Positionen. Mittels Verfahren der Mustererkennung kann sie dann alle zukünftigen Dokumente bereits beim Scannen oder beim elektronischen Eingang identifizieren. Sie erkennt, um welchen Beleg, Debitor oder Kreditor es sich handelt. Sie ziffert die einzelnen Positionen aus und bereitet sie für die Weiterverarbeitung vor.

Für den weiterführenden Prozess – also die Entscheidung, was mit einem Dokument passieren soll - nutzt Scopevisio ein abstraktes und multipel einsetzbares Expertensystem auf Basis der erweiterten Booleschen Algebra mit einem integrierten Entscheidungsbaum. Routinerechnungen und Belege lassen sich damit automatisiert verbuchen – ohne dass der Buchhalter in diesen Prozess eingreift. Alle manuellen Routinetätigkeiten rund um die Buchhaltung – das sind in der Praxis derzeit zwischen 70 und 90 Prozent - lassen sich mithilfe von künstlich-intelligenter Software abschaffen.

Abweichungen identifizieren: KI als Controller

Neben der Mustererkennung und Automatisierung kommt Künstliche Intelligenz in Unternehmenssoftware auch zum Einsatz, um zu kontrollieren und zu steuern. Treten auf einer Rechnung etwa Preisabweichungen einzelner Artikel oder unregelmäßiger Mengenangaben auf, erkennt die Unternehmenssoftware diese Anomalien und benachrichtigt den Buchhalter. Er kann prüfen und dann zum Beispiel einen entsprechenden Freigabeprozess in der Fachabteilung einleiten.

Die Regeln, ab wann solche Notifications versendet werden sollen, lassen sich individuell festlegen, zum Beispiel bei Preisabweichungen von 5 Prozent oder bei Mengenabweichungen von 10 Prozent oder aber auch bei Überschreitung eines Grenzwertes. Dadurch verhilft die Software dem Buchhalter, Fehler, Preissteigerungen und vieles mehr zu erkennen. Sie sorgt auch für die optimale Nutzung von Rabatten und Skonti. Der Buchhalter profitiert von der neuen Effizienz und Qualität: Er wird mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz zunehmend zum strategischen Finanzcontroller.

„Scoper, wie war mein Umsatz heute?“: KI als sprechender Assistent

Sprachsteuerung ist ein weiteres wichtiges Feld der Künstlichen Intelligenz. Sie soll durch verbale Fragen und Antworten die Bedienung von Software komfortabler und schneller machen und den Recherche- und Arbeitsaufwand minimieren. In der Praxis bedeutet das: Abfragen und Aufgaben lassen sich künftig per Sprache steuern. Statt eine Kennzahl über die Tastatur abzufragen, spricht der Chef nur noch in sein Smartphone: „Scoper, wie war der Umsatz letzte Woche?“

Scoper ist der smarte, sprechende digitale Assistent der Scopevisio AG und ein Beispiel für eine solche Sprachsteuerung in Unternehmenssoftware. Scoper antwortet prompt und berichtet in klaren Worten die Umsätze aus der vergangenen Woche. Was so einfach aussieht, ist in Wirklichkeit hoch komplex. Denn jede Stimme hat ihren eigenen Klang, Umgebungsgeräusche und Aussprachevarianten erhöhen die Komplexität. Um die Unschärfe in Sprache zu erkennen, bedarf es einer erweiterten Logik und Phonetik.

Wissen, was die Kunden wollen: KI als Informant

Auf dem Weg zum kognitiven Unternehmen: Wie KI die Arbeitswelt verändert.
Auf dem Weg zum kognitiven Unternehmen: Wie KI die Arbeitswelt verändert. (Bild: Scopevisio)

Information war meist eine Holschuld desjenigen, der sie suchte. Sachbearbeiter stellten sich ihre Informationen auf Listen zusammen, die sie selbst abrufen und gegebenenfalls erneuern mussten. Nur für wenige Ereignisse konnten Benachrichtigungen eingerichtet werden. Sobald das Informationsbedürfnis konkreter wurde, musste der Anwender selbst Hand anlegen, um seine Informationen zu bekommen. Inzwischen ist es jedoch möglich, diese Holschuld des Anwenders in eine Bringschuld der Unternehmenssoftware zu verwandeln – dank Verfahren der Künstlichen Intelligenz.

Der Anwender stellt ein, welche Ereignisse und Aktivitäten mit welchen Details ihn interessieren und die Anwendung stellt ihm diese Ereignisse in einem übersichtlichen Feed zusammen. Für unterschiedliche Informationsbedürfnisse können dabei individuelle Benachrichtigungsprofile eingestellt, aktiviert und deaktiviert werden. Der Anwender kann zum Beispiel festlegen, ob er zu Angeboten und Aufträgen informiert werden möchte und bei welchen Ereignissen dies geschehen soll: Angebot erstellt, Angebot geändert, Wiedervorlage, Betrag oder Interessent geändert usw. Er kann wählen, in welchem Rhythmus und auf welchem Weg er die Ereignis-Benachrichtigungen erhalten möchte, beispielsweise einmal wöchentlich donnerstags per E-Mail.

Der digitale Assistent Scoper von Scopevisio ist so ein Informant: Er berichtet individuell über unterschiedliche Kanäle, also zum Beispiel per Mail, im Chat, in Nachrichtendiensten wie Slack, Jammer, MS Teams oder in der Scopevisio-Software selbst über wichtige Ereignisse. Das können je nach Aufgabenbereich Benachrichtigungen zu Kunden, Abschlüssen, Ergebnissen oder Freigaben sein. Er gibt aber auch proaktiv Hinweise auf fehlende Aktivitäten, etwa zu anstehenden Fristwahrungen.

Anhand von Einstellungen und dem Nutzerverhalten lernt Scoper, was für den jeweiligen Anwender wichtig ist. Per mehrwertiger Fuzzylogik lernt er, Unschärfe und Vagheit zu beherrschen. Das neue, schnell verfügbare und gefilterte Wissen hilft dem Nutzer, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen und das Unternehmen mit sicherer Hand zu steuern.

Fazit

Experten schätzen, dass in den kommenden Jahren mehr als die Hälfte der heutigen administrativen Prozesse in Unternehmen und Behörden durch prozessorientierte, künstlich intelligente Cloud-Anwendungen automatisiert sein werden. Durch ihre Rechenleistung können künstlich intelligente Systeme Muster aufdecken, Zusammenhänge erkennen und logische Schlüsse ziehen, was ein Mensch bei sehr großen Datenmengen kaum so leisten könnte. Und damit sind sie wichtige Partner bei der unternehmerischen Entscheidungsfindung.

Der Autor: Dr. Jörg Haas

Dr. Jörg Haas, Mitgründer der Scopevisio AG.
Dr. Jörg Haas, Mitgründer der Scopevisio AG. (Bild: seromedia GmbH / Scopevisio)

Dr. Jörg Haas ist Mitbegründer, Partner und Vorstand der HW PARTNERS AG, die als Hightech-Holding 2007 das Cloud-Unternehmen Scopevisio gründete. Dr. Haas steht als visionärer Kopf hinter Scopevisio. Die Erfolgsgeschichte des promovierten Wirtschaftsinformatikers als Unternehmer begann bereits 1990 mit der Gründung der GWI AG. Haas entwickelte mit seinem Partner Dr. Rüdiger Wilbert die GWI AG zum bedeutendsten Softwareunternehmen im Gesundheitswesen in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Frankreich. Zum Zeitpunkt der Veräußerung an Agfa-Gevaert im Jahr 2005 zählte die GWI AG zu Deutschlands TOP10-Unternehmen für die Entwicklung von Standard-Software mit einem Umsatz von über 125 Millionen Euro, einem EBT von über 25% und über 1.000 Mitarbeitern in vier Ländern.

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